聲像檔案管理對檔案編研質量的影響及對策

方軍

摘 要? 檔案管理與檔案編研是影響和發揮檔案使用效率的重要環節。聲像檔案作為檔案編研工作的重要內容之一，聲像檔案管理工作水平的高低，直接影響到檔案編研工作的質量，影響檔案資源開發利用的效果。加強聲像檔案管理，強化聲像檔案信息資源形成的科學性、完整性和系統性，對提升檔案編研工作質量具有積極的現實意義。本文從科研院所聲像檔案中常見的錄像檔案、照片檔案等介質的載體管理入手，分析現狀，提出解決的思路和建議。

關鍵詞? 聲像檔案 編研 質量 影響 對策

中圖分類號 G275.9 文獻標識碼 A 收稿日期 2019-11-22

Abstract Archives management， compilation and research are important links to influence and exert the efficiency of archives utilization. As one of the important contents of archives compilation and research， the level of audio-visual archives management directly affects the quality of archives compilation and research and influences the development and utilization of archives resources. It has positive practical significance for improving the quality of archives compilation and research to strengthen the management of audio-visual archives and improve the scientificity， integrality and systematicness of audio-visual archives information resources. Based on the management of carriers such as videos and photos common in audio-visual archives in scientific research institutes， the paper analyzes the current situation and puts forward ideas and suggestions for solving the current problems.

Keyword audio-visual archives; compilation and research; quality; influence; countermeasures

一、聲像檔案與檔案編研的關系概述

聲像檔案是在長期實踐活動中形成的、具有保存價值的歷史記錄，其載體介質與紙質檔案、實物檔案等其他檔案的管理與保存方式不同，是獨立分類進行管理的。聲像檔案承載的原始記錄性和使用方式是紙質和實物檔案所不能替代的，在檔案編研工作中能夠與紙質檔案和實物檔案互為補充、相互印證，是檔案編研工作不可缺少的重要內容之一。

1.聲像檔案是具有活力的檔案編研材料。聲像檔案作為特殊載體的信息記錄方式，通過連續或靜止的畫面，能夠比較科學、準確地還原事件現場及發展過程。它承載了聲音、語言、動作、現場環境、人物、服飾等大量的信息內容，且大部分信息即使沒有文字標注也容易識讀，突破了語言和地域限制，有利于不同地域、民族、國別之間的信息交流和利用，能夠為檔案編研工作提供直觀性強、易讀取、鮮活豐富的參考信息。

2.聲像檔案是具有說服力的檔案編研工作材料。聲像檔案是運用攝像機或照相機等工具，通過影像畫面來反映事物現場、事實發生和發展過程的本來面貌。記錄過程的本身，對所拍攝和反映的對象往往要采用各種拍攝技巧，從里到外、從局部到全貌，前后左右作詳盡的描述，以留下完整的視覺形象，形成原始憑證。正是聲像檔案所具有查證作用，單位和部門非常重視并采用聲像拍攝的方式，記錄重要活動、重大事件等的發生和發展過程，或存檔備查或開展利用，聲像檔案的客觀真實性為檔案編研提供了翔實的信息材料，是檔案編研非常重視的事實和依據。

3.聲像檔案是具有感染力的檔案編研材料。聲像檔案內容上具有形象、生動、易讀的特點，視覺沖擊力較強，能夠引人入勝，強化感性認識。在科研文化建設、廉政文化建設、安全警示教育等相關活動中，可以為領導決策、為社會及公眾服務提供有價值的檔案編研產品，發揮出宣傳和教育功能。尤其是隨著現代化通信手段的普及化，生動形象的聲像檔案已成為檔案信息資源開發利用的重要形式，是檔案編研成果宣傳和推廣的一種重要手段。

二、聲像檔案編研成果的主要類型

聲像檔案編研都是基于原始檔案資料進行編輯、研究和輸出檔案信息，如舉辦主題展覽、編制專題片、創作微視頻、編輯演示文稿和電子書等。在不同場合和不同背景的應用需求下，編研成果可以通過多樣化形式為社會發展提供檔案信息服務。

