新時期如何做好社保部門文書檔案管理工作

丁琳玲

摘 要：規范管理是社保部門文書檔案工作中的重要環節，并隨著新時期的科技不斷發展，管理手段和措施相應發生新的變革。本文立足社會保障部門文書檔案管理工作的特點，從檔案管理人員素質提升、規范化檔案管理及實施信息化管理等三方面，闡述新時期做好社會保障部門文書檔案管理工作的策略。

關鍵詞：文書檔案;社保部門;管理;策略

社會保障原包含的范圍面較廣，主要是指：社會保險、社會助和社會福利三個方面，其中社會保險是覆蓋面最廣的一個項目，也是在職人員必須要參加的個險種，社會保險費由職工個人、職工所在單位，國家補助三部分構成。社保部門文書檔案的管理是建設社會保體系中最重要的內容之一，社保檔案管理的規范、細致與否直接關系到參保大眾的合法權益。在現階段的政府機關及企事業單位辦公中，信息化、自動化技術的覆蓋范圍越來越廣泛。運用計算機與互聯網實現文書的打印、保管及傳輸也成為了當前文書工作中的常態。那么，在這種信息化背景下，又該如何更加合理有效地進行社保部門的文書檔案管理，并在順應新時期社會發展趨勢穩定基礎上實現文本檔案資料的可靠保管、精準查詢呢？這已經成為了新時期社保文書檔案管理人員亟待考慮的首要問題。為此，本文就新時期如何做好社保部門文書檔案管理工作的一些策略進行如下探討。

1認知社保文書檔案管理特點，提高新時期檔案管理的針對性

在信息時代到來之際，社會保障部門文書檔案管理也逐步從過去的紙質資料逐漸向硬盤存儲、網絡備份等方面轉變。尤其針對數量巨大的文本檔案資料，將其進行掃描存檔已然是時代進步的必然趨勢[1]。由此而言，新時期社保文書檔案管理工作具備以下幾點與傳統文檔管理相去甚遠的特點：

1.1工作強度降低。新時期的文書檔案管理工作極大的降低了文檔管理人員的工作強度，并改善了文本歸檔方式。傳統文書檔案管理中，文本檔案的分類與歸檔都需借以人力完成，此后還需要進行人工組卷，并將卷內文件目錄、卷宗標題、保管期限等信息謄寫下來、手工裝訂立卷。這一整個工作流程異常繁瑣，且極易出錯，效率普遍較低。而新時期的文檔管理則主要借助計算機完成相關操作，可在建檔內容上加以修改、更正;針對固定項目則直接借助軟件填寫關鍵信息即可;相同內容只需通過快捷鍵操作，極大提升了工作準確性與便捷性。

1.2工作效率提高。新時期的文書檔案管理工作效率普遍得到提高。借助計算機進行社保文檔整理后，不需要再經過傳統紙質資料管理中的復雜流程，免去了大量工作程序，降低了人為因素干擾，既提升了檔案管理水平，也提高了工作效率。

1.3文檔查閱方便。新時期的文書檔案管理工作顯著改善了以往紙質文書查閱不便、查找困難的弊端。在傳統文書檔案管理中，查閱檔案往往需要以手工查找，這就要求查找人員必須詳細掌握各類文件資料的發文時間、文件名、關鍵詞等具體信息，才能有針對性的查找。這也就需要文書檔案管理人員具有極高的工作水平，即便如此，在遇到文件歸檔不明確、組卷錯誤、案卷標題錯誤等情況時，仍無法準確找到需要的資料。而新時期的文書管理中，采用計算機掃描的形式對文書檔案進行歸檔、建檔，可顯著提升檔案查詢速度。而且在查詢中不僅能夠有針對性的一對一精準查找，還具有模糊查找、關鍵詞查找、時間段查找等檢索方式，可快速、準確的找到需要的檔案資料。

