大數(shù)據(jù)背景下養(yǎng)老機構(gòu)民生檔案管理研究

[摘 要]隨著人口老齡化的迅速發(fā)展，社會化養(yǎng)老已經(jīng)是社會共同面臨的一個新的問題。筆者對一個養(yǎng)老機構(gòu)進行調(diào)查，發(fā)現(xiàn)了養(yǎng)老機構(gòu)的養(yǎng)老業(yè)務(wù)檔案存在保存不健全的問題，首先需要民生檔案提供一定的服務(wù)，然后養(yǎng)老機構(gòu)依據(jù)民生檔案提供的檔案資料補充自身業(yè)務(wù)檔案，以此證明了推進民生檔案的管理迫在眉睫，探討在大數(shù)據(jù)背景下利用網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)平臺使民生檔案的價值在社會養(yǎng)老服務(wù)中實現(xiàn)的途徑和方法。

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù);養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu);民生檔案;檔案管理

[DOI] 10.13939/j.cnki.zgsc.2020.20.195

聯(lián)合國認為，如果一個國家60歲以上的老年人口達到總?cè)丝跀?shù)的1%，或者65歲以上老年人口占人口總數(shù)的7%以上，那么這個國家就已經(jīng)屬于人口老齡化國家。截至2018年年底，我國60周歲及以上人口24949萬人，占總?cè)丝诘?7.9%，其中65周歲及以上人口16658萬人，占總?cè)丝诘?1.9%。中國人口老齡化的迅速發(fā)展將對社會化養(yǎng)老造成廣泛而深遠的影響。

隨著生產(chǎn)力的高速發(fā)展，服務(wù)性行業(yè)日漸增多，老年人的贍養(yǎng)已慢慢由家庭轉(zhuǎn)向社會。社會化養(yǎng)老即老年人的贍養(yǎng)方式由家庭轉(zhuǎn)向社會成為了社會發(fā)展到一定階段的必然的歷史產(chǎn)物。養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)針對不同類型的老人，能夠提供全面的養(yǎng)老服務(wù)。而養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下充分利用并管理好民生檔案成為了更好地服務(wù)老人的基本保障。

1 養(yǎng)老機構(gòu)建檔情況調(diào)查

現(xiàn)對一所集教學、頤養(yǎng)、保健、娛樂、康復(fù)、休閑為一體的養(yǎng)老機構(gòu)進行調(diào)查，已入住285位老年人，男性130人，女性155人，平均年齡達73歲，其中有25人生活無法自理。這所養(yǎng)老機構(gòu)在老人入住時對其身體狀況、需服藥情況和子女聯(lián)系方式進行了登記歸檔，在養(yǎng)老機構(gòu)療養(yǎng)期間會提醒普通老人按時吃藥，但只對高危病癥老人進行了完整的看護情況登記。

2 養(yǎng)老機構(gòu)需要利用民生檔案來提供更好的服務(wù)

檔案是人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。民生檔案顧名思義就是與人民息息相關(guān)的檔案，即與民生相關(guān)的戶籍、房產(chǎn)、醫(yī)保、醫(yī)療、養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、商業(yè)保險、社保、住房公積金、銀行貸款等都可以稱為民生檔案，這些檔案還分為電子檔案、紙質(zhì)檔案、文字檔案、圖像檔案、照片檔案、錄音檔案等。因此民生檔案是個相當大的范疇，民生檔案的種類多達80余種，涉及20多個政府運作系統(tǒng)，而養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)需要利用的民生檔案則包括戶籍檔案、養(yǎng)老保險檔案、醫(yī)療保險檔案、社會救助檔案、房地產(chǎn)檔案、醫(yī)療檔案等。老人最原始最真實的民生檔案如果在養(yǎng)老機構(gòu)沒有收集、建立和完善，則無法讓養(yǎng)老機構(gòu)對老人開展全方位的看護和照顧。

2.1 戶籍檔案

戶籍檔案能夠客觀的提供家庭成員信息，到社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)療養(yǎng)的老人有的是子女在外地工作無人照看的，有的是子女工作繁忙不愿增加負擔的，有的是子女多卻都推三阻四不愿照看的，還有的是身體很差無法自理需要醫(yī)養(yǎng)結(jié)合的。通過戶籍檔案社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)能夠更加真實地了解老人的家庭狀況，進而知道老人來到養(yǎng)老機構(gòu)的真實原因，與老人進行有效的溝通交流，讓他們對于來到養(yǎng)老機構(gòu)有一個客觀而全面的認識，使他們能夠欣然接受這樣的安排，不至于有被遺棄、被嫌棄、被拋棄的顧慮。

