面向博物館的文獻資源管理及服務模式研究

王春葉

摘 要：博物館運轉過程中會產生大量文獻，如何有效管理這些資源亟待解決。文章概括了博物館文獻資源的特點，論述了博物館文獻資源的類型并給出了建設相應資源的建議，最后闡述了博物館文獻資源的服務模式，有助于信息資源轉化為生產力、決策力和創造力。

關鍵詞：文獻;博物館;機構知識庫

博物館擁有極為豐富的文獻資源，涉及歷史、文化、藝術、科技等眾多領域。這些資源學科專業性強，以非正式出版物居多，零散地分布于博物館各個部門。如何將這些文件收集起來，并加快博物館文獻資源建設力度，使其為博物館工作者服務是本文研究的目的。

1 博物館文獻資源

1.1 文獻的概念

文獻是記錄有知識的一切載體的統稱，即用文字、圖像、符號、音頻、視頻等手段記錄人類知識的各種載體。因此，文獻包含兩個要素：知識和載體。知識是經過整理過的信息;載體的主要形式有紙張、膠片、磁帶、磁盤、光盤等。

1.2 博物館的文獻資源管理

博物館是搜集、保管、研究、陳列、展覽有關歷史、文化、藝術、自然科學、技術等方面的文物或標本等物的機構。①其主要工作流程包括對文物或標本的收集、保管、修復、管理、展覽、調查研究和公眾教育普及。結合文獻的特征和博物館的工作流程，博物館的文獻資源管理要面向文物或標本的收集、保管、修復、管理、展覽、調查研究和公眾教育普及這些工作流程中產生和需要的正式、非正式文獻而展開（圖1）。

1.3 博物館文獻資源的特點

①博物館文獻資源具有較強的專業性，主要圍繞藏品、展覽、學術研究。采購的書刊、數據庫偏重于歷史、文化、藝術、科技等學科。

②某些文獻資源具有雙重身份，既是藏品又是展品。中國國家博物館藏有30余萬冊1949年以前的圖書，列入《國家珍貴古籍名錄》的有文淵閣本《四庫全書》殘本、乾隆稿本《四庫全書總目》、己卯本《脂研齋重評石頭記》、三朝遞修本《十三經注疏》等，列入特藏的以各解放區文獻為主，此外還收藏有嚴復部分手稿及董必武、黎錦熙、韓壽萱、唐蘭的藏書。這些資料本身具有文物價值，既可以作為某個專題的展品，也可以作為館藏資料，供科研人員使用。

③博物館文獻資源收藏地分散。博物館文獻資料分散于各個業務部門，保管部收藏有古籍善本、民國書刊，圖書資料部藏有大量專業工具書，其余文獻資料分散于各個業務部門，如考古部門的考古報告、展覽陳列部門的展覽資料、科研部門的科研筆記等。

2 博物館文獻信息資源類型及對應建設建議

2.1 從信息交流的途徑方面劃分

2.1.1 正式出版物文獻資源

①學術文獻資源數據庫。博物館學術研究涉及的學科主要包括歷史、地理、考古、文化與藝術。在這方面既有比較全面的CNKI的碩博士論文數據庫、期刊和報紙數據庫以及重要工具書數據庫，也有專業性很強的愛如生系列古籍數據庫，還有對象明確的申報數據庫、清代史料、明代史料數據庫等。這些數據庫在范圍、質量等方面都有很大差異，在資源結構上需要合理規劃，既要避免過多交叉重復，又要涵蓋盡量多的學科范圍，實現成本與效益的平衡。同時也應該注意加強資源推廣和用戶信息素質教育，使這些文獻資源真正地在用戶的研究學習活動中發揮作用。

②圖書、期刊。博物館的學術研究活動需要大量的參考文獻，包括學術專著和期刊。同時博物館的學術研究成果也以專著和論文的形式發表，博物館的展覽也會出版相應的展覽圖錄。因此，博物館匯集了大量的外購圖書、期刊和本館產生的專著、論文、圖錄。面對成本上漲、空間有限和新技術對閱讀方式的沖擊，如何節約成本、提高圖書利用率、充分開發電子書使用方式已經成為博物館文獻資源管理的重要課題。

③網絡文獻資源。隨著文獻載體形式的變化，以數字方式存儲、以網絡為傳播媒介的信息資源是文獻的一種新形式，其中也包含了大量正式出版物，它們在傳播范圍和利用效率上都有很大優勢。充分利用網絡文獻資源對于解決文博單位面臨的文獻資源管理問題具有重要作用。

