專業(yè)認(rèn)證背景下二級學(xué)院教學(xué)檔案管理工作探究

李洋

（河海大學(xué)，江蘇 南京）

一 引言

工程教育專業(yè)認(rèn)證是對高等教育機構(gòu)設(shè)置的工程類專業(yè)教育制定的專門認(rèn)證。工程教育專業(yè)認(rèn)證旨在保證工程類專業(yè)教育的人才培養(yǎng)質(zhì)量，提升工程類人才對工業(yè)建設(shè)和社會產(chǎn)業(yè)發(fā)展的適應(yīng)程度。2006年，工程教育專業(yè)認(rèn)證的試點工作啟動，受到了國內(nèi)高校的廣泛響應(yīng)。中國民航大學(xué)[1]基于交通運輸專業(yè)工程教育認(rèn)證，提出了采用反向設(shè)計方法構(gòu)建課程體系結(jié)構(gòu)、不斷改進(jìn)課程體系與畢業(yè)要求對應(yīng)關(guān)系和建立基于成果導(dǎo)向的課程達(dá)成度評價方式三種優(yōu)化課程的方法。湖南工程學(xué)院[2]基于工程教育專業(yè)認(rèn)證的電氣工程及其自動化專業(yè)課程體系的構(gòu)建，闡述了課程體系的具體安排，實踐效果良好。南華大學(xué)[3]基于中國工程教育專業(yè)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，重點闡述了實踐課程體系的構(gòu)建，以及本專業(yè)在課程體系改革方面的主要舉措等，為其它院校工科專業(yè)參與工程教育專業(yè)認(rèn)證課程體系構(gòu)建提供了參考依據(jù)。通過工程教育專業(yè)認(rèn)證工作的持續(xù)推進(jìn)，促進(jìn)了專業(yè)和學(xué)科的發(fā)展建設(shè)，提升了高等院校的教育質(zhì)量，提高了我國的工程教育辦學(xué)水平[4,5]。

專業(yè)認(rèn)證的三大先進(jìn)理念分別為：學(xué)生為中心、成果導(dǎo)向和持續(xù)改進(jìn)[6]。其中持續(xù)改進(jìn)機制中的重要組成部分就是教學(xué)過程質(zhì)量監(jiān)控機制。而作為直接記錄教學(xué)過程、教學(xué)實踐活動的教學(xué)檔案，是專業(yè)認(rèn)證中評估學(xué)校教育管理質(zhì)量和教師教學(xué)研究水平的重要依據(jù)。只有對高校教材匯編、典型案例、成績冊、科研成果、社會實踐等大量教學(xué)資料進(jìn)行綜合分析，才能對教學(xué)管理水平給予客觀、公正和全面的評價，才能對教學(xué)過程質(zhì)量進(jìn)行有效的監(jiān)控和反饋。因此，在工程教育專業(yè)認(rèn)證的背景下，教學(xué)檔案工作過程中存在問題和挑戰(zhàn)，完善教學(xué)檔案的建設(shè)和管理具有必要的價值和意義。

二 教學(xué)檔案在專業(yè)認(rèn)證中的重要性

近年來，隨著“雙一流”等學(xué)校學(xué)科建設(shè)的不斷開展，各級各類高校規(guī)模不斷壯大，學(xué)科門類體系不斷完善，二級學(xué)院教學(xué)工作和管理系統(tǒng)逐步完善，二級學(xué)院的教學(xué)檔案工作成為高校教學(xué)檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)[7]。教學(xué)檔案是在教學(xué)研究管理工作中，形成的紙質(zhì)文檔、電子資源、圖片視頻等各類形式并且具有保存價值的文件資料，是教學(xué)過程中教學(xué)方法、教研探究、教學(xué)改革和教學(xué)管理等各個環(huán)節(jié)的記錄[8]。教學(xué)檔案是專業(yè)認(rèn)證工作的重要依據(jù)，是教研過程從計劃實施、信息反饋到管理完善的真實反映，更是專家對于工程教育專業(yè)認(rèn)證考查的重點參考資料。

