檔案數字化在檔案管理中的重要性

劉賓

摘 要：現如今，檔案管理已經成為機關單位工作的重要組成部分，檔案數字化進程將影響單位的管理成本。所以，為了不斷滿足社會需要，數字化檔案管理勢在必行。本文將通過研究如何推進檔案集中管理以及數字化建設，提高管理效率，降低管理成本問題。

關鍵詞：檔案管理;信息化;探究

引言

檔案涵蓋多方面信息，檔案的集中管理是機關單位開展數字化管理的基礎。隨著互聯網的發展，信息管理數字化為大勢所趨，工作效率大大提升，便捷程度更高。因此，為提高生產和生活效率，檔案管理，應當加強推進管理數字化，時刻與潮流共同發展，促進社會各方面水平的提高。筆者根據近年來檔案管理工作經驗進行總結，探討如何推進數字化建設。

1 檔案管理現存問題分析

檔案的處理是繁雜瑣碎的事情，傳統模式下，檔案管理效率較低，需要管理人員進行細心和耐心整理，經常需要對任務內容以及目標進行改動，但是由于工作的特殊性，領導者常常忽視工作的重要性。檔案管理工作在實際管理過程中與社會服務聯系較少，通常為被動工作，即其他工作要求查閱時才進行人工查閱，不利于工作效率的提高，甚至由于長時間的忽視，導致檔案管理與時代脫節，不適應社會發展，同時對管理人員工作熱情也會產生一定的影響。

隨著社會進入大數據時代，人們對于信息化技術的應用關注度逐漸提升，對于日常工作和生活的正面影響十分明顯，可以大幅度提升工作效率，在不斷便捷化、效率化的社會發展過程中，傳統紙質管理模式最終轉向數字化管理為主的形態。而現階段的檔案管理，大部分單位仍強調人工紙質管理，這不符合現代管理思維。與此同時，紙質檔案管理易受保管的天氣、紙質情況、填寫痕跡等問題影響，出現各種類型的損壞。同時，由于傳統紙質檔案管理的種種不足，一旦丟失或損壞，尋找和修復毀損檔案需要耗費巨大的人力物力，增加管理成本，達不到檔案應有的管理要求。

2 檔案管理數字化建設的意義

檔案一般是指具有原始性和法律性效用的檔案材料，主要是國家機關、企事業單位等在工作活動中所形成的文件資料以及人事檔案等檔案信息，檔案數字化管理可以將信息錄入系統，通過輸入關鍵字詞進行查詢。而在信息整理過程中，可以大量、短時間地接受信息錄入，并通過人工設置，系統可完成自動歸檔歸類，最后進行打包儲存。檔案還可以進行加密和備份處理，降低管理人員由于操作等原因損毀資料的風險。所以，數字化建設對于檔案管理而言具有全面保管信息、加密儲存信息以及快速調用信息的效果，使檔案管理效率提高，降低管理成本。

3 進行檔案數字化管理的方法

3.1加強數字化管理意識，夯實專業基礎

想要轉變傳統的管理行為，首先需要培養管理人員意識，在培養過程中不僅通過開會、指導等方式進行，可以組織專門的員工培訓。通過構建內部培訓機制，學習專業的檔案管理技能，在這一過程中，學習數字化管理的目標、意義和作用，深刻理解數字化管理的重要性和必要性。除了員工需要轉變意識，領導也需要時刻關注和明確數字化建設進展，真正實現全方位的數字化管理意識，減少管理阻力。在培訓過程中，員工主要學習如何將理論知識運用到實際的操作當中，需要通過模擬訓練，提高操作意識;科學化開展信息從收集到最后查詢利用的全過程工作，對每個步驟都有明確的認識。

3.2增強檔案信息化管理的安全意識

雖然數字化管理效率提升，但要明確這不是萬全之策，需要重點提管理人員的信息安全意識。互聯網技術快速發展，新興技術在發展過程中存在一定的不確定性。由于網絡錄入、傳輸信息可能存在外來攻擊專用網址、偷盜人員信息;或是由于硬件損毀未及時處理導致的信息遺漏或丟失等問題，若未得到足夠的重視，有可能為單位帶來嚴重的損失，同時惹上道德非議和法律風險。檔案信息化管理需要一個健全的系統、安全的傳輸通道，同時做好備份管理工作。通過內部健全數據庫，對使用權限進行加密管理，設置防護墻和硬件損毀自動備案設置等，提高信息安全性。輔助通過紙質版管理，作為后備安全管理，同時提高相關技術人員的法律意識，保障人事檔案信息安全。

3.3健全管理流程

對數字化管理的信息采集到查閱的過程，通過設置不同的訪問權限來控制用戶可訪問內容。從采集到審核，應由檔案管理的不同職員專人負責，加強數字化管理的準確性;同時，系統的維護由專業的維護人員進行管理;跨系統的信息傳輸和后臺幫助指引等工作進行整合，落實人員查閱登記制度，保障實體查閱、電子查閱、下載等使用檔案信息操作進行備注，以便相關部門監察資料使用的合法性問題。

3.4加大數字化設備的投入

單純強調人員意識以及網絡安全并不是數字化管理的全部內容，需要單位為相關工作準備信息錄入設備、檔案柜、掃描儀、保險箱、打印機等的設備，為管理人員進行快速錄入、高效安全管理提供途徑，實現人性化、科學化的數字化建設進程，加快數字化運用，從而進一步提高職員的專業性。

3.5統一軟件，提高兼容性

單位選取信息化處理軟件時，應當對其軟件兼容性進行分析，保證系統可以在統一平臺運行，在運用過程中盡可能不對其進行更換，以避免造成數據結構混亂，不利于信息傳輸和審核。統一的系統軟件能規范文本、照片、音像等資料，大大提高信息在不同設備中的兼容性，以確保工作的專業性，減少職工審查資料的耗時。在運用數字化人事檔案管理系統時，需要單位構建穩定的、信息處理能力強的統一系統，避免運行速度限制導致工作的堆積或傳輸不及時。所以，單位建立數據庫時應采用多樣的信息技術，通過外部設備確保信息采集質量，在后期使用過程中，及時升級系統，確保系統為最新版本，提升運行效率。

結束語

數字化管理檔案，是提高社會各單位檔案處理的工作效率、高效實現單位目標的途徑，提升信息管理的安全性和查閱的便捷性，為社會網絡信息監察提供途徑。另外，隨著信息化的發展，對技術人員的技術要求和學習能力要求越來越高，工作人員應當與時俱進，及時了解行業的先進技術，了解自身企業可以用到的環節，及時進行補充，在保證信息安全的前提下，盡可能提升管理效率，構建數字化管理制度。

參考文獻

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