大數據時代的“檔案+”思維賀興義

摘 要? 大數據時代的到來給檔案工作提出了新的挑戰，但同時也帶來了新的發展機遇。檔案工作需要在新的背景下實現創新發展，就必須堅持“檔案+”思維，緊跟時代潮流，充分運用新技術、新方法，主動對接社會新需求，從而實現新的發展。

關鍵詞? 大數據 檔案 創新 思維

中圖分類號 G271 文獻標識碼 A 收稿日期 2019-12-26

Abstract The arrival of the era of big data brings not only new challenges but also new development opportunities to archival work. Archival work needs to achieve innovative development in a new context， so we must adhere to the thinking of "archives +"， keep up with the times， make full use of new technologies and methods， and take the initiative to meet the new needs of the society， so as to achieve new development.

Keyword big data; archives; innovation; thinking

大數據時代，社會活動必將呈現出新的方式和特點，檔案管理活動也不例外。這就需要我們緊密結合發展潮流，深刻理解大數據帶來的挑戰，不斷革新檔案工作的形式內容、技術手段、工作范圍、方法理念等，樹立以創新驅動發展的“檔案+”思維，主動融入大數據時代。

一、“檔案+”本質上是一種創新現象

大數據時代，數據成為一種重要的基礎性資源，“其價值堪比黃金”，“是未來的新石油”。未來的社會是數據驅動下的創新型社會，通過對數據進行采集、存儲和分析，從而發現新知識、提升新能力、創造新價值。因此，大數據將成為競爭力的來源，誰能更充分地掌握和運用大數據，誰就將在競爭中占據主動。

檔案是重要的數據。一方面，檔案作為重要的信息資源，是序化程度高的優質數據，是整個社會大數據的重要構成，并且具備獨特的優勢。另一方面，檔案行業擁有社會經濟發展最真實、最全面、最權威、最豐富的數據資源，類型多、體量大、價值高，形成了一個專業大數據，稱為檔案大數據。

大數據時代，檔案管理的挑戰在于兩個方面：一是組織內部自身信息化程度增加，檔案來源途徑多樣、電子化比率升高、非結構化類型增多;二是組織外部數據環境的變化，如自媒體的繁榮產生了巨量數據，使檔案社會化服務能力要求更高。因此，檔案工作不再是傳統的“埋首故紙堆、枯坐冷板凳”狀態，而是需要運用大數據的思維來指引行業發展，用大數據及相關技術來開展業務工作。一方面，要充分發揮檔案的優質數據屬性，把檔案作為大數據的有機構成“+”到需要它的事物中去，形成“檔案+”;另一方面，要把檔案作為一個行業大數據看待，建成和優化檔案大數據基礎平臺，不斷增強自身能力建設，形成檔案管理增強版的“檔案+”。

無論是何種“檔案+”，歸結起來都是將檔案作為一種數據資源來管理、建設和應用，是一種以數據為主要驅動力的創新行為。這代表的是一種新的理念，以數據為基本要素，以新的信息技術為手段，充分挖掘數據價值，實現讓數據說話、用數據決策和管理，從而總結新規律、構建新模式、創造新價值、形成新常態。

大數據時代的“檔案+”，實質上是檔案工作充分利用互聯網、云計算、物聯網、大數據等新興技術，在加強檔案自身能力建設的同時，轉變觀念，培養主動服務意識，釋放檔案數據紅利，為其他行業發展提供數據支撐和知識服務，從而形成創新、協調、開放、共享的發展新格局。

二、“檔案+”思維內涵

1.數據化思維。在大數據時代，檔案管理工作的對象不再局限于紙張、磁帶、膠卷、光盤等靜態實物載體，而是擴展到動態的社會現象，用數據化思維把這種社會現象轉換成數據，并且可以被量化分析。在這種動態過程中形成了反映社會現象的數據流，其中具備客觀性、真實性、原生性并且具有保存價值的數據流，便成為檔案數據流，成為檔案管理工作的主要對象。數據化思維使檔案管理活動從重結果向重過程轉變，不僅是將社會活動的結果納入檔案管理，而且要主動介入，把檔案思維加到社會活動過程中去，對動態過程中形成的數據流進行規整。

