高校基本建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理初探

張雪嬌

摘 要：信息時(shí)代，各行各業(yè)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用越來(lái)越廣泛。尤其是信息技術(shù)在高校基建檔案管理中的應(yīng)用，有效解決了紙質(zhì)檔案管理的弊端，大大提升了高校基建檔案管理的效率，節(jié)約了大量紙張，簡(jiǎn)化了辦公流程，提高了信息傳遞的效率。與此同時(shí)，現(xiàn)階段信息技術(shù)在高校基建檔案管理建設(shè)的應(yīng)用方面還存在一些不足，有待進(jìn)一步優(yōu)化和完善，以確保高校基建檔案管理的質(zhì)量，從而保障高校基建項(xiàng)目整體施工建設(shè)的品質(zhì)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;高校;建設(shè)項(xiàng)目

引 言

近幾年，我國(guó)科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅猛，越來(lái)越與各類經(jīng)濟(jì)和管理活動(dòng)密不可分，在此大環(huán)境之下，高校檔案管理工作也發(fā)生了翻天覆地的變化，這使它面臨著全新機(jī)遇，同時(shí)也迎來(lái)巨大挑戰(zhàn)。若想在新趨勢(shì)中擺脫導(dǎo)致高校檔案管理水平無(wú)法提升的障礙，就必須提高其管理水平。具體操作方式是根據(jù)時(shí)代發(fā)展特色，分析當(dāng)前管理體系的不足，再融入創(chuàng)新精神，對(duì)管理制度進(jìn)行深入改革，形成高效管理模式，進(jìn)而提高檔案管理水平。

1、新形勢(shì)下高校檔案管理工作面臨的主要問(wèn)題

1.1高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作缺乏必要的重視。其實(shí)，現(xiàn)在已經(jīng)有許多高校知悉檔案管理工作的作用，但由于種種原因其重視程度較低。對(duì)高校領(lǐng)導(dǎo)而言，即便檔案管理工作處理得再好，也無(wú)法獲得可量化的經(jīng)濟(jì)收益，亦無(wú)法改善高校的社會(huì)形象，因此雖然重視該部分工作卻不會(huì)投入過(guò)多精力，甚至有部分高校領(lǐng)導(dǎo)層在該思想的引導(dǎo)下，認(rèn)為高校檔案管理工作只需滿足形式化、場(chǎng)面化要求即可。在分配資源、資金時(shí)，也忽略了高校檔案管理。導(dǎo)致該部分管理工作的投入資金減少、薪資水平也比較低，工作質(zhì)量低下。

1.2檔案管理信息化水平低。目前，許多高校檔案均為紙質(zhì)檔案，無(wú)法體現(xiàn)出信息化特色，更無(wú)法提高信息化管理水平。還需花費(fèi)較多的人力物力對(duì)其進(jìn)行分類、管理，其管理質(zhì)量也很難控制。但上文已講述，高校管理層并未針對(duì)該領(lǐng)域投入大量資金，對(duì)其重視度較低，即便管理人員向上級(jí)提出建設(shè)檔案信息化系統(tǒng)的建議，也很有可能被忽略。因此，只能以人工操作的方式進(jìn)行檔案管理。此外，雖然部分高校已采購(gòu)信息化設(shè)備、引進(jìn)信息化管理系統(tǒng)。但由于利用頻率較低，經(jīng)常被忽略或成為擺設(shè)。究其根本，是由于電子檔案管理的普及度較低，許多檔案管理者根本無(wú)法深入了解并掌握專業(yè)知識(shí)。面對(duì)電子檔案系統(tǒng)時(shí)，由于操作手法生疏無(wú)法提高效率。

1.3歸檔周期長(zhǎng)，過(guò)程管理機(jī)制不健全。基本建設(shè)項(xiàng)目從策劃、籌備到竣工驗(yàn)收的周期，短則一年，長(zhǎng)則數(shù)年。南京理工大學(xué)體育中心建設(shè)項(xiàng)目的施工周期為4年、圖書館建設(shè)項(xiàng)目的施工周期為4年，加之前期策劃、建議書立項(xiàng)階段則超過(guò)5年。項(xiàng)目從策劃到竣工的周期越長(zhǎng)，相應(yīng)歸檔的周期也越長(zhǎng)。由此存在2個(gè)問(wèn)題：一是周期越長(zhǎng)，檔案人員變更大，很多人員會(huì)離開(kāi)原來(lái)項(xiàng)目部或公司，導(dǎo)致需要多次更換人員。檔案人員更替越頻繁，對(duì)檔案工作的穩(wěn)定性、檔案收集的完整性越不利，出現(xiàn)檔案未交接或交接不到位的風(fēng)險(xiǎn)越大，文件的收集、整理很難達(dá)到歸檔標(biāo)準(zhǔn)。二是周期越長(zhǎng)，與建設(shè)相關(guān)的法律法規(guī)、部門規(guī)章、審核標(biāo)準(zhǔn)等政策會(huì)出現(xiàn)修訂、廢止的情況。

1.4工程變更多，調(diào)整確認(rèn)不及時(shí)。項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生一些變更，包括：設(shè)計(jì)變更通知、技術(shù)核定單、材料代用核定單等。工程變更是工程施工過(guò)程中投資控制、質(zhì)量控制以及進(jìn)度控制的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，需要盡可能減少變更的發(fā)生。但由于前期可行性研究、初步設(shè)計(jì)的不充分，會(huì)導(dǎo)致施工過(guò)程中變更增多，這對(duì)高校投資控制、質(zhì)量控制以及進(jìn)度控制都十分不利，也給檔案管理工作帶來(lái)很多不確定性因素。很多項(xiàng)目在施工過(guò)程中未及時(shí)對(duì)變更進(jìn)行洽商、確認(rèn)，并且未及時(shí)辦理調(diào)整申報(bào)手續(xù)，以致后期找不到變更的支撐材料。這既給后期結(jié)算埋下了爭(zhēng)議的伏筆，也給歸檔的完整性、系統(tǒng)性留下了隱患。

