新形勢下公安檔案管理信息化建設的有效途徑

鐘華

摘 要：本文主要結合新形勢下公安檔案管理信息化建設的新要求來分析具體的建設途徑，提出合理化的檔案信息化建設意見，為推進公安部門檔案管理的高效運作提供一定的參考，解決傳統檔案管理存在的積壓、雜亂、人員冗余的問題，讓公安部門檔案管理工作能夠跟上信息化、自動化、智能化時代的發(fā)展。

關鍵詞：新形勢;公安檔案;信息化;管理;途徑

公安部門檔案管理工作具有特殊性，其所涉及的檔案管理內容繁雜眾多，因此，在檔案管理中應盡可能選用高效便捷的方式。在“互聯網+”信息技術時代，檔案管理信息化已經成為新的趨勢，公安部門在建設信息化管理平臺的過程中也應該加強檔案信息化建設。

一、新形勢下公安檔案管理信息化的建設要求

當前，我國在城鄉(xiāng)一體化建設及社區(qū)網格化管理方面發(fā)展迅速，社會形成了信息化的網絡，公安部門開展檔案管理工作也面臨著新的要求。想要提高公安檔案管理的效率，就必須考慮到以下幾個方面的要求。

1.滿足檔案管理效率的新要求

檔案信息資源的存儲及調用應自動化，并且有比較高的查找、提取效率。就公安部門而言，其內部需要存儲的檔案形式、內容資源都比較多，除了公安部門內部的一些人事檔案、文件檔案之外，還有很多是案件檔案。隨著時間的推移，檔案的數量只會增加，那么檔案管理的難度會越來越高。特別是以往留存年限較長的一些檔案需要重新歸置和整理，那么，在新形勢背景下，公安檔案管理信息化建設的目的就是為了提高檔案管理的效率，為各類檔案的歸檔、查閱、調取提供便利。

2.滿足檔案管理技術的新要求

檔案管理信息化建設需要相應的信息技術、軟件技術、平臺技術以及大數據技術等的支持，構建公安系統內部的檔案管理網絡系統及平臺系統，以打破傳統檔案管理過程中的時空限制。新形勢下，新技術的應用也必須有相應技術部門的支持，所以公安檔案信息化建設作為公安系統信息化建設中的重要部分，其有必要實現技術部門和檔案管理部門之間的合作。

3.滿足檔案管理安全的新要求

公安檔案內部有很多機密信息，在信息化管理過程中需要特別注重安全性，避免檔案信息內容的泄露，因此，在信息化環(huán)境下可以通過加強防火墻建設、提高風險防范安全等級的方式來強化檔案信息的安全管理。檔案管理部門相關人員也應將注意力放在更深層次的檔案管理工作中，而不用耗費精力去關注一些基礎、重復的檔案工作。

二、新形勢下公安檔案管理信息化建設的有效途徑

1.做好公安檔案電子化歸檔

在公安部門相關單位進行檔案管理信息化改革時，應做好對檔案管理信息化過渡階段的工作，從傳統的檔案管理到新型的信息化檔案管理模式的構建，其過程中需要對原有的檔案進行電子化歸檔，這樣才能確保檔案電子化管理的一脈相承。但是這方面的工作量十分龐大，并非短時間內可以完成的。在對原有檔案進行電子化歸檔時，可以從電子搜索表格開始做起，對原有的檔案做好電子索引，這樣就可以在延續(xù)傳統檔案管理模式的基礎上用好信息技術。然后，有計劃地對原來的紙質檔案進行重要程度、留存緊急程度的分級，先對一些緊要檔案進行掃描、編輯，做好檔案內容和索引的對應，形成電子檔案版本，從而可以方便檔案的查詢、調閱，也可以更加快速地完成公安系統內部檔案的傳送。

2.建設公安檔案信息化管理系統平臺

公安部門檔案的信息化管理需要基于專業(yè)技術來構建檔案信息化管理系統及平臺，后臺系統是基礎，而平臺是窗口。公安部門內部可以通過公安檔案管理平臺來進行檔案的電子化管理，在構建公安檔案信息化管理平臺時，其內部管理系統要適應公安檔案的管理需求，與其他企事業(yè)檔案管理的要求并不相同，因此，后臺系統的設置需要十分專業(yè)，且具有高度保密性、安全性。而且平臺的使用權限是有等級劃分的，相應權限等級的秘鑰也不相同。公安檔案管理系統應是統一管理的，而且要由公安部門自主開發(fā)，能夠形成內部互聯互通，上級單位應擁有下級單位的平臺管理權限，特別是監(jiān)督權限，以保障各級公安部門檔案管理工作的有序開展。

3.開展公安檔案管理人員信息化培訓

公安檔案管理形成信息化模式之后，原有的檔案管理人員需要進行信息化轉型，因為信息技術代替人力完成了很多之前基礎性的工作，一些重復性的勞動都可以依托計算機來完成，所以，檔案管理人員最需要提升自己的技術能力，將自己的工作重心轉移到信息化平臺應用中來。公安部門應對檔案管理人員進行必要的調整，然后展開內部培訓，并對相關工作人員進行必要的信息化考核。另外，在選聘新的檔案管理人才時，應將信息技術應用能力作為一個新的考核標準，建設全新的高素質、信息化管理隊伍。

4.規(guī)范公安檔案信息化管理流程

公安檔案信息化建設還必須規(guī)范相應的流程，也就是說，公安檔案信息化管理必須要有一定的流程要求，這樣在相關工作人員進行檔案管理方面的工作時就能夠有據可循，按照既定要求的流程來完成工作任務。在管理不同檔案時，相應的流程也應有所區(qū)別。一般來說，檔案信息管理需要將相應的信息填到電子檔案表格中，或者是以掃描的方式來進行紙質檔案的電子歸檔，而且每個檔案要有相應的索引編號，已完成的檔案和正在整理的檔案需要區(qū)別開來。明確和優(yōu)化檔案信息化管理流程可以避免操作失誤，在檔案建檔之后，也需要由管理部門的領導進行檢查和審核。

三、總結

綜上所述，公安部門檔案管理關系到各類重要信息的保管，在社會發(fā)展新形勢背景下，對公安檔案的管理必須發(fā)揮新技術、新平臺的作用。可以以檔案信息化管理為抓手，提高公安部門為民服務的效率以及行政管理方面的能力。

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