大數據時代高校檔案社會化服務策略研究

付煜

摘 要? 大數據時代，網絡信息技術與生產生活聯系更為緊密，高校檔案也不例外，在推進高校檔案社會化服務過程中也應主動適應大數據時代發展，通過信息技術與高校檔案管理有效融合，提升高校檔案社會化服務水平。但當前高校檔案社會化服務還存在館藏信息過于單一、缺少專業人才等現實問題，因此有必要轉變高校檔案管理思路，加大高校檔案館藏信息收集范圍，加大對高校檔案館藏開發力度，培養專業高校檔案信息化人才。

關鍵詞? 大數據 高校檔案 社會化服務 應對策略

中圖分類號 G647.24 文獻標識碼 A 收稿日期 2019-11-29

Abstract In the era of big data， network information technology is more closely connected with production and life， and college archives are no exception. In the process of promoting university archives social service， universities should actively adapt to the development of big data era， and improve their archives social service level through the effective integration of information technology and archives management. However， there are still some problems in the current social service of university archives， such as too single collection information and lack of professional talents. Therefore， it is necessary to change the thinking of university archives management， enlarge the collection range of university archives information， strengthen the development of archives collection in colleges and universities and cultivate professional talents of university archives information.

Keyword big data; university archives; social service; countermeasures

大數據時代對高校檔案社會化服務提出了更高的要求，高校檔案作為高校成長和發展的客觀見證，是國家檔案資源的重要組成部分，是研究高校發展歷程的重要參考。大數據時代高校檔案應該與時俱進，構建高校檔案社會化服務平臺，完善高校檔案社會化服務制度，提升高校檔案社會化服務水平，更好地滿足大眾需求。

一、大數據時代高校檔案社會化服務現狀

1.何為高校檔案社會化服務。高校檔案社會化服務是指運用信息技術手段將高校檔案資源進行開發和利用，以提升其經濟效益和文化效益。高校作為檔案資源的重要產出地，很多科研成果都可以成為檔案信息資源。而這些檔案資源如果加以合理利用就可以成為推動科技進步、豐富百姓文化生活的重要資源。但由于高校檔案具有其特殊性，很多檔案資料都屬于保密性質，因此在高校檔案社會化服務方面需要對檔案信息進行分類，對于能公開的信息盡量向社會公開，為社會公眾提供服務，滿足公眾的檔案信息需求[1]63。在信息文明推動之下，公民的信息獲取意識不斷增強，信息獲取手段更為便捷，對各類信息的需求量都很大，有必要推進高校檔案社會化服務。

2.大數據對高校檔案社會化服務的影響。大數據時代的到來，拓展了網絡信息技術的應用范圍。一方面，為高校檔案管理工作提供了新的技術手段，提升了管理工作效率，讓高校檔案管理工作變得更為便捷。另一方面，也對高校檔案管理部門提出更高要求，與傳統檔案管理工作相比，在信息技術推動下，越來越多的電子檔案成為高校檔案館藏的主要資源，但電子檔案形式多樣、數量龐大，這就加劇了高校檔案管理工作的難度。特別是在供給和需求互動方面，為了更好地滿足社會公眾的檔案信息需求，需要高校檔案社會化服務不斷提升水平和業務能力。

首先，大數據時代對高校檔案管理人員的計算機水平提出了更高要求。電子檔案對檔案專職工作人員的計算機應用能力要求較高。

其次，用戶對高校檔案社會化服務需求更為多元化。傳統的高校檔案社會服務主要集中在資料查閱和檔案閱覽方面，但隨著人們對信息資源需求意識越來越強，社會大眾對高校檔案信息資源需求也越來越多元化。與傳統檔案資源用戶相比，大數據時代的用戶更注重互動性、開放性，需要高校檔案管理部門與用戶之間建立更為多元化的聯系，了解當前用戶的個性化需求。

再次，大數據為高校檔案資源的整合和分類提供了更為便利化的條件。由于高校檔案管理與大數據融合的時間還相對較短，加之人員素質參差不齊，這些因素在一定程度上影響了高校檔案資源管理和服務效率的提升。因此，高校有必要重視大數據的重要作用，借助大數據技術和手段，對檔案資源進行分類、整合，提高檔案管理的效率。

