基于AIC系統的學生檔案信息化建設

沈玲

摘 要??隨著大數據、云處理、區塊鏈等信息技術的運用，檔案事業取得了長足的發展。但學生檔案信息化的發展較為滯后。文章以湖南城建職業技術學院為例，從學生檔案工作的現狀出發，探討學生檔案工作信息化建設的背景、意義、內容、方向和目標，以期實現學院學生檔案工作的初步信息化建設。

關鍵詞? 高職院校 學生檔案 信息化 檔案價值

中圖分類號 G275.9 文獻標識碼 A 收稿日期 2019-12-26

Abstract Along with the application of big data， cloud processing， block chain and other information technologies， great progress has been made in the archival undertaking. However， the development of student archives informatization is lagging behind. Taking Hunan Urban Construction College as an example， this paper starts from the current situation of student archives work， probes into the background， significance， content， direction and objective of the informatization construction of student archives， in order to realize the preliminary informatization construction of student archives in the college.

Keyword higher vocational college; student archives; informatization; archives value

2019年，我國檔案法制建設取得新進展，新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）即將出臺。在新修訂的《檔案法》中，擬增加“信息化建設”專章，對電子文檔歸檔、電子檔案管理、運用信息網絡技術促進檔案資源的共享共用、檔案工作的數字化轉型發展等將提供法律支撐;此外，國家鼓勵機關、團體、企業事業單位和其他組織推進電子檔案管理信息系統建設，國家推進檔案數字資源跨區域、跨部門共享利用。

一、基于生命周期理論的我院檔案管理現狀

截至目前，我院學生檔案管理部門現存檔案共計16015份，其中在校生檔案共計11216份，歷屆遺留學生檔案3962份，遺留高考檔案614份，擇業期內遺留檔案223份。鑒于高職擴招政策的影響，可以預見的是，學生檔案的規模將會不斷擴大，檔案工作量急劇增加，我院基于生命周期理論的檔案管理模式將面臨新的挑戰。

在現有檔案管理模式下，我院的學生檔案工作多以實體檔案工作為主，側重檔案紙質資料的收集、轉遞與封閉式保管。該模式主要有以下弊端。

1.歸檔質量不高。目前，我院學生檔案工作基本能夠做到“一人一檔”，檔案具有完整性，但歸檔質量普遍不高，具體表現在由于歸檔單位對于檔案內容缺乏監管，學生填寫也較為隨意，個人資料信息不全、不準確的現象仍普遍存在，導致檔案信息缺乏參考價值，難以得到用人單位的垂青。

2.缺乏檔案宣傳。以2019年為例，在檔案管理部門官方網頁上，沒有關于學生檔案的信息;我院官方微信公眾號僅在6月4日發表了一篇題為《畢業季/@全體畢業生 檔案知識知多少》的文章;在AIC系統平臺有一篇《關于做好2019級新生檔案工作的通知》，且僅教職工可見。

3.制度建設滯后。目前我院的學生檔案工作缺乏相應的制度支撐，沒有適用的學生檔案管理辦法或細則，我院學生檔案工作的管理機制、工作機制、運行機制等都缺乏明確的規定，檔案資料的收集、鑒別、移交等缺乏嚴格的、統一的標準，檔案管理多沿襲之前的管理經驗，隨意性較大。

4.檔案價值無法實現。檔案具有“存憑、留史、資政、育人”價值。然而，我院目前的學生檔案仍側重“重藏輕用”、封閉式保管，檔案工作的考核標準在于檔案資料是否收齊？是否妥投？對于檔案利用價值的挖掘沒有引起足夠的重視。

5.檔案查詢利用方式落后。受限于我院學生檔案紙質存檔的唯一方式，檔案用戶想要查詢檔案信息，必須到檔案室查詢方可;此外針對檔案用戶查詢檔案去向、調取檔案等無法實現異地、遠程網絡操作。目前，針對異地檔案用戶的調檔需求方面，僅提供檔案員個人郵箱以接收往屆畢業生（已開報到證）的調檔材料，并無專門的檔案網頁進行統一管理。

