大數據環境中企業文書檔案的信息化管理及利用

孫巧玲

摘 要：隨著時間的推移，科技水平的高速發展，我們即將迎來一個全新的時代，“互聯網時代”，信息化的全面普及，帶給我們方便快捷的同時，也在考驗著我們對新時代新事物的接受與優化能力，如何將新興的大數據管理模式與企業文書檔案的信息化應用相結合就是本文要討論和闡明的問題。

關鍵詞：大數據;企業;文書檔案;信息化管理;利用

引 言

企業文書對一個企業來說是非常重要的重要憑證，它是一個企業在生產管理中對于國家、社會所產生責任的文字記錄，對于一個企業來說它是正常生產運行的重要憑證和依據，所以企業文書檔案的管理利用方法的革新對于一個企業來說是非常重要的。也是一個企業在社會上賴以生存不可或缺的重要條件與依據，它的管理方法是否科學化對于提升一個企業的行業競爭力來說至關重要，這就是筆者要討論的話題。

一、在大數據背景下對于企業文書檔案的概述

企業文書檔案是企業具有基礎指導意義的文件，它包含了企業發展中的諸多文件，例如關于企業策劃的文件、企業往來文書、指導建設文件，合同等等。以往的企業文書檔案多為人工整理，費時費力，不僅耗費精力而且工作效率不高，沒辦法高效便捷的將所有資料檔案規整完畢，而且人工整理的另一個弊端就是容易出錯，同時在查詢時也極為不方便，種種原因致使企業沒辦法做出規模調整改進，限制了影響了企業效率，企業的發展。

隨著互聯網時代的逐步推進企業文書檔案的管理也需要與時俱進，信息化技術的普及也必將改變企業文書檔案的管理方式，在檔案管理中，數字化的處理方式不單單是解決了人力浪費問題，同時提高了效率，強化了準確性，做到了方便快捷，省時省力，甚至還可以做到及時傳遞，實時共享，有效的提高企業效率，增強競爭力，對于企業發展具有重要意義。

二、大數據環境下企業文書檔案的信息化管理主要內容

（一）企業文書檔案的數字化管理

為了從根本上提高企業文書檔案管理的水平，革新處理方式，提升工作效率，所以有了對企業文書檔案數字化管理的轉變，傳統意義上，企業文書檔案通過人力整理分析，以柜、盒、文書的方式進行儲存，費力占地。企業隨著時代發展而發生變革，文書檔案的管理方式也隨之改變，數字化的技術應用其中，通過計算機和互聯網進行文書檔案的整理與儲存。這種不同于傳統文書檔案的管理方式，又被稱為數字化檔案，它們也是大數據時代的重要組成部分。數字化的管理方式實現了文件的高效整合與資源共享，為企業的高速發展提供了可能。

（二）企業文書檔案的安全化管理

作為新時代的企業文書檔案管理方式，方便快捷是他的優勢，高效處理是他的核心，但伴隨著數字化帶來的便捷同時，也帶了數字信息化的一大弊端“安全性問題”作為新的管理模式，他在諸多方面還存在著些許問題，而作為信息化的受用者，這些潛在的問題，我們不得不重視起來。首先作為網絡化的管理系統，日常硬件防護一定要做到“定時、專人、專業”

1.定期進行檢測，對所有文書檔案管理設備進行全面檢測，包括硬件軟件的及時更新、實時數據正確性、安全性的檢測。

2.專門有負責設備維修檢測管理人員，確保硬件設備的正常使用，確保設備日常的正常使用，并要做到隨時維修、隨時補救。

3.網絡安全管理團隊，作為線上儲存管理系統，遇見潛在的黑客、病毒、系統漏洞都是不可避免的，所以要做到有專門專業的隊伍，對文書檔案的信息化管理做到實時防護，實時監測，做到應變及時，對文書檔案提供線上的安全防護力量。

（三）企業文書檔案的網絡化管理

當企業文書檔案的管理模式從之前的傳統人工調整為現在的數字化時，那么伴隨而來的就是網絡化管理，當書面上的文字數據同步到電腦計算機上存儲時，為了方便上傳數據，網絡化是必不可少的，網絡的應用可以進一步提升數字化的便捷程度，同時他還為企業文書檔案管理提供數據檢索支持，提升數字化的處理速度，優化工作能力，可以實現隨時隨地的管理，同時也為文書檔案數字化的傳遞，更改，共享提供線上條件。實現大數據環境下的高效管理，快捷服務。

三、大數據背景中企業文書檔案的信息化利用分析

（一）線上企業文書檔案的優勢與好處

在互聯網時代的背景下，企業文書檔案的管理模式應該將大數據背景的優勢合理運用，現在的數據交換極其方便，簡單網站，數據，文本就可以實現最基礎、最簡單的線上數據交換，所以現在這樣的環境背景下，就給了我們大量極具價值的企業文書檔案可供參考和學習，顛覆傳統企業文書檔案的封閉形式，新興的處理方式 實現了快速高效的資源整合，資源共享與利用。利用網絡實現網絡化分類、線上歸檔、高效檢索、云儲存等等，為企業文書檔案的管理提供一系列的便捷服務，從本質上改變企業文書的管理意義，實現新舊的交替，完善管理模式。

（二）加工處理企業文書檔案

基于大數據的環境下，本著高效、簡化的原則對企業文書檔案進行再加工、二次處理。企業文書檔案的加工處理核心是文件的檢索能力，文件的準確性。

1.對于文件檔案的分類是提升檢索效率的最佳途徑之一，運用信息化的手段對企業文書檔案進行收集、整理、錄入、儲存、整合、分類最終形成科學簡潔的數字化企業文書檔案，在使用時以會議、合同、行程、規劃等內容進行分類管理和查詢，用科學的方法實現企業文書檔案檢索能力的提升。

2.當上述企業文書檔案形成有效的資源管理框架之后，就可以將數據庫整合制作成網絡連接，并通過互聯網、局域網、專用網等各種網絡線上的形式對各個企業文書檔案進行匯總形成資源共享平臺，并依托平臺對企業文書檔案實現關鍵詞檢索，提升準確性。

結束語

通過上文可知，企業文書檔案在大數據環境下實現信息化管理是必然的趨勢，隨著網絡水平的不斷提升，大數據環境下文書檔案的管理方法科學化具體化也迫在眉睫，所以為了將服務高效化，科學化，提升服務質量，所以將信息化應用到了檔案管理上。

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