二、高校檔案社會化服務自身存在的突出問題

1.檔案管理人員專業化水平欠缺。當前，很多檔案管理人員仍然停留在傳統的檔案工作思維之中，檔案管理工作主要從歸檔和整理兩個方面入手，缺少檔案社會化服務和資源共享意識。由于高校檔案管理主要針對校內人員，工作人員服務內容、服務形式較為單一;加之，高校主要領導對檔案管理工作重視程度不足，對檔案管理工作人員缺乏嚴格的標準和要求，導致高校檔案專業化建設進展緩慢。同時，由于部分高校檔案管理工作人員對大數據還存在一定的疑慮，認為將所有的檔案資源進行數字化，通過大數據進行儲存和分析，一旦遭到黑客攻擊可能全部泄密，這也在一定程度上影響了高校檔案信息化建設的步伐。此外，高校對于檔案社會化服務宣傳不夠，公眾對高校檔案社會化服務內容的了解甚少。

2.高校檔案社會化服務整體水平不高。首先，高校檔案社會化服務思路亟待改變。高校檔案社會化服務建設思路還需進一步明確，部分高校在檔案社會化服務建設過程中只注重硬件設施建設，如為檔案部門購置新式電腦、打印機和數字掃描設備等，但對于軟件開發和人員隊伍建設重視程度不足，導致部分新設備沒有人能夠操作和應用，很多服務項目難以開展，這在一定程度上造成了資源浪費，同時也不利于高校檔案社會化服務水平提升。其次，高校檔案社會化服務方法落后。由于檔案管理人員專業化水平不高，缺乏主動服務意識，很多社會人員到高校進行相關檔案查詢，并沒有得到熱情的接待和周到的服務，在服務過程中更多是以窗口查詢和簡單閱覽為主，服務項目和內容較少。再次，高校檔案社會化服務渠道單一。高校檔案很多都是最前沿的信息技術，對推動經濟社會發展能夠起到重要作用，特別是企業在創新過程中需要與高校科研院所合作，而高校科研院所很多成果都會保存在高校檔案館之中，企業工作人員不得不到高校檔案館對相關信息進行查詢，但當前高校檔案館社會化服務，主要提供的是檔案查詢和閱覽，對于最新的前沿信息技術考慮到泄密或竊取專利等影響，一般都需要高校科研院所同意之后才會對外公開，這不僅增大了企業信息查詢的復雜程度，同時也耽誤了寶貴時間。還有部分高校并沒有在高校網站開辟專門窗口為社會公眾服務，也沒有構建起高校檔案服務系統，社會公眾要想獲得檔案信息資源，還是需要到高校檔案館進行人工查詢。最后，高校檔案社會化服務制度體系還不夠完善。大數據背景下，高校檔案社會化服務面臨更大的挑戰，現階段部分高校檔案社會化服務并未充分發揮大數據的助力作用，其中一個主要的影響因素就是高校原有的檔案管理制度建設落后，與大數據時代的檔案社會化服務目標存在一定的差距。同時，部分社會化服務工作內容缺少制度支撐，導致工作人員在高校檔案社會化服務過程中畏首畏尾，也在一定程度上影響了服務質量。

三、大數據時代高校檔案社會化服務的應對策略

高校檔案社會化服務應該主動適應大數據時代要求，充分利用大數據提供的技術優勢，構建高校檔案社會化服務體系，推動高校檔案信息化現代化建設，更好地服務社會公眾。在具體落實過程中，一要轉變高校檔案社會化服務思路，重視專業人才建設;二要創新高校檔案社會化服務方法，不斷拓展高校檔案社會化服務渠道;三要完善高校檔案社會化管理制度。