6.軟硬件投入有限。主要表現有以下四個方面：信息化辦公設備配備不足，導致檔案信息化建設進程較緩慢;檔案庫房標準化建設不夠，不利于紙質檔案的長期保存;從業人員參加專業檔案培訓的學習機會有限，閉門造車無法實現檔案業務能力的提升;檔案工作隊伍不穩定，兼職檔案人員流動頻繁，檔案工作缺乏積累，不利于工作創新。

7.全員檔案意識不強。我院學生檔案工作一直處于學院管理工作的邊緣，對于檔案工作的理解和重視程度不夠，但是檔案內容的形成又牽涉到學院多個部門（單位），檔案工作缺乏凝聚力，創新的阻力較大，是當前我院學生檔案工作面臨的一個大的難題。此外，老師和學生對于學生檔案的認知普遍停留在畢業后的檔案提取，對于學生檔案的具體內容、學生檔案的作用、學生檔案與在校期間的綜合表現之間的聯系、甚至對于為什么要建檔等問題存在諸多疑問，導致檔案工作的價值得不到體現。

二、基于AIC系統平臺的學生檔案信息化建設研究

筆者分析認為，我院現有的基于生命周期理論的檔案管理模式對于傳統、紙質、實體檔案管理較為適用。而檔案信息化建設則需要另外建立一套基于工作流程（即收集、鑒別、整理、利用、保管、轉遞等）的線上檔案管理模式。基于學院工作實際，學生檔案信息化建設可以依托AIC系統，實現學生檔案工作的轉型升級，促使檔案工作由管理實體紙質檔案向管理檔案信息資源轉變，并通過信息資源管控，實現業務提質增效、工作網絡化、管理智能化、服務能力全面升級。

1.學生檔案信息化建設的內容與促進信息化建設的建議。信息化建設是一個過程性事務，不可能一蹴而就，需要高屋建瓴地制定學院學生檔案信息化發展的整體規劃。就現階段我院實際情況而言，筆者認為可以依托現有的AIC信息平臺，從以下五個方面著手進行檔案信息化初期建設。

加強制度建設與執行力度，規范內部管理。檔案工作是一項制度性很強的工作，符合校情的《湖南城建職業技術學院學生檔案管理辦法》即將出臺，它以制度的形式對“歸檔范圍”“材料鑒別”“整理要求”“安全保密”等制定業務標準，制定“利用服務”“檔案移交”“檔案轉遞”“去向查詢”“異地調檔程序”等實施細則，明確檔案工作各環節及各部門工作職責，為信息化建設的開展提供制度支撐。

完善學生檔案的領導體制，明確學生工作部（處）為學生檔案的管理部門。根據我院學生工作的實際，必須明確學生工作部（處）作為學生檔案信息化建設的管理和領導部門，主要負責完善工作流程，負責建立一整套完善、系統的方法理論，負責建立一支專業人才隊伍，避免我院學生檔案工作管理松散、工作不銜接等問題。

實行“二級管理”，優化檔案工作流程：就學生檔案的歸檔范圍而言，檔案工作僅憑一個人或一個部門的力量是不可能完成的，必須將檔案工作各部門緊密聯系起來，構建檔案管理部門與歸檔單位各司其職、密切配合的二級工作網絡，實現學生檔案信息的共建、共享、共用。

堅決落實“雙套制”，解決紙質檔案備份難題。鑒于學生檔案的特性和我國檔案系統的信息化水平不一，學生檔案仍以紙質檔案為主，因此實行學生檔案信息化建設并不是要摒棄紙質檔案，而是要彌補紙質檔案難以長期保存的問題。在學生檔案信息化初期建設中，實行線上采集檔案數據信息或掃描全文圖像、線下紙質歸檔的“雙套制”，實現紙質檔案和電子檔案的優勢互補。

加強隊伍建設，培養檔案信息化專門人才。檔案信息化建設需要一批既熟悉檔案業務又有一定信息素養的復合型人才。首先，通過完善檔案系列職稱評定體系，穩定檔案工作隊伍，鼓舞更多的人投入到檔案工作中來。其次，加強檔案部門與信息技術部門的合作，利用高校的人才和技術優勢提高檔案從業人員的信息化水平。再次，實施“走出去”戰略，可以通過外出交流學習、參加檔案研討會等途徑，提高檔案從業人員的信息素養與信息化綜合水平。