2.2 養(yǎng)老保險檔案

養(yǎng)老保險檔案中記錄著參保單位或個人的具體情況，接受社會養(yǎng)老福利和各項社會保險經(jīng)辦領(lǐng)域活動的真實記錄。[1]養(yǎng)老保險檔案是享受社會保險福利的憑據(jù)，能夠直觀地反映人們退休后的收入狀況。社區(qū)養(yǎng)老機構(gòu)不是社會福利機構(gòu)，因此到這里來養(yǎng)老的人都需要繳納一定的費用。而養(yǎng)老機構(gòu)可以根據(jù)養(yǎng)老保險檔案來初步確定一個養(yǎng)老方式，如住單間還是多人間，是普通膳食還是專業(yè)膳食，是普通陪護還是專人看護等。

2.3 醫(yī)療保險檔案

醫(yī)療保險檔案是針對因疾病產(chǎn)生治療費用對應(yīng)給予經(jīng)濟補償?shù)囊豁棻ｋU檔案，包括基本醫(yī)療保險檔案、意外傷害醫(yī)療保險檔案、大病醫(yī)療保險檔案、社會醫(yī)療保險檔案、手術(shù)醫(yī)療保險檔案等多種。醫(yī)療保險檔案記錄了從參保到享受醫(yī)保的各種待遇[2]，它能在老人遭遇意外傷害、普通病癥或大病需住院治療甚至做手術(shù)治療時直觀的體現(xiàn)老人的就醫(yī)保障能力。一旦出現(xiàn)各種不同情況下產(chǎn)生的需送院就醫(yī)的情況時，醫(yī)療保險檔案中的資料能夠幫助養(yǎng)老機構(gòu)工作人員準確判斷應(yīng)該送什么樣的醫(yī)院醫(yī)治，住什么檔次的病房，用什么等級的藥物。既要保證有充足醫(yī)療保險金患者的舒適度，又要讓沒有足夠醫(yī)療保險金的患者在自身承受能力范圍內(nèi)得到最好的醫(yī)治。

2.4 醫(yī)療檔案

醫(yī)療檔案能夠真實且完整地反映一個人的身體狀況，可以讓人很直觀地了解每人已經(jīng)治愈的病癥、現(xiàn)在仍未治愈的病癥、藥物過敏情況等。老年人的身體健康狀況普遍退化且大多患有慢性疾病，看病住院的頻率越來越高[3]，醫(yī)療檔案既可以讓養(yǎng)老機構(gòu)針對每個老人的實際情況提供各自所需的檢查和服務(wù)，也可以在老人出現(xiàn)緊急狀況需送院就醫(yī)時讓醫(yī)院正確且及時的用藥救治。

3 養(yǎng)老機構(gòu)需要利用民生檔案提供相關(guān)資料，健全完善養(yǎng)老檔案歸檔范圍

養(yǎng)老機構(gòu)檔案是新的專門檔案，指由養(yǎng)老機構(gòu)產(chǎn)生的具有保存價值的原始記錄，包括文字、聲像、圖表及其他各種載體的文件，具有憑證和參考作用，它屬于民生檔案。[4]針對養(yǎng)老人員需建立完整養(yǎng)老檔案，包括個人的基本信息、子女聯(lián)系方式、體檢醫(yī)療記錄、護理記錄、就醫(yī)記錄等。養(yǎng)老機構(gòu)檔案應(yīng)以個人為單位立卷歸檔，歸檔范圍除上述在養(yǎng)老機構(gòu)產(chǎn)生的檔案內(nèi)容外，盡可能將個人保存在其他政府部門系統(tǒng)的民生檔案補充全面，必要的時候方便提供利用。

4 有力推進全社會民生檔案綜合管理，提升養(yǎng)老機構(gòu)服務(wù)質(zhì)量

4.1 加大民生檔案知識宣傳、提升全民的檔案意識

現(xiàn)階段民生檔案工作的宣傳力度不大，導致全民檔案意識欠缺，要提升人們的民生檔案意識就必須大力宣傳民生檔案管理工作，首先要讓人們了解什么是民生檔案，其次要告訴人們民生檔案大致有哪些種類，進而熟悉與人們息息相關(guān)的民生檔案有哪些，然后掌握這些民生檔案的作用和價值，最后來達到提升民生檔案意識的目的。特別是要增強民生檔案工作中領(lǐng)導干部的意識，讓他們感受檔案工作的艱辛、重要、無私，促使領(lǐng)導干部積極推動檔案人員的工作。

4.2 健全民生檔案管理隊伍、強化檔案管理的培訓

隨著社會的不斷發(fā)展與進步，檔案的重要性已慢慢被人們所知曉，檔案工作也漸漸受到了各級單位和部門的重視，但是檔案工作的發(fā)展步調(diào)并沒有跟上時代的步伐。要實現(xiàn)檔案的價值需配備專門的檔案管理人員，建立專門的檔案管理體系，使檔案管理的培訓成為常態(tài)化，讓他們有晉級空間，使他們能在自己的工作崗位上有所想、有所依、有所盼。