1.明確高校檔案社會化服務思路，重視專業人才隊伍建設。大數據時代需要高校檔案將傳統檔案向數字化檔案轉變，而在轉變過程中既需要政策支持，也需要資金投入。特別是在資金有限的情況下，如何實現高校檔案社會化服務水平提升是必須考慮的現實問題，這就需要高校檔案社會化服務主體轉變思路，從高校檔案現代化建設實際出發，結合高校檔案資源的現實情況制定短期計劃和長遠目標。例如，可以先將教學檔案、科研檔案、學生檔案、學籍檔案等利用率比較高的資源進行數字化轉換，在此基礎之上圍繞社會公眾需求建立更為系統的檔案信息資源開發系統，并向社會公眾開放、滿足社會公眾需求。針對當前高校檔案管理者學歷層次相對較低，能力水平參差不齊的問題，需加強對高校檔案管理者的系統培訓，實施嚴格的考核制度，進行競聘上崗，將能力水平較高的派到一線服務崗位，讓水平一般的從事高校檔案的后勤管理工作。并給予一線服務崗位更多的福利待遇，更好地激發一線服務崗位工作人員的工作積極性。同時，也要從外部引進高素質的專業人才，不斷充實高校檔案專業人才隊伍，更好地為社會公眾服務。

2.改進高校檔案社會化服務方法。高校檔案內涵豐富，既有教學科研內容，也有科研單位的科研成果，是高校在成長過程中形成的各類信息和知識的綜合。特別是高校的科研檔案、出版物檔案、教學檔案，承載著一系列的科學文化成果，這些檔案對于科研和教學都具有重要的參考價值。因此應該對這些檔案進行系統的開發，特別是要加強與企業合作，充分利用高校檔案信息資源優勢，在保障知識版權和信息安全的基礎之上，將部分檔案資源進行開放，讓企業了解到當前最前沿的科研動態，也可以在校園官方網站建立連接，將具有代表性的檔案內容進行展覽[2]95。也可以邀請其他社會組織和企業到檔案管理部門進行參觀，讓社會大眾對高校檔案社會化服務有所了解，同時也要拓展高校檔案社會化服務外延，不斷創新高校檔案社會化服務方法。

3.拓展高校檔案社會化服務渠道。高校檔案社會化服務渠道還相對單一，主要是由于高校檔案對于大數據利用還不夠具體，還沒有與新興媒體進行緊密結合。傳統高校檔案社會化服務需要面對面進行，甚至部分高校還需要提前預約，這也在一定程度上造成了服務渠道單一。隨著大數據時代的到來，智能手機越來越普及，各類社交媒體和社交軟件成為人們進行信息接收和交流的重要工具;在大數據時代，公民的檔案意識也在不斷增強，對高校檔案社會化服務提出了更高要求。因此，高校檔案管理部門應該主動適應大數據時代，需要加強與新興媒體聯系，可以通過開設微信公眾號、微博賬號、網絡平臺等多種方式主動宣傳高校檔案，改變高校檔案在民眾中的形象。同時，在宣傳內容上也要與時俱進，聚焦社會熱點話題，推送公眾關心的內容，將社會公眾的注意力吸引過來，主動參與高校檔案社會化服務體系建設。

4.完善高校檔案社會化管理制度。按照國家檔案局最新制定的《歸檔文件整理規則》，完善高校檔案管理工作機制，同時對于高校檔案社會化服務管理制度進行系統梳理，對于不符合高校檔案社會化服務的管理制度，要及時進行廢除和修訂。針對在高校檔案社會化服務過程中出現的新問題、新矛盾，在總結經驗的基礎上形成相應的制度機制，為今后工作開展提供依據。

總之，高校檔案管理部門要主動適應大數據時代帶來的各種變化，將高校檔案社會化服務看作是一個整體，明確高校檔案社會化服務體系各部分責任，對服務內容、服務定位和服務形式進行創新，對高校檔案信息資源進行有效整合和開發，提升高校檔案信息資源利用效率，更好地滿足社會大眾對高校檔案資源的需求。

參考文獻

[1]張長亮，王晨曉，李竟彤. 大數據時代中美高校數據素養教育比較研究[J]. 情報理論與實踐，2019（8）：63-65.

[2]邵永同. 高校科研檔案信息化建設的對策研究[J]. 檔案學研究，2018（3）：95-99.