2.開放共享思維。大數據時代的到來打破了信息壟斷格局，也將消除信息孤島，使開放共享思維深入人心，這一思維也必將成為新時代檔案工作新思維的核心理念之一。一方面，“檔案+”需要將檔案加到需要它的事物中去;同時，檔案工作也需要其他行業領域的支撐配合。只有在融合中才能發揮檔案數據流的價值，也只有在融合中才能擴大檔案數據流的來源，從而形成“你中有我、我中有你”的開放共享局面。

3.用戶思維。大數據時代，信息不對稱現象將大大減弱，用戶獲得更大的話語權。檔案服務應當改變“你來我查”的傳統服務理念，樹立“投其所好”的主動服務意識，以用戶的個性化需求為導向，主動采集和分析用戶基本信息、檢索習慣等，預測用戶潛在的檔案信息需求，主動推送，及時、準確地提供所需要的信息，實現“信息+解決方案”的一站式服務。只有牢固樹立用戶思維，才能使檔案工作受社會重視，被公眾認可，才能順應大數據發展的時代潮流，不至于被越來越邊緣化。

4.知識管理思維。大數據時代，數據的價值不在于它本身，而在于使用價值，即通過集成、分析與挖掘等手段對大量數據進行處理，從而發現新知識、創造新價值。“檔案+”思維指引下的檔案工作重點不在于歸檔保存多少數據，而在于運用大數據技術對數據進行分析后獲得信息，通過對信息進行加工后形成知識，通過對知識的運用而啟迪智慧。檔案管理不僅僅是信息共享，而是信息價值共享，只有用知識管理的思維來指導檔案工作，才能真正發揮檔案“了解過去、把握現在、預知未來”的作用。

三、“檔案+”思維下檔案工作變革思路

“檔案+”思維下檔案工作變革涉及方方面面，最基礎的是需要樹立新的檔案價值觀念，在新觀念的指導下，不斷革新檔案工作的對象和流程，不斷運用新技術拓展檔案服務方式，開展檔案專業教育，提升全社會檔案工作能力和服務水平，使檔案工作切實為社會發展提供知識服務和智力支持。

1.數據共享，交叉融合。大數據時代，數據收集是一種意識，數據管理是一種技術，數據共享是一種態度，而檔案的價值與作用就在于數據共享，實現跨部門數據資源共享共用，與其他行業交叉融合，從而發揮提供知識、輔助決策的功能，創造出新的價值。

（1）加強檔案數據共享技術標準建設。大數據背景下信息類型是豐富多樣的，信息產生的方式是千差萬別的，因此所收集的檔案數據在格式、名稱、代碼、單位、編碼、質量等方面各不相同，這對實現信息共享產生了嚴重的阻礙。同時，不同的檔案部門在檔案數據管理系統、規范、操作規程等方面也有很大不同，這也使檔案數據在行業內共享存在很大難度。為了破除這些障礙，必須建立一整套數據共享技術標準，對檔案數據的名稱、格式等進行統一，方便檔案數據在不同部門、不同單位、不同行業間交流共享。

（2）加強檔案數據共享政策法規建設。大數據對檔案行業帶來的沖擊是前所未有的，在數據共享方面，一方面是社會公眾對檔案信息共享的迫切需要;另一方面是檔案信息掌管部門不愿共享、不敢共享、不能共享而無法滿足社會的需求。因此，必須建設一系列政策法規制度，既要推動檔案數據向公共開放，在共享中發揮其價值，又要充分保護諸如隱私權、知識產權等一系列合法權益，保障檔案數據共享的可控性與合法性。

（3）加強檔案數據共享平臺建設。建立一個強大而穩定的檔案數據共享平臺是大數據時代實現數據共享與交叉融合的必要條件。檔案部門應當應用云計算相關技術，建立數據開放共享的“檔案云”平臺，各級各類檔案部門將檔案數據存儲在“云服務器”中，實現異地存取。各個檔案部門根據實際情況規定相關數據的權限，可以進行館際共享，也可以設置特殊的訪問權限。檔案數據共享平臺通過可以開放的檔案數據與電子政務網或者互聯網，實現檔案數據的社會共享。

2.擴大對象，強化職能。傳統的檔案管理工作主要針對的是紙介質、磁介質等物理介質載體形成的檔案材料，管理的重點多是保障檔案實體的安全。大數據時代的到來改變了檔案工作的方式和內容，擴大了管理對象，強化了管理職能。