1.主題展覽。檔案展覽與其他文化展覽的最大區別就是展品的原始屬性，能夠以生動的形式給人以強烈感受，達到主題宣傳的目的。在慶祝中華人民共和國成立70周年之際，中央黨校舉辦的“兩彈一星”精神主題展覽，就集納了綿陽乃至全國范圍內數十件歷史物品、信件、文獻，以及近百張歷史照片和眾多音視頻歷史資料與實物模型等珍貴檔案，回顧了“兩彈一星”科學家們艱苦奮斗的偉大創舉，詮釋“兩彈一星”精神的歷史意義和時代內涵。聲像檔案展覽主要是以原件或者復制件為材料，以一定的主題內容，組合調用形象、色彩、構圖等因素，突出主題號召力與文化感染力。全國政協推出的“人民政協光輝歷程展”“檔案實錄——人民政協成立前后珍貴資料展”主題展覽、中央檔案館主辦“紅星照耀中國——外國記者眼中的中國共產黨人”檔案展覽等，都是通過檔案材料，濃墨重彩地展示了新時代奮進的輝煌成就，較好地服務了主題宣傳活動。

2.專題制作。北京衛視《檔案》欄目，作為上星頻道最具創新影響力的節目，通過國際國內已經解密的高等級軍事檔案、公安檔案、安全檔案，以事件現場實錄回放為線索，找尋曾經的真實所在和鮮為人知的事實真相。聲像檔案以其生動而全面的表現形式，表達深刻的主題內涵，具有其他檔案資源不可比擬的優勢，其編研成果廣泛用于專題欄目、紀錄片、微視頻等領域。進入新媒體時代，使用音視頻媒體記錄和表現歷史的方式變得極其便利，內容短小精悍、制作周期快的微視頻，也成為檔案宣傳和推廣的最熱門傳播形式。在建國70周年之際，國家檔案局網站發布了以俄羅斯聯邦檔案部門提供的開國大典彩色影片為基礎剪輯制作的12分鐘開國大典影像檔案，作為我國公開的開國大典時間最長、內容最完整的視頻，一經發布，各大網站、微信微博公眾號紛紛轉載，吸引廣大群眾追看，加上微視頻媒介的單向及多向互動交流性，該視頻在社會上的傳播力和影響力非常顯著。

3.演示文稿。隨著電子技術和網絡技術的發展，聲像檔案編研利用專門的電子軟件，制作出集文字、圖形和圖像等多媒體元素于一體的演示文稿，把自己所要表達的信息組織在一組圖文并茂的畫面中，把復雜的問題梳理成主題清晰、通俗易懂的內容，提高信息表達的效率。演示文稿可以協助用戶獨自或聯機創建永恒的視覺效果，適用于事件匯報、方案評審等，是各項管理工作交流最有力的手段。

4.電子刊物或網站。電子刊物是運用圖、文、聲像并茂的表現手法，將聲像檔案與背景、場景、飾物和描述說明等匯集起來，編輯成電子刊物，也可以是之前制作的展覽海報、專題視頻、演示文稿等匯編內容，在手機客戶端或計算機上進行查閱。電子刊物作為一種新媒體傳播手段，其內容豐富、檢索快捷、存儲穩定、分享方便，是聲像檔案編研創新成果展示的一種新手段。隨著信息時代的日新月異，網站的業態優勢也逐漸被各行各業所接受，成為品牌宣傳、服務展示與互動的窗口。各級檔案館非常重視網站的影響力和號召力，2019年中央檔案館精選館藏珍貴檔案文獻，編制的“從‘五一口號到開國大典”大型檔案文獻專輯，就利用國家檔案局網站平臺進行首發。北京檔案館網站的“網上展廳”、浙江檔案館網站的“珍品博覽”“歷史聚焦”、上海檔案館網站“檔案博覽”、湖北檔案館網站發布的“珍檔薈萃”等，都把網站平臺作為宣傳和展示檔案編研的成果的有效渠道。