2與時俱進創新管理，提高新時期檔案管理的實效性

新時期的社會保障部門文書檔案工作要根據其自身特征，充分利用現代信息技術，與時俱進，開拓創新，不斷提高新時期社保文書檔案管理的實效性。

2.1 加強業務培訓，提高檔案管理人員的專業性。文書檔案管理工作是一項對管理人員要求較高的工作，不僅需要管理人員具備良好的責任心，還要具備足夠的專業素養及專業知識，尤其在現代信息技術的不斷發展下，面對新時期的文書檔案管理工作，還需要相關檔案管理人員具有一定的信息技術能力[2]。從此一來才能在互聯網技術高速發展的形勢下，順應新時代的發展，推進文書檔案管理工作質量與效率的全面提升。而針對管理人員專業素質的提升，可通過加強對從業人員的專業理論、信息技術培訓，或組織知識講座等形式促進文書檔案管理人員專業水平的提升，進而構建一支專業的、高素質的管理隊伍。

2.2 嚴格工作要求，加強檔案管理工作的規范性。在新時期的文書檔案管理工作中，加強管理工作的規范性也是做好管理工作的關鍵環節。在具體規范中，可從管理方法及管理程序等方面加強規范，具體措施如下：其一，徹底而細致的盤查文書檔案卷宗，從而及時將沒有使用價值或已過期的文書檔案淘汰;同時，還需要規避重復性文書檔案，降低文書檔案的管理與檢索難度[3]。其二，重組與整理文書檔案，針對內容復雜且卷數較多的文書檔案資料可進行適當的組合整理，例如綜合內容或其他方面有關聯的部分。針對缺少頁碼、目錄、標題的文書資料，則需要著重進行信息完善，補充缺項漏項，以便于推進文書檔案管理的規范化。其三，要注重文書檔案的提名工作。針對文書檔案做好分類與標號工作，能夠有效保證文書檔案的完整性，避免遺漏;而做好提名工作，才能有效提升文書檔案檢索準確性。因此，將這二者結合，才能進一步提升文書檔案管理工作的規范性。例如在機構的簡稱方面，就需要加以規范，制定統一標準機構名稱簡寫目錄，或統一使用全稱，以免因機構名稱簡寫含糊而增加檢索難度，降低準確性。

2.3 運用信息技術，提升檔案管理與技術的融合性。伴隨我國近年來信息技術水平的不斷提升，計算機技術、網絡技術等都得到了廣泛的普及與應用，在各企事業單位都發揮了極大的價值。而在企業的不但發展中，文書檔案數量也在快速增加，使文書檔案管理工作難度不斷增加。對此，子啊新時期的文書檔案管理中，也需注重將信息技術與文書檔案管理的結合，以提升管理效率。具體實施可從以下幾方面著手：第一，在整理文書檔案時，可將計算機技術融入其中。結合目前國家頒布的相關整理規定，可將文書檔案以文件形成順序加以整理、打印。從而降低文書檔案歸檔難度，降低人力消耗，節約時間。第二，推進文書檔案管理工作向信息化、自動化方向轉變是順應時代發展的必然趨勢，而要想合理推進文書檔案信息化發展，還需要相關從業人員積極提升自身素養，并積極掌握崗位需求及變化，不斷完善自身專業水平，以更好的推進文書檔案管理工作質效的提升。第三，要在文書檔案管理工作的細節中融入信息技術，例如在文書檔案的形成及轉換中就可充分借助信息技術手段加以實現。第四，在文書檔案檢索中也可以借助計算機技術實現。通過計算機技術的運用，能夠顯著降低人工檢索難度，并規避人為失誤，促進文檔檢索準確性的提升，提高檢索效率。

3總結

綜上，在社會保障事業發展中，文書檔案具有十分重要的地位和作用。對此，要隨著新時期科級水平的提高，文書檔案管理人員充分重視起文書檔案管理工作，并明確新時期文書檔案管理工作特點，通過提升管理人員專業素質、加強檔案管理規范化、推進檔案管理信息化等形式，全面推進社保文書檔案工作的完善與優化。

參考文獻

[1] 徐源. 探究新時期如何做好文書檔案管理工作[J]. 時代金融， 2018， 000（003）：292，297.

[2] 楊吉平. 探究新時期如何做好文書檔案管理工作[J]. 卷宗， 2019， 009（001）：97-97.

[3] 周唯薇. 新時期事業單位如何做好檔案管理優化工作[J]. 蘭臺世界， 2018（S2）：69-70.