2、推進(jìn)檔案管理的措施

2.1加強(qiáng)高校基建檔案管理的規(guī)劃和組織工作。高校基建檔案管理的組織工作開(kāi)展的有效性關(guān)系到以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的高校基建檔案管理建設(shè)工作的質(zhì)量與效率。首先要制定相應(yīng)的政策，設(shè)置相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)，對(duì)高校基建檔案管理組織工作進(jìn)行充分宣傳，從而保證此項(xiàng)工作在開(kāi)展的過(guò)程有一個(gè)良好的環(huán)境基礎(chǔ)。其次是對(duì)相應(yīng)工作進(jìn)行合理的規(guī)劃，通過(guò)對(duì)專業(yè)性人才的引進(jìn)和培訓(xùn)加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)，從而為組織工作的開(kāi)展提供一定的人才基礎(chǔ)。最后是制定相應(yīng)的考核方案，該方案需要以高校基建檔案管理總體規(guī)劃作為前提，從而推動(dòng)和保障信息技術(shù)下的高校基建檔案管理建設(shè)。

2.2完善高校基建部門的檔案管理制度。為了實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理，高校基建部門應(yīng)建立健全完備的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都能得到嚴(yán)格的質(zhì)量控制和驗(yàn)收管理。高校基建部門應(yīng)建立專門的檔案信息管理部門，用于統(tǒng)籌信息管理系統(tǒng)的設(shè)立。針對(duì)一項(xiàng)建筑項(xiàng)目制定檔案管理流程時(shí)，應(yīng)由檔案管理部門組織項(xiàng)目各部門的負(fù)責(zé)人一起交流、協(xié)商，共同制定信息化的檔案管理辦法，這種工作模式更有利于項(xiàng)目實(shí)施者的理解，便于信息化檔案管理的實(shí)施。此外，在檔案收集歸檔時(shí)應(yīng)利用信息技術(shù)嚴(yán)格把控各個(gè)環(huán)節(jié)，比如在收集項(xiàng)目資料時(shí)，應(yīng)做好信息記錄，確保各個(gè)環(huán)節(jié)的信息都能及時(shí)收集，以免出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)互相推諉。

2.3確保工程建設(shè)與檔案管理的協(xié)調(diào)。檔案管理工作需貫穿于工程項(xiàng)目建設(shè)始終，因此，檔案管理與工程項(xiàng)目的協(xié)調(diào)發(fā)展就顯得尤為重要。建設(shè)工程項(xiàng)目初設(shè)立之時(shí)，就應(yīng)該開(kāi)展建檔工作;在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，檔案管理人員要對(duì)工程進(jìn)程、質(zhì)量嚴(yán)密關(guān)注，對(duì)工程建設(shè)的各方面資料材料進(jìn)行全面核對(duì)檢驗(yàn)。在項(xiàng)目合同正式簽訂后，要相繼開(kāi)展對(duì)應(yīng)的監(jiān)督管理工作，使工程建設(shè)項(xiàng)目逐步地、完整地被納入監(jiān)管、記錄范圍內(nèi)，使檔案管理工作能夠滲透到工程建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)。

2.4加強(qiáng)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理的組。織調(diào)控按照相關(guān)要求，每個(gè)工程建設(shè)單位都會(huì)圍繞工程項(xiàng)目建設(shè)設(shè)置自己的檔案管理部門或稱檔案工作室，設(shè)置該部門的意義在于有效管理建設(shè)項(xiàng)目的各種資料，并將這些材料應(yīng)用于實(shí)踐，給出專業(yè)的指導(dǎo)意見(jiàn)，進(jìn)而協(xié)調(diào)建設(shè)工程項(xiàng)目各部門之間的工作，同時(shí)還可以監(jiān)督后續(xù)工程。為實(shí)現(xiàn)這一目的，就要求建設(shè)工程檔案管理人員必須經(jīng)常性參與工程建設(shè)的相關(guān)例會(huì)，以便更多更全面地了解工程建設(shè)實(shí)際情況，全面收集檔案資料。相關(guān)人員要對(duì)檔案資料的具體狀態(tài)和內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)管，召集工作人員對(duì)施工單位的施工情況和進(jìn)度進(jìn)行定期核驗(yàn)。另外還需增強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的學(xué)習(xí)與運(yùn)用，一方面要組織相關(guān)人員在多媒體網(wǎng)絡(luò)上加強(qiáng)自學(xué)，另一方面可以舉辦培訓(xùn)班或讓檔案管理工作人員相互觀摩、相互介紹經(jīng)驗(yàn)。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，在高校基建檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)是大勢(shì)所趨。但在具體的應(yīng)用過(guò)程中，還需要高校基建檔案管理部門加大對(duì)信息技術(shù)方面的資金投入力度，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思維模式，提升檔案管理工作的綜合效能，加大安全監(jiān)督力度。只有這樣，才能有效提升高校基建檔案管理的質(zhì)量與效率，更好地服務(wù)于高校基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1] 王敏.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思路[J].中國(guó)管理信息化.2017（16）.

[2] 高萌.檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理的重要性探討[J].辦公室業(yè)務(wù).2019（15）.

[3] 劉娟.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].人力資源管理.2018（1）

[4] 楊彥杰.淺析信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（18）：126.

[5] 崔英迪.建設(shè)工程檔案管理的重要性及其規(guī)范化[J].居舍，2019（25）：158.