三、影響聲像檔案編研質量的主要因素

在國家大力推進數字檔案建設的背景下，形成高質量的聲像檔案信息資源，對豐富檔案編研成果顯得尤為重要。但目前聲像檔案在收集、整理、保管、利用等中存在的一些問題，影響了檔案編研工作對聲像檔案資源的選擇和利用，影響了聲像檔案價值的發揮。

1.聲像檔案信息化程度不高，影響了利用效率。科研院所的聲像檔案都是圍繞科技創新發展逐步積累起來的，很多的檔案尤其是科學發展初期的理論試驗、工程應用等技術檔案都是保存在錄像帶中。錄像帶材質特殊，很容易受到陽光、溫度、濕度等外部因素的影響，導致檔案內容無法正常讀取，所以有條件的科研院所都努力通過數字技術的發展來保護和使用聲像檔案。但是由于年代久遠，現存的大1/2、3/4錄像帶，在回溯建庫工作中受到設備限制，在市面上已經找不到完整的播放設備，只能在二手市場尋找零件匹配，給數字化工作帶來一定難度。其次，聲像檔案管理的信息化程度不高。各單位沒有專門的聲像檔案管理系統，仍以管理電子條目為主，采取傳統方式管理聲像實體檔案，效率極低。開展聲像檔案利用需要耗費大量的人工和時間投入到信息查找、檔案翻閱、數據轉換及復制利用等程序上。檔案管理信息化水平的相對遲緩，影響了檔案的利用效率。

2.聲像檔案著錄信息失真，影響使用價值。聲像檔案在移交歸檔前都需要進行整理，由于各單位聲像檔案整理沒有統一的標準和要求，在采用非線性視頻編輯軟件和PhotoShop、iSee等軟件進行視頻和圖像處理中，要進行視頻拆分整合，或圖像剪裁大小，實際工作中，編輯時稍有不慎就會導致聲像資料信息被修改，導致元數據的缺失。有的標注不清楚，對拍攝的視頻或照片沒有按照規定整理及編寫文字說明，把事件發生時間、地點、人物姓名及職務標注錯誤，或者張冠李戴，難以準確反映拍攝對象，容易對檔案編研選材造成誤導，影響對檔案資料的采納和利用。

3.聲像檔案資源零散，缺乏體系化歸檔，影響使用效果。各科研單位形成的聲像檔案有限，管理部門比較重視與科研生產中心工作關系緊密的文件、合同、圖紙等上級來文、紅頭文件，注重文書檔案和科技檔案的收集整理利用，而對聲像檔案的產生和收集基本未納入檔案管理部門年度計劃，導致有些科研生產的關鍵節點、關鍵工藝、關鍵技術實施，只有紙質檔案，沒有完整的聲像檔案;有的隨機拍攝了少數部位和工序的照片，但聲像資料不完整、不系統，不能全面反映科研生產的過程和狀態;有的拍攝不細致，不同階段、不同角度的照片的遠景、近景、中景，重點工序和重點部位細節特寫等都不能達到要求，有的甚至用宣傳資料代替聲像檔案。這樣形成的聲像檔案，既沒有程序化管理，也缺乏對科研生產提供必要的支撐，加之內容不夠完整齊全，勢必會降低各單位對聲像檔案的需求引力，對聲像檔案的利用也就造成極其不利的影響。

四、加強聲像檔案管理的幾點建議

檔案編研是提高檔案利用率的重要手段。提供可信、可取、可用的檔案信息資源，是做好檔案編研工作的重要基礎。當前，數字技術的發展給聲像檔案管理帶來了很大的機遇與挑戰，需要從基礎工作入手，加強聲像檔案的科學性、完整性和系統性管理，著力提高聲像檔案資源的利用能力，為檔案編研提供高質量的信息資源。