2.學生檔案信息化建設的目標和方向。綜合學生檔案工作的實際與用途，我院學生檔案信息化建設的目標應是全面深化學生檔案工作與信息化的融合發展，搭建基于AIC系統的學生檔案管理平臺，建立學生檔案數據庫，并致力于將其打造成學生綜合信息資源庫，為學院各項學生工作的開展提供第一手的憑證資料和決策依據，實現檔案價值。

學生檔案信息化建設應牢牢把握“服務”方向。我國著名的檔案學家吳寶康教授曾說過：“檔案必須利用，通過利用來充分發揮其作用，實現檔案的自身價值。”我院學生檔案信息化建設工作應將出發點與重心落在為檔案用戶提供“利用需求”服務這一層面。比如實現學生信息查詢的“一站式”服務，綜合檔案信息數據分析特殊學生群體（如心理困惑型、學習困難型、經濟困難型、單親或孤兒、違紀學生、生理缺陷、網絡成癮、逃課、戀愛等）產生的根源、預估發展方向，為學生工作開展提供憑證與決策依據;利用網絡服務的快捷與便利，提供遠程檔案利用服務等，異地檔案用戶只需輕擊鼠標，按要求輸入相關信息或提交掃描件，就能輕松完成檔案查詢與轉遞。

三、學生檔案信息化建設的意義

基于AIC系統平臺學生檔案管理系統的建立，對于完善檔案工作流程，實現檔案信息化有著積極的促進作用。

實現檔案“收集”智能化。通過前端控制理論，在學院AIC系統平臺提前預設“歸檔要求”與“歸檔期限”，從源頭把控檔案材料的生成質量，實現檔案信息的按時按質歸檔。

實現檔案“管理”規范化。通過建立檔案“管理”部門與“收集”部門（單位）的二級管理體制，明確各部門的歸檔范圍、工作職責，實行實時更新與定期移交，構建共建共享共用的檔案工作網絡。

實現檔案“利用”網絡化。通過內網實現學生信息資源的校內共享共用;通過外網實時網絡遠程服務，提供檔案去向查詢和檔案郵寄業務的網絡化，使得異地檔案用戶只需按照網頁提供相關信息即可輕松辦理檔案業務，方便快捷。

實現檔案“保管”電子化。紙質載體固有的保存期限難以實現長期保存，通過信息化建設，對遺留學生檔案材料、學籍卡和成績單進行全文圖像掃描，解決檔案備份難題。

四、當前我院學生檔案信息化建設存在的困難與解決方法

目前，我院的學生檔案信息化建設處于初級建設階段：2019級新生的檔案數據庫已經初步建立，畢業生成績單打印模板已經確定。但是檔案信息化建設仍存在以下四個方面問題。

學籍卡問題，指AIC系統中的學籍訪問權限、照片粘貼問題以及獎懲信息、獎助學金情況、學籍異動如何在學籍卡中體現、學籍卡的打印與歸檔問題，接下來將由檔案管理部門與教務、信息中心、各教學系部、AIC系統開發者等商定。

信息安全問題，學生檔案涉及學生的隱私，在信息采集和利用過程中應遵循保密性原則;對于不同的用戶，其開放的程度和內容應根據實際情況而定;數字信息的長期保存與信息安全問題等。

軟硬件投入不足問題，希望學院在政策、預算經費、信息化設備配置、辦公用房、人員配置等方面給予更大支持。

全員檔案意識有待加強的問題，一來在國際檔案日、新生入學教育、畢業季加強檔案宣傳;二來促進檔案信息資源開發，實現檔案價值，突出檔案工作的重要性。

五、結語

在我院學生檔案信息化建設的基礎階段，工作的重點應在于制度建設、檔案信息安全問題、前端控制理論下檔案工作的規范化程度、檔案實體工作如何開展等問題。然后應逐步將工作重點轉移到檔案制度的執行力度、如何通過檔案編研與宣傳體現檔案的“育人”功效、如何通過檔案利用價值的挖掘提升檔案地位等問題上來。

參考文獻

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