貫徹《機關檔案管理規定》扎實推進省直機關檔案基礎業務建設

劉薇薇

《機關檔案管理規定》（國家檔案局令第13號）圍繞“變革與轉型、創新與發展”這一主題，提出了新形勢下做好機關檔案工作的新思路、新要求，為機關檔案工作提供了基本遵循，省直機關在貫徹落實過程中實現了檔案工作的不斷發展。現階段，面對機關工作出現的新情況、新問題，省直機關檔案工作要努力在規范化的基礎上實現提質增效。

一、抓緊編制文件材料歸檔范圍與檔案保管期限表

保管期限表作為檔案管理中收集、歸檔、鑒定、銷毀工作是否合法的重要依據，是開展業務工作的重要參考，各單位要充分重視其編制工作。

首先，要明確工作要求。按照《機關檔案管理規定》第四章二十八條規定，“機關應當編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表（以下簡稱《保管期限表》），經同級檔案行政管理部門審查同意后施行。”對于編制《保管期限表》在《中共遼寧省委辦公廳關于做好省級機構改革涉及部門和單位檔案交接管理的意見》（廳秘發〔2018〕131）中已經提出了相關要求，各單位要遵照執行。

其次，明確工作任務。不僅新組建或新成立的單位需要進行編制，內部機構或工作職能發生變化的機關單位也應當及時修訂新《保管期限表》，經重新審查同意后施行。

三是編制范圍的變化。《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局令第8號）要求各單位編制文書檔案保管期限表，而《機關檔案管理規定》規定編制的是檔案保管期限表，檔案門類從文書擴展到業務、科技等各個門類，人事、會計文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限從其專門規定。此外，還需要明確的是機關所屬機構文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表報機關審查同意后施行。

二、把握時間節點做好疫情防控檔案的整理與移交

按照國家檔案局做好新冠肺炎疫情防控期間檔案工作的各項要求，現階段各責任單位要把做好疫情防控檔案工作作為一項重要工作來落實。疫情防控工作涉及到社會方方面面，同樣，疫情防控檔案形成領域十分廣泛，其責任部門分為常設機構和疫情防控臨時機構，疫情防控檔案要按照要求在責任單位全宗號后加“·XG”設置全宗進行管理。責任部門要按照新冠肺炎疫情防控文件材料歸檔范圍進行材料收集，對照相應門類檔案整理規則對疫情防控檔案開展組件、分類、排列、編號、編目等整理工作，并進行歸檔和數字化。基于檔案來源等多方因素考慮，疫情防控檔案在歸檔后有兩種不同流向，一種是單位在疫情防控工作中形成的檔案向本單位綜合檔案室移交，另一種是臨時機構將疫情防控工作中形成的檔案統一向省檔案館移交。原則上，各責任單位要在9月1日前將7月31日前形成的檔案，向省檔案館進行移交。無論是內部移交還是向省檔案館進行移交，各責任單位要確保檔案資料齊全、完整、準確、系統、安全。同時，為在省檔案館建立疫情防控專題檔案，豐富檔案資源，各責任單位向省檔案館移交的檔案除移交原件外，還要將檔案的數字化成果一并移交。對按照《中華人民共和國保守國家秘密法》的規定，無法進行數字化的檔案，各責任單位則需要向省檔案館提交專題目錄并對具體情況進行書面說明。

三、繼續開展機關檔案業務建設評價

近年來，省檔案局通過開展檔案執法檢查和日常指導等多種手段來提升省直機關檔案工作水平。目前，省直機關檔案工作總體處于健康有序發展狀態，但面臨新形勢下機關檔案工作的新要求，各單位檔案工作仍然存在諸多問題，特別是在貫徹落實《機關檔案管理規定》等方面仍存在薄弱之處。為強化檔案業務建設，夯實檔案基礎工作，加大在關鍵部位補短板工作力度，我們實行以評促建，以評促改的評價機制。遵照執行檔案工作的行業標準，結合我省當前工作實際，編制了《省直機關檔案業務建設評價辦法》。