④開放獲取資源（Open Access，簡稱OA）。開放獲取資源是為了實現信息的公平獲取和開放傳播，作者將自己的文章免費提供給公眾使用的一種方式。其主要方式有作者通過機構知識庫向公眾提供文章，或者將文章發表在開放獲取期刊上供公眾使用。①目前，OA資源的數量和質量都在不斷提高，日益成為重要的學術文獻資源。

2.1.2 非正式出版物文獻資源

①學術活動的過程性文獻。博物館的學術研究過程中會產生大量第一手數據，如學術研究筆記、手繪的圖飾紋樣、測量數據、考古現場測繪圖稿、照片等。另外展覽過程中也會產生大量文獻，如策展方案、參考資料、展覽過程記錄等方方面面的文獻資料。這些在學術活動過程中產生的文獻資料具有暫時性和過渡性的特點，不一定能成為最終成果得以保存。但這些資料也是學術研究的智力成果，如果進行完善的收集和管理，將來會有廣泛的應用空間。

②學術交流文獻。博物館是文化行業單位，有豐富的學術交流活動，如面向公眾的知識講堂、面向專業人員的專題學術講座、學術小組成員之間的交流座談等。這些活動過程中會產生具有學術價值的文獻資料。這些資料具有零散的特點，如果不加以妥善的管理，很容易流失消亡。

③館史資料。博物館作為文化傳承的重點機構，其本身就具有很高的歷史文化價值，如中國國家博物館具有100余年的歷史，故宮博物院其實體本身就是重點文物。而與博物館發展歷程相關的文獻資料范圍廣泛，形式多樣，并不是幾部館史著作就能涵蓋的，因此，有必要將形式多樣的文獻資料搜集整理成一個館史資料庫，不僅作為一份記錄的檔案，也是一個學術研究的文獻資源數據庫。

2.2 從博物館的活動流程方面劃分

博物館的工作流程包括對文物或標本的收集、保管、修復、管理、展覽、調查研究和公眾教育普及。對這些活動流程進行綜合分析，可以抽取其幾大核心要素，即藏品、展覽陳列、專家學者、學術成果、學術資源、公眾教育。因此，博物館的文獻資源管理工作可以圍繞這幾大要素所產生的相關文獻信息資源展開。

2.2.1 藏品信息資源

藏品本身就是一種信息載體，反映了相關歷史時期的社會政治、經濟、文化等方面的信息和知識，可以說藏品也是一種文獻，而且是一種需要深入挖掘的文獻資源。博物館的藏品信息管理可以分為單藏品信息和類藏品信息。對單藏品的信息管理應該注意信息的深層次挖掘。在這方面，臺北故宮博物院②的做法很具有代表性。以翠玉白菜為例，它們在藏品的和圖片的展示和簡介基礎上，還通過動畫復原了制作過程，并通過對藏品內涵主題的演繹制作了“到故宮找新鮮”的動畫短片。③這樣圍繞一件翠玉白菜就產生了相關的文字、圖片、3D展示和動畫短片等文獻資源。

類藏品的信息管理是以一定量藏品在某些方面的共同屬性而進行的歸類和管理，如從材質上可以分為瓷器類、青銅類、木器類等，從時代上可以分為先秦、秦漢、唐、宋等。類藏品的信息管理應該注重信息關聯性，通過合理的分類體系，使用戶能夠以一件藏品為線索，獲得更多與之相關的藏品信息，從而實現具有啟發式的信息檢索過程。另外，圍繞藏品還可以建立特色資源數據庫，如臺北故宮博物院的“清宮奏折檔臺灣史料目錄”“家族譜牒文獻資料庫”“清代檔案人名權威資料查詢”等專題數據庫。

2.2.2 展覽信息資源

展覽是博物館的核心業務之一，可以分為常設展覽和臨時展覽，也可以分為本館展覽和館外交流展覽。一個展覽往往要經歷選題、策展、布展、展出、調整、撤展等幾個階段，每個階段都需要參考大量文獻資源，也會產生新的文獻資源，如選題定位、陳列方案、講解宣傳等相關資料。一些重要的展覽本身就具有一定的歷史文化價值，如中國國家博物館的“古代中國基本陳列”展覽就已有50余年的歷史，其陳列理念和方案也經歷了多次調整修改。

圍繞展覽本身而形成的文獻資源也具有一定的學術文化價值，對其進行整理開發，不僅有利于觀眾更好地了解展覽的相關知識，還可以作為機構智力財富的一部分予以長期保存，持續利用。