（1）視野開闊、兼容并包的檔案管理新思維。傳統理念下，檔案管理的對象是檔案。因此，判斷文件材料是否屬于檔案成為檔案管理工作的起點。隨著大數據時代的到來，檔案管理應當擴展視野，勇于跨界，除將傳統定義上的檔案納入管理的核心范疇外，還應將檔案定義范疇之外的于本單位有利用價值的一切資料納入管理，使之成為檔案大數據的補充資源，從而更充分地發揮檔案部門信息中心的功能。此外，檔案管理部門也應當加強與其他部門的溝通，與本單位的業務部門、信息化部門、保密管理部門等形成業務、專業、技術、監督合作交融的檔案協同管理體系。

（2）存量數字化、增量電子化的檔案資源建設新策略。大數據時代，檔案管理的重心在于開放利用，充分發揮檔案的價值。存量數字化、增量電子化的檔案資源建設策略是適應時代發展的需要，也是新時期檔案管理部門的新職責。在對存量檔案進行數字化過程中，不僅僅局限于掃描、掛接等常規動作，而且要通過大數據相關技術將其轉化為可供機器識別、管理和提供利用的檔案數據流。在大數據時代背景下，應當以數據思維重新定義檔案工作的價值，將檔案管理的重心從“管”向“用”轉移，強化檔案工作的服務職能。

（3）知識管理、智能服務的檔案服務新理念。一直以來，館藏數量成為衡量檔案工作成效的最重要指標，而將館藏轉化為知識的能力卻嚴重不足，從而導致檔案館雖坐擁豐富的信息資源，卻在信息時代不斷地被邊緣化。大數據時代的到來，檔案數據成為一種基礎的資源，需要發揮其價值協同解決社會各領域的問題，以知識管理的理念和技術來管理檔案，提供解決問題的智慧和方案。因而，運用大數據技術分析大量檔案數據潛在價值的能力將成為衡量檔案工作發展水平的新標準，對檔案數據的分析與處理也必將成為檔案部門的主要業務。

3.開放共享，優化流程。傳統理論指導下的檔案工作分為六個環節：收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用，屬于閉合式的管理流程，所有工作都在特定的工作場所（檔案館、檔案室）、由特定的工作人員（檔案工作人員）來完成。而大數據時代的到來，這種管理流程已不能適應社會發展，需要作出相應的改變。

（1）擴展來源，主動搜集檔案材料。檔案收集一直是檔案工作存在的難題。在大數據時代，需要對傳統的“坐等上門”的收集理念進行變革，更需要主動出擊，搜集各類檔案材料。一是要加強部門檔案移交制度，通過考核、獎懲等方式激發業務部門檔案移交的積極性與主動性。檔案部門要切實加強指導，建立健全操作性強的檔案收集移交指導方案，使業務部門檔案人員明白收什么、怎么收。二是要建立系統推送的自動歸檔平臺，與單位辦公平臺對接，使檔案在形成之時實現即時歸檔，自動歸集。三是要建立開放搜集平臺，檔案人員通過平臺主動采集視頻、音頻、圖像、數據庫表等非結構化、半結構化數據，同時也支持網絡用戶分享或上傳相關資源，通過分析、處理后成為檔案信息資源。

（2）與時俱進，創新檔案業務環節。大數據時代，檔案管理業務工作中除了要做好檔案的整理、分類、著錄、標引等基礎性工作外，還必須結合現代信息技術展開創新管理活動。要充分運用物聯網、云計算、大數據等新技術，在數據收集、存儲、分析、挖掘等方面做文章，實現館藏數據、運營數據、用戶行為數據智能存儲和分析。通過對海量數據的智能統計和挖掘，從而掌握用戶重點關注資源，提升館藏資源的利用價值。利用傳感技術、智能技術實現對檔案、庫房等對象及其運行狀態的自動、實時、全面感知與控制，提升運營管理效率。

（3）開放共享，建立分享服務模式。利用是檔案工作的目的，也一直以來是檔案管理流程中頗有難度的環節。在大數據時代，傳統的“你來我查”的服務模式將面臨巨大挑戰，而分享服務模式將發揮越來越重要的作用。檔案部門要挖掘和分析用戶行為數據和利用訴求，通過網絡、移動技術實現無處不在的網絡互聯服務和無時不在的數據智能融合服務，通過智能挖掘檔案數據資源、自動整合相關數據資源進行推送服務，并建立用戶互動的渠道，讓用戶參與到服務中來，使每一個用戶在獲得所需的數據資源后，又成為其他用戶的潛在服務提供者。

