信息化背景下檔案管理技術創新問題分析

摘 要：隨著科技的飛速發展，信息化技術已經廣泛的滲透到各行各業當中。加強檔案管理技術信息化不但是順應時代發展潮流的舉措，更有利于提高檔案管理自身的準確性和操作便利性。本文首先簡單敘述了檔案管理技術創新應用的選擇，其次分析了檔案管理技術的各項需要，最后針對檔案管理技術創新的實時策略進行分析，從而為關注這一話題的人們提供參考。

關鍵詞：信息化;檔案管理;技術創新

引 言

在新時代的背景下，各項業務的管理技術都趨于信息化，不但操作便利，更能優化管理過程，提升管理效率。但是在現今檔案管理技術信息化的過程中，尚且存在著一些問題。所以在進行管理信息化推進的同時，檔案管理應注意應用技術與實際需求的融合，并加強各方面管理舉措的具體實施。因此，本文對信息化背景下檔案管理技術創新問題分析，具有重要的意義。

一、檔案管理技術創新的應用選擇

（一）物聯網

在傳統檔案信息管理中，只能通過人工的方式實現檔案查找，這樣查找的精準度往往取決于人力，查找時間較長。且傳統的紙質的檔案不一定存有備份，容易在取用和查閱的過程中缺頁丟頁，甚至整本丟失，從而導致數據丟失的情況發生。將物聯網技術應用其中，可通過網絡平臺存儲并實現信息傳遞的高校進行。物聯網還能通過建立局域網構建區域信息管理模式，將相關的多個檔案存儲機構的網絡平臺進行連接，便于同類資料的查找和下載。這種方式不但便于使用者借閱，也便于管理者進行管理[1]。

（二）云計算

在檔案管理工作中，為提升管理運算速度，應加強云計算在管理過程中的應用。云計算作為一種新型管理依據，能在多個線上檔案構成的檔案數據庫中進行快速的信息提取，并建立起關鍵詞與數據之間的相互聯系，累積相關信息，實現不斷突破查找成熟度的高效檢索的目的。云計算除了影響檔案管理信息處理速度，還影響信息使用過程的有效性。其核心理念是通過收集并整理檔案管理和查閱的大數據，優化存儲與信息共享的過程，從而對于檔案信息分類進行系統化的整理。因支持其計算的數據都存儲于互聯網云端，也能大大減少相關數據存儲占用。

（三）移動互聯網

移動網絡技術已經普遍應用于人們的日常生活當中，檔案管理技術如對其加以應用，則可使檔案使用者在任何地點根據自身需求需求向管理系統發出資源查找請求，進行檔案信息的即時查閱。在涉及到檔案信息的跨部門傳輸時，移動互聯網也起到了相應的作用。有了移動網絡的技術支持，管理人員也可在整理在庫信息的同時批準來訪者的借閱，多項工作并行得以實現，同時，在庫檔案數據有所更新時，也可進行及時的云端數據同步。

二、檔案管理技術的需要和信息化的融合

第一，是檔案管理信息化需要。信息化產品隨著時代的發展存在著折舊的現象，即使是剛投入應用的部分也會很快被新的產品代替。因此在考慮檔案管理技術信息化的同時，也要考慮所用系統的前瞻性和擴展性，并根據當前的管理工作對系統進行不斷的升級和革新，從而適應未來的各種應用需求。第二，是數字檔案館建設需要。信息化的檔案管理本身便是由便利的查閱功能和全面的整合數據所組成，如將多個檔案信息平臺融合建立數字檔案館，不但能提高使用者的檔案查閱效率，還能提高數據整合的完整性[2]。第三，是檔案信息存儲的客觀需要。隨著文件數據的數量增加，需要的存儲容量的上限也在不斷刷新。云端存儲具有高效性和經濟性，能很好地解決此類問題。第四，檔案服務提升需求，近年來人們對檔案服務質量提升了需求，信息化技術能很好地滿足使用者的各種需求。在查閱相關信息時如沒有符合要求的資料，系統將推薦與之相近的資料，為查閱者節省時間，提升信息查閱效率。

三、檔案管理技術創新的實施策略

（一）實務檔案的存放管理方面

在進行檔案信息化管理推行的同時，也不能忘記原有紙質檔案的存放和管理。信息化檔案管理是基于網絡平臺管理下的電子模式，不但能存儲檔案數據的內容，還能進行紙質檔案實物存儲的相關管理。可將現有紙質檔案進行編號并加以排序，并以同類同年份等類別進行集中存儲，減少所占空間。最后，在檔案管理平臺進行編號名稱的錄入，在附注內容概要和所在區域，并在同內容的電子檔案末端添上實體檔案的相關信息。實體檔案室應避光，并安置通風口保證室內干燥。在實體檔案借閱時，也要在系統對應數據下進行詳細登記，避免檔案資料丟失，增加檔案存儲的安全性。

（二）實現電子檔案的共享模式

在進行數據的系統錄入后，相關的資源共享成為了實現檔案信息價值的新途徑。為發展信息共享模式，應加強各地檔案管理人員積極使用電子檔案管理系統的統一性，促使管理人員信息化管理理念逐步提升。檔案管理者也應加大檔案查閱平臺的宣傳力度，提高線上信息查閱在使用者之間的普及程度。同時利用移動互聯網功能促進多終端進行檔案信息傳遞，優化傳遞方式和過程，可通過掃描二維碼進行便捷的信息分享。這樣雙向互動能明顯提升電子檔案系統應用，逐步在人民群眾中形成積極應用創新形式的理念和檔案信息的共享模式，從而在系統的應用中不斷完善，從而實現檔案數據的充分利用。

（三）電子文件歸檔方式

通過將紙質檔案信息錄入系統，形成電子檔案文件并加以保存，可節省大量的存儲空間，同時可完成構建數據庫目錄，將現有數據更加明晰化地整合。在進行電子檔案管理時，應采用統一的執行標準，對應規范的管理方法，在有人申請訪問檔案數據時，訪問過程也應按部就班。首先應將訪問者信息和檔案借閱時間詳細錄入，避免現有數據出現丟失或被篡改的情況出現。這種歸檔方式能有效解決現有檔案保存和查閱的問題，并結合信息化技術優化檔案管理工作，使管理工作流程更加簡明，操作更加便利，有利于促進檔案管理工作未來的進一步發展。

結 論

總的來說，在信息技術發展飛速的今日，各單位的發展面臨著各種新挑戰，檔案管理作為促進信息存儲和利用順利進行的工作，應當順應時代潮流，勇于創新，積極地與信息化技術相結合，應用物聯網、云計算、和移動互聯網等新興技術對現有管理技術進行改進和完善，進一步實行電子文件歸檔，促成電子檔案共享模式，并引用新式管理技術對傳統的紙質文檔進行整合并優化保存手段。在信息化背景下，檔案管理技術通過不斷創新，為其長期健康的發展打下堅實的基礎。

參考文獻

[1] 韓璐.互聯網下的中職學校檔案管理的挑戰與應對策略[J].才智，2020（18）：231.

[2] 劉悅捷.新形勢下檔案管理創新與服務模式變革探析[J].企業改革與管理，2020（06）：19-20.

[3] 陳麗萍.檔案信息化建設與檔案管理思考研究[J].辦公室業務，2020（01）：64+66.

作者簡介：方海忠（1978.8—），性別：男，民族：傣族，籍貫：云南省玉溪市，職務/現職稱：新平縣衛生健康局/辦公室主任。研究方向：信息化時代下的檔案管理，人事所屬單位：新平彝族傣族自治縣人民醫院，學歷：本科。