2.2.3 專家信息資源

高水平的專家學者對一個博物館是否擁有行業學術權威和學科領先地位具有重要意義。因此，博物館應該高度重視專業學術人才的培養和管理工作，建設本機構的專家信息庫。一個完善的專家信息庫不僅有利于人才的培養、評價，也有利于學術成果交流和樹立學術權威。在這方面，故宮博物院的做法頗為值得借鑒，它不僅建立了涵蓋學者個人信息、學術經歷、研究領域、主要學術成果等方面的資料庫，還實現了關聯式信息檢索。用戶檢索到一個專家的信息時，能夠同時獲取他的學術論文超鏈接，這樣就大大提高了用戶獲取信息的便捷性。一個全面高效的專家信息庫，不僅有利于機構的人才管理，也能促進學術成果的推廣交流，提高機構的社會形象和行業影響力。

2.2.4 學術成果信息資源

博物館的學術成果主要以專著、論文、專利、項目報告等形式呈現，同時學術研究過程中的大量非正式出版物作為科研的第一手資料也具有重要的學術價值，所以有必要建立機構知識庫對這些智力資產進行長期保存，最大化地發揮這些科研成果的價值。在機構知識庫的建設方面，可以參照中國科學院文獻情報中心的實踐經驗。學術成果文獻數據庫可以是機構知識庫的一個組成部分，也可以是一個OA平臺，這樣也有利于機構學術成果的傳播。

2.2.5 學術資源

這里的學術資源是指的是博物館在開展業務工作和學術研究過程中所需要的文獻信息資源。在學科范圍上，學術資源應該面向歷史、文化研究、考古發掘、展覽策劃和公眾教育等學科領域;在資源結構上，應包括數字化文獻資源和紙質文獻資源、正式出版物和非正式出版物。以中國國家博物館為例，其購買的商業數據庫就非常注重全面性與專業性的協調（表1）。

2.2.6 公眾服務及教育信息資源

公眾服務及教育是博物館體現其社會價值的重要方式之一，這也需要完善的信息資源體系予以支撐。在公眾服務方面，博物館應該建立完善面向公眾開放的信息資源體系。例如，為了滿足社會公眾對中國國家博物館基本藏品信息查詢和研究的需要，中國國家博物館遵循“開門辦館”的理念，在“第一次全國可移動文物普查”成果的基礎上，分期分批對社會公布館藏藏品目錄，第一期在中國國家博物館官網上公布了藏品數據251523條、306447件藏品。其中，古代藏品數據198110條、200272件藏品，含瓷器、錢幣、考古發掘品，及文留的銅佛、玉器等;近現代藏品數據49163條、55384件藏品，含多種近現代歷史類、藝術類藏品;圖書藏品數據4250條、50791件藏品，含善本古籍、普通古籍。①故宮公開的藏品總目包含25大類，涉及該院一、二、三級珍貴文物，也包括一般文物和陶瓷標本，有利于滿足公眾的研究利用需要，也有利于接受社會各界的監督，具有“以昭公信”的意義。②臺北故宮博物院根據政府資料開放授權條款的規定，設立了Open Data專區，分別是臺北故宮文物圖像及基本資料和文物數字資料集，內含文物類、會計類和服務類等相關信息。博物館建立開放的公眾服務信息資源體系一方面符合社會發展趨勢，響應政府信息公開的理念，另一方面有利于提高館藏信息資源的社會效益，還能夠提高博物館的社會形象和影響力。

在公眾教育方面，博物館有大量的社會教育活動，如中國國家博物館定期舉辦的“國博講堂”、故宮博物院的兒童夏令營系列活動等。這些活動產生了大量的文字、音頻、視頻等信息資源，這些資料可以作為機構知識庫的資源組成部分，也可以免費向公眾提供。

3 博物館的文獻資源服務

博物館的文獻信息資源服務模式應該遵循以下三個原則：

①以文獻信息資源體系建設為基礎，分類清晰、整理有序的文獻資源數據庫是開展服務的基礎和前提。

②以面向博物館核心業務為服務目標，立足于博物館的學術研究、展覽工作和公眾服務的具體特點，開展具有針對性的文獻信息服務。

③采用新技術，提高信息分析和知識發現能力。

3.1 建設機構知識庫

在理念上，機構知識庫高度重視信息資源的價值，將各種類型的信息資源視為機構的智力資產和財富，強調通過信息和知識的長期保存和高效利用為學術研究提供支撐。

在架構體系方面，可以以模塊化方式建立機構知識庫，設立多種資源類型的子庫，如文物藏品信息庫、展覽信息庫、專家學者庫以及自建特色資源數據庫等。各個子庫既相互獨立存在，又可以實現信息內容的關聯，提供相關性檢索。

在制度規定方面，博物館應該將建立全館協同的機構知識庫建設制度覆蓋到博物館工作的各個相關業務和人員，如展覽策劃團隊、學術研究項目組以及個人。業務人員必須定向向機構知識庫上傳相關科研成果資料，機構知識庫建設與業績考評、人才評價相關聯。

