高校基本建設項目工程檔案管理初探

張雪嬌

摘 要：信息時代，各行各業對信息技術的應用越來越廣泛。尤其是信息技術在高校基建檔案管理中的應用，有效解決了紙質檔案管理的弊端，大大提升了高校基建檔案管理的效率，節約了大量紙張，簡化了辦公流程，提高了信息傳遞的效率。與此同時，現階段信息技術在高校基建檔案管理建設的應用方面還存在一些不足，有待進一步優化和完善，以確保高校基建檔案管理的質量，從而保障高校基建項目整體施工建設的品質。

關鍵詞：檔案管理;高校;建設項目

引 言

近幾年，我國科學技術發展迅猛，越來越與各類經濟和管理活動密不可分，在此大環境之下，高校檔案管理工作也發生了翻天覆地的變化，這使它面臨著全新機遇，同時也迎來巨大挑戰。若想在新趨勢中擺脫導致高校檔案管理水平無法提升的障礙，就必須提高其管理水平。具體操作方式是根據時代發展特色，分析當前管理體系的不足，再融入創新精神，對管理制度進行深入改革，形成高效管理模式，進而提高檔案管理水平。

1、新形勢下高校檔案管理工作面臨的主要問題

1.1高校領導對檔案管理工作缺乏必要的重視。其實，現在已經有許多高校知悉檔案管理工作的作用，但由于種種原因其重視程度較低。對高校領導而言，即便檔案管理工作處理得再好，也無法獲得可量化的經濟收益，亦無法改善高校的社會形象，因此雖然重視該部分工作卻不會投入過多精力，甚至有部分高校領導層在該思想的引導下，認為高校檔案管理工作只需滿足形式化、場面化要求即可。在分配資源、資金時，也忽略了高校檔案管理。導致該部分管理工作的投入資金減少、薪資水平也比較低，工作質量低下。

1.2檔案管理信息化水平低。目前，許多高校檔案均為紙質檔案，無法體現出信息化特色，更無法提高信息化管理水平。還需花費較多的人力物力對其進行分類、管理，其管理質量也很難控制。但上文已講述，高校管理層并未針對該領域投入大量資金，對其重視度較低，即便管理人員向上級提出建設檔案信息化系統的建議，也很有可能被忽略。因此，只能以人工操作的方式進行檔案管理。此外，雖然部分高校已采購信息化設備、引進信息化管理系統。但由于利用頻率較低，經常被忽略或成為擺設。究其根本，是由于電子檔案管理的普及度較低，許多檔案管理者根本無法深入了解并掌握專業知識。面對電子檔案系統時，由于操作手法生疏無法提高效率。

1.3歸檔周期長，過程管理機制不健全。基本建設項目從策劃、籌備到竣工驗收的周期，短則一年，長則數年。南京理工大學體育中心建設項目的施工周期為4年、圖書館建設項目的施工周期為4年，加之前期策劃、建議書立項階段則超過5年。項目從策劃到竣工的周期越長，相應歸檔的周期也越長。由此存在2個問題：一是周期越長，檔案人員變更大，很多人員會離開原來項目部或公司，導致需要多次更換人員。檔案人員更替越頻繁，對檔案工作的穩定性、檔案收集的完整性越不利，出現檔案未交接或交接不到位的風險越大，文件的收集、整理很難達到歸檔標準。二是周期越長，與建設相關的法律法規、部門規章、審核標準等政策會出現修訂、廢止的情況。

1.4工程變更多，調整確認不及時。項目建設過程中會產生一些變更，包括：設計變更通知、技術核定單、材料代用核定單等。工程變更是工程施工過程中投資控制、質量控制以及進度控制的一個重要環節，需要盡可能減少變更的發生。但由于前期可行性研究、初步設計的不充分，會導致施工過程中變更增多，這對高校投資控制、質量控制以及進度控制都十分不利，也給檔案管理工作帶來很多不確定性因素。很多項目在施工過程中未及時對變更進行洽商、確認，并且未及時辦理調整申報手續，以致后期找不到變更的支撐材料。這既給后期結算埋下了爭議的伏筆，也給歸檔的完整性、系統性留下了隱患。

2、推進檔案管理的措施

2.1加強高校基建檔案管理的規劃和組織工作。高校基建檔案管理的組織工作開展的有效性關系到以信息技術為基礎的高校基建檔案管理建設工作的質量與效率。首先要制定相應的政策，設置相應的組織機構，對高校基建檔案管理組織工作進行充分宣傳，從而保證此項工作在開展的過程有一個良好的環境基礎。其次是對相應工作進行合理的規劃，通過對專業性人才的引進和培訓加強管理隊伍建設，從而為組織工作的開展提供一定的人才基礎。最后是制定相應的考核方案，該方案需要以高校基建檔案管理總體規劃作為前提，從而推動和保障信息技術下的高校基建檔案管理建設。

2.2完善高校基建部門的檔案管理制度。為了實現檔案的科學化管理，高校基建部門應建立健全完備的檔案管理制度和標準，使檔案管理的各個環節都能得到嚴格的質量控制和驗收管理。高校基建部門應建立專門的檔案信息管理部門，用于統籌信息管理系統的設立。針對一項建筑項目制定檔案管理流程時，應由檔案管理部門組織項目各部門的負責人一起交流、協商，共同制定信息化的檔案管理辦法，這種工作模式更有利于項目實施者的理解，便于信息化檔案管理的實施。此外，在檔案收集歸檔時應利用信息技術嚴格把控各個環節，比如在收集項目資料時，應做好信息記錄，確保各個環節的信息都能及時收集，以免出現問題時互相推諉。

2.3確保工程建設與檔案管理的協調。檔案管理工作需貫穿于工程項目建設始終，因此，檔案管理與工程項目的協調發展就顯得尤為重要。建設工程項目初設立之時，就應該開展建檔工作;在項目實施過程中，檔案管理人員要對工程進程、質量嚴密關注，對工程建設的各方面資料材料進行全面核對檢驗。在項目合同正式簽訂后，要相繼開展對應的監督管理工作，使工程建設項目逐步地、完整地被納入監管、記錄范圍內，使檔案管理工作能夠滲透到工程建設的各個環節。

2.4加強建設工程項目檔案管理的組。織調控按照相關要求，每個工程建設單位都會圍繞工程項目建設設置自己的檔案管理部門或稱檔案工作室，設置該部門的意義在于有效管理建設項目的各種資料，并將這些材料應用于實踐，給出專業的指導意見，進而協調建設工程項目各部門之間的工作，同時還可以監督后續工程。為實現這一目的，就要求建設工程檔案管理人員必須經常性參與工程建設的相關例會，以便更多更全面地了解工程建設實際情況，全面收集檔案資料。相關人員要對檔案資料的具體狀態和內容進行監管，召集工作人員對施工單位的施工情況和進度進行定期核驗。另外還需增強對現代化技術的學習與運用，一方面要組織相關人員在多媒體網絡上加強自學，另一方面可以舉辦培訓班或讓檔案管理工作人員相互觀摩、相互介紹經驗。

結束語

綜上所述，隨著信息時代的來臨，在高校基建檔案管理中應用信息技術是大勢所趨。但在具體的應用過程中，還需要高校基建檔案管理部門加大對信息技術方面的資金投入力度，轉變檔案管理人員的思維模式，提升檔案管理工作的綜合效能，加大安全監督力度。只有這樣，才能有效提升高校基建檔案管理的質量與效率，更好地服務于高校基礎設施建設。

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