4.3 完善民生檔案管理制度、追究歸檔不力的責任

涉及民生檔案的各個單位都有自己的檔案管理制度，制度中詳細說明了檔案歸檔的時間、歸檔的范圍、歸檔的要求、檔案的保密制度、檔案的保管期限、檔案的查閱制度、檔案人員的崗位職責等。正所謂“功必賞，過必罰”，大部分檔案管理制度中只要求檔案管理人員做什么、怎么做，但是沒有明確規(guī)定不做或者做錯的處罰制度，導致了有些檔案管理者不求有功但求無過以及得過且過的心態(tài)，致使檔案管理工作不能穩(wěn)步提高。因此要完善檔案管理制度，將歸檔不力的處罰條例寫入制度，用制度管人，按制度辦事，用壓力激發(fā)動力，使完整歸檔成為一種習慣。

5 民生檔案的價值在社會養(yǎng)老服務(wù)中實現(xiàn)的途徑和方法

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，智能軟件及平臺使得數(shù)據(jù)共享成為可能，并且越來越快捷方便。養(yǎng)老機構(gòu)應(yīng)與政府相關(guān)部門系統(tǒng)通力合作，整合各項民生檔案信息，打造民生檔案數(shù)據(jù)共享平臺，充分發(fā)揮民生檔案的作用[5]，使民生檔案信息得到充分的利用，起到來源于民生、服務(wù)于民生、為人民服務(wù)的最終目的。

5.1 建立基于養(yǎng)老服務(wù)的民生檔案數(shù)據(jù)平臺

2016年12月7日印發(fā)并實施的《國務(wù)院辦公廳關(guān)于全面放開養(yǎng)老服務(wù)市場提升養(yǎng)老服務(wù)質(zhì)量的若干意見》中指出打通養(yǎng)老服務(wù)信息共享渠道，推進社區(qū)綜合服務(wù)信息平臺與戶籍、醫(yī)療、社會保障等信息資源對接，促進養(yǎng)老服務(wù)公共信息資源向各類養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)開放。這就是為促進養(yǎng)老服務(wù)業(yè)更好更快發(fā)展，推動數(shù)據(jù)平臺建立的一個經(jīng)國務(wù)院同意提出的指導性意見。為推動社會養(yǎng)老服務(wù)，面對海量的、復(fù)雜的非結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)，單靠人工力量以及單一學科領(lǐng)域的知識是無法將其進行處理的[6]。因此，必須為服務(wù)于養(yǎng)老的民生檔案打造一個數(shù)據(jù)平臺，將每個人與養(yǎng)老有關(guān)的民生檔案進行整合，運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，實現(xiàn)服務(wù)養(yǎng)老的民生檔案數(shù)據(jù)得到智能化整合。

5.2 建立鏈接網(wǎng)絡(luò)方便利用各政府部門系統(tǒng)的各種民生檔案

為了使養(yǎng)老機構(gòu)更好地服務(wù)于老人，服務(wù)于社會，就必須使通過數(shù)據(jù)平臺整合的民生檔案得到充分利用，使養(yǎng)老機構(gòu)能通過數(shù)據(jù)平臺建立的鏈接網(wǎng)絡(luò)方便快捷地調(diào)取老年人在養(yǎng)老期間需要的民生數(shù)據(jù)。養(yǎng)老機構(gòu)從更多的更真實的民生檔案中掌握了老人全方位的情況后，就得知了老人的需求，能為更好地服務(wù)老年人添磚加瓦。

5.3 專人專項管理民生檔案大數(shù)據(jù)

近年來互聯(lián)網(wǎng)和信息行業(yè)的發(fā)展使得大數(shù)據(jù)引起人們的熱切關(guān)注，信息量龐大的民生檔案數(shù)據(jù)平臺，涉及多個政府運作系統(tǒng)，因此必須配備專人并專門進行打理。專人定時將與民生相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)進行整理，如及時歸檔、主動提供利用、編研分析民生檔案相關(guān)內(nèi)容供政府和養(yǎng)老機構(gòu)提供決策參考等。專人還應(yīng)不定期的接受專業(yè)的系統(tǒng)培訓，以便有足夠的專業(yè)能力應(yīng)對各個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)的問題。

人口老齡化越來越嚴重的現(xiàn)今，養(yǎng)老機構(gòu)必須依托政府相關(guān)部門的大力支持，利用大數(shù)據(jù)建立民生檔案數(shù)據(jù)平臺，使信息流通，讓人們對老有所養(yǎng)、病有所醫(yī)建立充分的信心，使人們的生活越來越方便，以維護社會和諧穩(wěn)定，確保國家長治久安、人民安居樂業(yè)。

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[作者簡介] 鄧君汝（1982—），女，漢族，湖南岳陽人，大學本科畢業(yè)，講師，研究方向：檔案管理。