我國檔案數字化建設實踐與發展的探討

阮春燕

摘 要：在信息化技術不斷發展的大環境下，檔案數字化逐步成為我國政府、市政單位以及很多社會企業檔案工作的主要方向。檔案數字化建設是技術、社會發展的必然趨勢，決定著檔案管理水平乃至單位經營管理水平。文章首先闡述了檔案數字化建設的基本概念和內容，再從多個角度對我國檔案數字化建設的必要性進行分析。然后從信息共享系統、安全機制、紙質檔案處理、數據系統等角度，分析了檔案數字化建設的實踐要點，最后對檔案數字化的發展趨勢進行探討。

關鍵詞：檔案管理;數字化建設;發展趨勢

引 言

檔案是一個單位經營管理活動的記錄主體，反映了單位的經營狀況，同時也是單位開展日常經營管理活動的重要依據。隨著現代社會經濟以及計算機、信息技術的快速發展，檔案數字化是必然趨勢。檔案數字化是利用計算機硬軟件，將傳統紙質檔案進行數字轉化，并實現數字化儲存、數字化傳輸的過程。對我國政府單位而言，需要及時開展有效的檔案數字化建設工作，提高檔案管理乃至整個單位的經營管理水平。

一、檔案數字化的基本概念和建設內容

（一）檔案數字化的概念

檔案數字化是指利用計算機信息處理技術，將傳統紙質檔案中的信息轉化為數字化信息，進而滿足檔案數字化儲存、傳輸的過程。通過該技術，可以將常見的電信號、光信號、磁信號、聲信號等轉換為數字信號，再通過數字編碼，以文字、語音、圖像的形式進行儲存和傳輸。在傳統的檔案管理工作中，幾乎所有檔案都是由紙質文件進行儲存的，隨著社會的迅速發展，傳統檔案管理模式下檔案資料儲存量小、占用空間大、應用效率低等缺點逐步暴露出來。而檔案數字化依靠計算機、信息化技術，可以將各類檔案文件、資料以數字化的形式，儲存于計算機數據庫乃至互聯網云端，對檔案管理工作的改革和優化，有極高的價值[1]。

（二）檔案數字化建設的主要內容

首先，需要使用計算機、掃描設備，將單位原有的紙質資料掃描成為電子文件，然后儲存到計算機之中，或是用于電子傳輸分享使用;其次，要對已經完成數字轉化的電子文件和信息進行歸類，確保電子檔案規整有序，便于查詢、調取和使用。在這個過程當中，不僅要完成相關數字檔案的目錄建設，還要對所有信息進行有效處理，再利用儲存設備進行儲存，最后通過計算機網絡技術、軟件技術進行查閱。

二、進行檔案數字化建設的必要性分析

（一）檔案數字化是時代與社會發展的必然趨勢

在當今信息化技術飛速發展的時代背景下，計算機、互聯網已經成為人們工作生活必不可少的一部分。在政府單位、企業的經營管理中，無紙化辦公成為必然趨勢。所以，檔案數字化工作需要從傳統的實物管理轉變為數字化、信息化管理，而檔案數字化建設則是首要任務。從政府單位的角度來講，檔案管理人員管理的相關檔案是國家、社會信息資源的關鍵部分，具有很高的經濟價值和社會價值[2]。通過檔案數字化建設，不僅能滿足越來越多樣化的檔案信息資料儲存需求，還能提高政府單位社會化服務管理的效率。同時，數字化檔案體系當中，在調取和使用檔案資料時，不會損壞源文件，將能進一步保證檔案信息的安全性。

（二）檔案數字化建設是檔案管理工作升級的必要途徑

在當今社會金融大數據時代的背景下，各單位逐步開始重視線上經營與管理，涉及到的資源、資料體量越來越大，類型越來越多樣化。顯然，傳統檔案管理模式無法滿足這么多復雜信息的儲存和管理要求，檔案管理工作機制與模式的改革是必然趨勢。加上傳統檔案管理模式效率低、成本高等方面的缺點，積極開展檔案數字化建設工作，成為各單位當下的重點工作之一。

（三）檔案數字化建設是進一步挖掘檔案信息價值的關鍵

在大數據時代當中，信息、數據是十分寶貴的財富，具有極高的經濟價值和社會價值。就政府單位而言，面對越來越多樣化的社會信息資源，利用大數據思維，深入挖掘信息數據中的價值，是提升單位經營管理水平、進一步實現社會資源優化配置的關鍵。為了做到這一點，要積極開展檔案數據化建設工作，提高檔案數據信息的收集能力和處理能力，促使檔案信息資源得到進一步利用，為更高水平的社會服務打下可靠的基礎[3]。

三、檔案數字化建設的要點

（一）構建數據系統和信息共享機制

為了滿足單位大量現有檔案資料的數據轉化儲存以及未來信息資源儲存需求，建立一套龐大的數據庫儲存系統是首要工作。為此，相關技術人員應當深入了解單位檔案工作當下以及未來的數據庫容量需求，然后結合單位經營管理性質，配置相應的硬軟件。例如，民政部門在社會化服務的過程當中，涉及到大量社會民眾個人資料信息的管理，需要構建一套以民政部為核心，各級民政單位為重要組成的系統化數據庫系統。在該系統當中，以縣為單位，分別建立民政檔案資料數據庫，再通過專屬網絡與市級、省級單位數據庫連接，最終實現民政檔案資料的全國互聯，并在一定的權限管理機制下實現各地區的檔案資料信息共享。另外，還要配置紙質檔案掃描設備、光盤備份系統、軟件管理系統等。同時，考慮到政府等單位日常服務、管理的過程當中會產生大量的數據、信息，數據庫及信息共享系統應當采用雙服務器的形式，再配以磁盤陳列儲存、光盤磁帶雙備份，以及高速掃描儀系統化掃描轉化等解決方案。值得一提的是，在云儲存技術越來越成熟的情況下，云儲存平臺也將被應用到檔案管理的資料備份以及遠程調取環節之中。