3.2 整合的資源檢索及服務平臺

3.2.1 統一的跨庫檢索平臺

博物館的文獻信息資源類型多樣，有數字資源數據庫和紙質文獻、綜合性數據庫和專業性數據庫、外購數據庫和自建數據庫。諸多數據庫的檢索策略各不相同，用戶在使用的時候往往要嘗試過多種數據庫之后才能獲取所需資料，造成了大量重復勞動，降低了數據庫的使用效率。因此，亟須通過技術手段實現跨庫檢索，如中科院文獻情報中心建立的統一資源檢索平臺。①同時應該綜合采用自然語言檢索和主題目錄式檢索，提高用戶的檢索效率。

3.2.2 信息關聯與知識發現

用戶的信息檢索過程也是平臺的信息呈現和推送的過程。用戶往往以一個檢索點為入口，其實際需求卻是更全面的信息和知識。因此，平臺應該建立信息之間的關聯性，通過文獻的共引與共被引、作者共現、主題聚類等手段建立知識網絡體系，從而實現知識發現與知識推送。比如用戶檢索一件藏品，平臺不僅可以呈現藏品本身的信息，還包括與其主題相關的著作和論文、其所屬學科的研究進展和主要成果、其相關的考古項目、類似文物、相關展覽以及重要研究學者等全方位的信息資源集。

3.2.3 協作式的信息服務模式

資源體系建設只是信息服務的基礎，應該深入拓展信息服務模式，立足用戶場景，挖掘用戶需求，開展具有針對性的信息服務。例如，在面向展覽策劃團隊開展信息服務時，應該在團隊成立之初就有信息服務人員的加入，從選題策劃、主題挖掘、藏品信息搜集以及展陳方案制訂等方面提供專題檢索和文獻資源支撐。在科研課題項目中，為研究人員提供文獻調研、學科綜述、專題檢索、科研進展態勢等方面的文獻情報服務。總之，博物館的文獻信息資源服務應該面向用戶工作的整個流程，深入每個重點環節，參與其中挖掘用戶信息需求并提供專業性的文獻信息資源保障服務。

3.2.4 實時響應的參考咨詢

以中國科學院文獻情報中心為例②，其網站主頁上設立了實時的參考咨詢服務，由中高級職稱的專業人員輪流值班，實時響應讀者在獲取文獻資源方面遇到的問題。

3.3 加強信息分析和學術情報服務

以館藏文獻信息資源數據庫為基礎，通過文獻計量分析、引文分析、聚類分析，再結合最新的數據分析技術和可視化分析方法，從文獻、學者、成果、機構和行業等不同層次開展相關的信息分析和學術情報服務。

①在文獻層面，通過文獻計量分析可以發現相關學科領域的經典著作、重要學說，一定時期內的研究趨勢和研究熱點，為用戶提供學術研究選題和投稿策略等方面的建議。

②在學者層面，可以通過引文分析發現相關領域的權威學者、學者的科研合作網絡以及競爭對手識別，同時也可以進行學者的學術能力評價分析，為機構的人才培養提供支持。

③在科研成果層面，可以通過專題調研、科技查新對科研成果的新穎性、創造性予以分析評價，為機構的科研成果推廣、轉化和科研成果引進提供參考依據。

④在機構層面，可以通過對機構的學術成果產出進行分析評價，也可以結合定量分析與定性分析方法建立博物館行業的學術競爭力分析評價指標體系，為明確本館在行業中的地位、學術優勢及不足提供評價標準。

⑤在學科及行業方面，通過文獻分析進行學科和行業掃描，及時掌握學科發展趨勢和國家政策導向，為學術研究項目選題、展覽選題以及館領導制訂中長期發展戰略提供情報支持。

3.4 用戶信息素質教育

通過講座培訓和參考咨詢工作加強用戶的信息素養，提高用戶的信息意識和信息能力。例如，向讀者介紹常用數據庫的資源收錄范圍、常用功能，如何制訂檢索策略，常用的科研工具，以及如何進行個人的知識管理。在用戶培訓中，不僅能使用戶能夠充分利用館藏信息資源，也能及時收集用戶反饋，改進信息服務工作質量。

4 結語

博物館是一個文化性機構，承擔著民族文化的挖掘和傳承重任。在博物館的各項工作流程中，不僅需要依賴文獻信息資源作為參考，也會產生大量的文獻信息資源，如果能夠樹立正確的信息資源價值觀，深入開發博物館特有的文獻信息資源，建立完善的信息資源管理平臺，探索有效的信息資源分析方法和利用模式，將使信息資源轉化為生產力、決策力和創造力，為博物館的轉型發展提供強大推動力。