業務評價辦法具體包含檔案機構與人員、基礎設施與設備、基礎業務建設、檔案開發與利用、檔案信息化建設等五個方面內容，共涉及56個小項目，每個小項都由評價指標、評價內容、評價說明、評價方式等構成。各機關單位要明確自己未來一段時期的工作重點和目標，知道差在哪里，要干什么，怎么干，達到一個什么程度和效果。2018年、2019年，省檔案局組織人員對40家省直及中直駐遼單位進行了檔案業務建設現場評價，并反饋了書面意見。通過評價工作，這些單位對過去三年的工作進行了全面梳理，檔案的整理更加規范，檔案的交接手續更加完善，檔案數字化率更高，檔案的保管條件得到了很大改善。今年，省檔案局指導省農業農村廳開展電子文件歸檔與電子檔案管理試點工作，各單位在進行檔案業務建設的過程中，要進一步推進檔案信息化建設。今年下半年，我們將繼續開展對省直單位的業務評價工作，并適時對評價結果進行通報。

四、按計劃開展對部分單位檔案工作實績考核

按照《2020年省直黨群政法單位規定工作考核評分標準》，對編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，并報省檔案局審查;規范整理2019年形成的各門類檔案，并完成檔案數字化;將本機關保存期滿的檔案向省檔案館移交等工作，省檔案局將采取現場檢查及審查報送材料等方式對36家省直黨群政法單位的檔案工作進行考核。

政府系統雖未納入考核系統，也需要按照要求的三項指標來開展工作。對于檔案已經形成滿20年達到向省檔案館移交年限的單位，要提前與省檔案局聯系，提出移交申請，待省檔案館進行初步驗收后，列入下一年度接收工作計劃，驗收合格后方可進行移交。各單位需要對本單位室藏檔案進行自查，對照相關標準，制定工作計劃，查看整理、數字化、全宗卷編制是否符合要求，做到心中有數。

五、建立完善檔案工作制度

建立健全檔案工作制度。《機關檔案管理規定》第十條：“機關檔案工作的任務是：（一）貫徹執行檔案工作的法律法規和方針政策，建立健全檔案工作規章制度，并將規范檔案全面工作和本行業檔案管理的規章制度報檔案行政管理部門備案”。過去一段時間，省直機關制定檔案工作制度都是單獨性的，比如檔案保管制度、檔案利用制度等等。目前，省生態環境廳等單位正在積極著手制定行業檔案管理制度，在制定過程中遇到問題可以與省檔案局進行溝通，確保制度科學合理，待規章制度制定完成后報省檔案局備案。

檔案統計年度制度。按照《機關檔案管理規定》要求：“機關應當編制檔案工作統計年報、匯總分析當年檔案工作情況形成年度報告、報送統計檔案行政管理部門、上級檔案部門。”檔案事業統計調查工作是關乎檔案事業可持續發展的基礎性工作。當前，省直機關檔案統計工作主要通過填報全國檔案事業統計調查制度中的《檔案室基本情況表》來實施，按照全國檔案事業統計調查制度要求，各單位要認真填寫檔案室的人員、檔案、利用、設施設備、數字檔案室建設等情況。從填報情況來看，凡是基礎工作扎實的檔案室，填報的數據能夠較為全面反映檔案工作各方面實際情況。《檔案室基本情況表》的填報質量從很大程度上反映一個單位檔案工作的整體狀況和檔案人員的工作態度。

年度報告制度。《機關檔案管理規定》第十條：“機關檔案工作的任務是：……（六）接受檔案行政管理部門監督、指導和檢查，執行年度報告制度，……”這是對省直機關檔案工作首次正式提出的工作要求，對于新形勢下機關檔案工作創新監管模式，完善機關檔案監督指導平臺建設有著十分重要的意義。各單位檔案人員要自覺樹立做好檔案工作的意識，適應省直機關檔案工作的新監管模式，在每年12月20日前，將本單位檔案工作的各方面情況形成報告，報送省檔案局，以便更加有效地開展檔案業務工作。

檔案工作承擔著“為黨管檔、為國守史、為民服務”的職責，廣大省直機關檔案工作者要不斷增強做好檔案工作的政治責任感和歷史使命感，牢記檔案工作者的初心，在實際中做好服務。各部門要對標看齊，切實做好檔案收集和利用工作，將貫徹落實黨的十九大和十九屆二中、三中、四中全會精神的激情和干勁轉化為推進全省檔案事業創新發展的蓬勃力量。