（二）檔案數據化系統的安全保障

檔案數據化建設雖然通過數字轉化、數字儲存以及分享的方式，避免了傳統檔案管理中檔案資料容易損壞的問題，但是數字化、網絡化的特點，意味著檔案數據化系統面臨著新的安全威脅。一方面，檔案數據化之后，檔案資料可能會遭到來自互聯網黑客乃至內部人員的竊取;另一方面，檔案資料可能因硬軟件故障，或是遭到計算機病毒的攻擊，導致資料泄露或損壞。所以，檔案數據化的背景下，需要針對性建立一套完善的安全保障機制。以政府檔案管理工作為例：首先，政府單位應當針對檔案管理數據庫系統的基本特點，以及內部組織管理模式，對相關人員進行合理的權限劃分，通過權限賬號機制，讓相關崗位人員在有限的權限下，訪問和使用數據資料。其次，需要針對檔案工作計算機、數據庫配置防火墻、殺毒軟件，并應用加密技術，避免外部入侵。最后，建立完善的檔案數字化資料的備份機制，通過獨立硬盤、云儲存技術，將資料進行備份，進行統一管理[4]。最后，建立有效的檔案信息安全管理機制和應急響應機制，將不同的答案資料按照重要程度劃分等級，如果核心機密文件遭到泄露或被竊取，將進行自動鎖定或自動銷毀處理，避免造成重大損失。

（三）紙質檔案轉化與處理

在相關單位進行檔案數字化處理的過程當中，普遍面臨著傳統紙質化檔案文件資料的數字轉化任務。為了提高檔案數字化轉化效率和準確性，需要利用先進的掃描設備，對標準化檔案資料進行數字轉化，并按照一定的目錄機制進行分類儲存。針對掃描設備難以識別，或識別誤差率過高的檔案資料，則采用人工轉錄的方式。最后，還需要對相關資料的數字轉化準確性進行核查，確保檔案資料的完整性和準確性。值得一提的是，在紙質檔案數字轉化完成之后，針對現有的資質檔案資料應當盡量按照原來的管理機制進行管理，再逐步按照規范進行淘汰和銷毀。另外，檔案資料的數字化并不是一蹴而就的，需要建立紙質檔案與數字化檔案信息長期并存的準備。

四、檔案工作數字化建設的發展趨勢

目前，我國各地區各級檔案部門已經逐步完成了歷史檔案的數字化處理，初步建立了數字化檔案數據庫與數字化檔案管理機制。隨著計算機、軟件開發、互聯網技術的進一步發展，各地區的檔案數字化水平也越來越高。近年來，在我國深圳、上海等地區，數字檔案館的規劃與建設工作正在穩步展開，取得了不錯的效果。

不過，整體來看，對政府單位而言，檔案數字化工作面臨著效率、資源、技術、資金等方面的難題，政府獨立推進和完成檔案數字化的難度較高。所以，通過政府與社會企業合作的檔案數字化外包模式逐漸成為各地區政府檔案部門數字化的主要方式之一。在該模式下，將由社會企業提供檔案數據化過程中數據庫建設、軟件開發、專用網絡平臺搭建、信息安全管理等方面的技術支持，同時還可以提供數字化檔案系統的維護、升級服務。總體來講，檔案數字化建設的外包模式，可以提高檔案部門數字化效率，降低成本，并有利于促進檔案工作機制的順利轉型。不過，目前這種模式在我國相關領域當中還處于探索階段，需要相關政府單位與社會企業積極探討，尋求更符合社會發展要求的合作模式。

五、結束語

綜上所述，在如今計算機、信息化技術全面發展的情況下，檔案管理工作面臨著傳統檔案管理模式容量低、效率低、應用價值不高等問題，無論是從檔案工作的發展，還是從社會發展趨勢角度來講，進行檔案數字化建設都是大勢所趨。為此，各單位企業都應當深入認識到檔案數字化建設的必要性和意義，從硬軟件配置，到工作模式、管理機制改革等角度，逐步促進檔案資料的數字轉化，并實現相關工作的數字化處理與管理。只有這樣，才能促進檔案工作的改革創新，為相關單位乃至整個社會的發展奠定可靠的基礎。

參考文獻

[1] 牛莉俠. 檔案數字化建設對提高高職院校檔案管理工作的意義和方法[J]. 中外企業家， 2020.

[2] 楊萍. 大數據時代商標檔案數據化趨勢探析與思考[J]. 中華商標， 2020（4）.

[3] 黎鹍. 大數據云時代醫院檔案信息化建設面臨的挑戰[J]. 辦公室業務， 2020.

[4] 劉嵐萍， 曠文俊. 檔案數據深度挖掘與精細化管理：大數據時代檔案信息化建設策略[J]. 知識經濟， 2020.