1.提高檔案管理的信息化程度，有利于提升聲像檔案管理的科學性。互聯網及信息技術的快速發展給檔案行業帶來了全新的發展契機，一是要積極應用新技術手段，對檔案管理設備進行更新換代，引進先進的檔案管理設備和管理技術，將檔案管理工作從傳統管理模式逐漸過渡升級到信息化管理，有效提升檔案管理質量。二是為基層一線管理人員和兼職檔案人員提供智能化、易于操作的聲像檔案管理軟件，不斷提高檔案整理工作的自動化程度，從根本上節省人力和時間成本，才能夠有效提升歸檔工作效率，促進基層聲像資料的及時、完整歸檔。三是把檔案資源的共建共享和互聯網在線服務方式結合起來，推進檔案利用更加方便快捷、優質高效。增強管理軟件的包容性和適配度，能夠方便嵌入其他系統被調取和使用，有利于提升聲像檔案管理的整體工作效率。比如，廣東省檔案館的聲像檔案館藏量非常豐厚，僅數碼照片每年采集量五萬張左右，為了讓數碼照片檔案得到及時歸檔，他們通過引入信息化手段，確保歸檔流程能夠覆蓋數碼照片檔案整個生命周期每個角色，包括數碼照片拍攝人員、整理人員、管理人員、查閱利用人員等。通過流程化控制，最大程度的使數碼照片檔案歸檔過程變得簡潔，同時使著錄信息更加準確和完整，在實際應用中也取得很好的效果，其先進經驗和科研成果得到了國家檔案局的肯定和推廣。

2.加強聲像檔案在信息源頭收集整理的力度，有利于提高聲像檔案歸檔的完整性。“巧婦難為無米之炊”，豐富的館藏檔案資源是做好編研工作的前提和基礎。一是要聯合基層單位共同開展聲像檔案收集工作。通過慶祝我國第一顆原子彈、氫彈爆炸成功等重大紀念活動，講好檔案故事;回顧中物院事業發展史上的閃光印記，編制檔案日歷“中物院歷史上的今天”;配合科研團隊優秀成果，編制有影響力的科技成果片;舉辦“不忘初心，牢記使命”“中物院記憶”主題檔案圖片展等，使各級領導充分認識到聲像檔案在記錄事業發展、再現歷史原貌、創新管理方式、服務文化強國等方面具有的不可替代的地位和作用，讓更多的基層人員參與到采集工作中，確保更多的聲像檔案在源頭上收集齊全，及時歸檔，贏得檔案工作的主動。二是要規范聲像檔案的歸檔標準。指導基層單位在聲像檔案正式移交到檔案館之前，按照一定的規范要求，科學有序地開展收集整理工作，既要保證各檔案要素完整，還要在內容上體現精煉和優化。要以聲像檔案的標準進行格式及內容描述的統一，為建立一個數據互通共享的交流平臺創造條件。三是建立數據互通共享的交流平臺，推動聲像檔案的收集和預歸檔工作在基層完成，實現與基層聯合共建聲像資源庫，共享信息資源建設成果。

3.編制聲像檔案年度歸檔計劃，有利于完善檔案信息資源體系建設的系統性。一個單位保管的檔案不僅能反映出本單位發展歷史的基本面貌，還能夠保障各項科研生產、管理等活動的正常進行。聲像檔案作為檔案信息資源體系建設的重要組成部分，歸檔工作要與基層工作同布置、同實施、同落實。一是將聲像檔案的產生和收集納入檔案管理部門年度計劃，進行程序化管理。從聲像檔案形成階段開始，完善檔案收集、整理、保管工作流程，促進檔案的完整性、規范性和安全性，強化聲像檔案的制度化管理。二是提高基層人員及專兼職檔案人員對聲像檔案收集工作原始性、必要性等方面的認識，及時完整地保留住本單位科研、管理等活動的真實記錄，為后續聲像檔案利用奠定基礎。三是向基層人員普及聲像檔案工作知識，指導基層人員開展聲像檔案工作實踐，幫助基層人員直接參與到聲像檔案收集工作中，壯大檔案隊伍，在基層營造良好的檔案工作環境和氛圍。

《全國檔案事業發展“十三五“規劃綱要》提出，要在2020年初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化，將有相對比例的管理對象以信息化的方式產生，檔案管理也將廣泛采用信息化手段，實現管理現代化的轉型升級。聲像檔案管理工作需要深入研究這些發展變化對檔案工作的深刻復雜影響，準確把握工作的前進方向，及時更新思想理念、創新方法手段，推動檔案編研工作跟上時代步伐，實現更有質量、更有效益的發展。

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