4.協調技術，無“微”不至。大數據技術的發展帶來信息環境的深刻變化，信息媒介、信息內容都趨向微型化，人們的信息獲取和閱讀方式也發生了巨大改變，越來越習慣使用手機、平板電腦等便攜設備獲取各類資訊。檔案服務也必須順應這種發展趨勢，強化社會化服務理念，運用新的服務技術與手段，滿足用戶的各種需求。

（1）服務形式微型化。傳統的檔案服務是以“大”而“全”為指導思想的，以檔案部門為主體的大眾的、普適的服務，其典型特點是“我提供什么，你就接受什么”。但在大數據環境下，用戶的需求呈現多樣化、個性化特點，檔案服務應當以用戶為主體，精確分析用戶需求，建立微型化、便捷化的服務機制，通過微信、微博、微電影、短信、彩信、APP等自媒體提供個性化的檔案信息服務，形成一種“你需要什么，我就提供什么”的服務模式。

（2）服務對象泛在化。一直以來檔案服務的對象多數是本單位人員或者檔案相關者，并且存在實體的身份認證。在大數據時代，檔案部門應當在合法的條件下，最大限度地擴展檔案服務范圍，將服務延伸到更多的用戶，特別是網絡用戶。逐漸破除時間、空間和身份的限制，將任何具有潛在檔案信息需求的用戶都當成服務對象，并根據他們的多元化需求提供個性化的檔案信息服務。

（3）服務過程嵌入化。大數據時代的到來深刻改變了人們獲取信息的方式，“碎片化閱讀”成為典型的信息獲取形式，呈現出“短、平、快”的特點。檔案部門應當充分調研和深入分析用戶的信息需求，將檔案信息服務無縫嵌入到用戶的工作、學習、生活中，為用戶利用檔案信息提供便利條件，使用戶能突破時空的限制，隨時隨地的獲取所需求的檔案信息，形成一種“用戶在哪里，服務就在哪里”的良性互動服務。

5.面向應用，拓展教育。任何時候，人才都是推動變革的關鍵。大數據時代的“檔案+”思維實現需要一大批各類專業人才，這對檔案專業教育提出了更高要求，需要在面向應用的基礎上，不斷拓展檔案專業教育領域。

（1）培養大數據專業人才。大數據需要新的專業人才，他們將擔任大數據分析和預測的評估專家。作為信息儲量巨大的檔案部門來說，更是需要一批專業的大數據人才來推動檔案工作與時俱進的發展。通過對檔案大數據進行分析和整合，才能真正破解檔案如何在新時期繁榮發展的難題。大數據專業人才的培養是檔案專業教育的重要方面，需要培育一批擁有互聯網思維、大數據思維的人才，打造大數據專業技術生態，實現共同進步。

（2）培養跨界復合型人才。大數據時代的檔案工作需要既懂大數據相關技術，又懂檔案業務的復合型大數據人才，從而實現扎根于檔案行業、綜合運用大數據相關技術解決檔案發展難題，促進檔案行業發展。大數據人才是多學科交叉型人才，不是某一個學科能夠單獨培養的，因此需要計算機科學、數學、統計學等多學科共同參與，形成多學科協同的跨界復合型人才培養體制。

（3）培養應用創新型人才。一般情況下，在普通高等學校的人才培養中，很難培養出實用的大數據分析人才。大數據時代，檔案專業教育應當與社會需求相結合，注重實踐環節，形成一個“政、企、產、學、研”一體的人才培養平臺，利用這個平臺，加強人才的創新意識培養和專業技能實踐鍛煉，不斷解決大數據發展過程中遇到的實際問題。

大數據時代不是“檔案+”面臨的第一個挑戰時代，也不會是最后一個。在技術與社會互動、進步的長途中，“檔案+”會面臨一個又一個類似的時代。靜觀其變只會讓檔案愈發遠離民眾，以動制變才能讓檔案與時代同行。但“變”的第一要義是必須以“檔案”為基，所“+”內容為形，如此才不會被大數據淹沒。

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