在專業(yè)認(rèn)證過程中，評估專家一項重要的工作就是通過查閱相關(guān)的檔案材料，全面直觀系統(tǒng)地考察高等院校的教學(xué)條件、教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)效果，從而對相應(yīng)的專業(yè)認(rèn)證指標(biāo)進(jìn)行客觀評價。通過審閱原始教學(xué)檔案，了解學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量，從而做出專業(yè)客觀的認(rèn)證評價。例如說明“教學(xué)建設(shè)與改革”這項指標(biāo)時，學(xué)科發(fā)展階段性的評估材料、課程建設(shè)的申報材料、新增專業(yè)的備案材料等都成為認(rèn)證指標(biāo)的審閱基礎(chǔ)；評價“辦學(xué)指導(dǎo)思想”該指標(biāo)時，通常以辦學(xué)思想規(guī)劃、周期性工作計劃和總結(jié)、典型會議紀(jì)要等作為重要依據(jù)。所以，完整豐富、詳細(xì)有序的原始教學(xué)檔案是專家評估考察時極具說服力的原始證據(jù)，真實體現(xiàn)了學(xué)校和二級學(xué)院的教學(xué)思想和教學(xué)成果，在專業(yè)認(rèn)證中的關(guān)鍵作用是其他基礎(chǔ)資料不可替代的。

三 教學(xué)檔案管理中存在的問題

（一） 重視程度不高，管理職責(zé)不明晰

首先，院系教學(xué)檔案管理的思路不明確、制度不完善，容易造成教學(xué)檔案的管理混亂。未建立清晰科學(xué)的規(guī)范和制度，容易出現(xiàn)責(zé)任規(guī)定不明晰、實際執(zhí)行不到位等現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案記錄不詳細(xì)、歸檔混亂、借還記錄不完整等問題，檔案材料的真實性和原始性難以體現(xiàn)，無法保證教學(xué)檔案的完整性和有序性，不適應(yīng)工程教育專業(yè)認(rèn)證對于原始資料的基礎(chǔ)需要。在二級學(xué)院的實際工作中，教學(xué)檔案工作往往沒有受到足夠的重視，執(zhí)行效率不高、檔案內(nèi)容不完整、管理不規(guī)范是常見的問題，同時對管理過程中的收集、歸檔、查閱等細(xì)節(jié)過程缺少詳細(xì)的規(guī)范，各個環(huán)節(jié)的責(zé)任職能缺少落地，影響了檔案管理的長期高效有序推進(jìn)。因而，正確的檔案管理意識、科學(xué)的規(guī)范制度標(biāo)準(zhǔn)、明晰的管理職責(zé)劃分是提升二級學(xué)院教學(xué)檔案管理工作的重要保障。

其次，二級學(xué)院對于教學(xué)檔案的服務(wù)型價值認(rèn)識和重視程度不夠深刻。從某種程度而言，教學(xué)檔案管理往往只重視材料的收集而忽略了材料的升華，教學(xué)檔案利用不夠深入有效，缺乏總結(jié)反饋機制[9]；只重視材料的收集管理而忽視了材料的服務(wù)性和利用性，多數(shù)檔案歸檔后也基本不再使用和總結(jié)，“重存輕用”現(xiàn)象普遍存在，沒有體現(xiàn)教學(xué)檔案應(yīng)有的實踐價值。如果能積極通過對教學(xué)檔案的總結(jié)反饋，對教學(xué)科研的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行反思，能夠有效發(fā)現(xiàn)教學(xué)實踐中存在的有效經(jīng)驗和潛在問題，得到對課程安排、教學(xué)實施、教師培養(yǎng)等有參考價值的結(jié)論，從而發(fā)揮教學(xué)檔案的價值作用，推進(jìn)教學(xué)檔案質(zhì)量的提升，提高教學(xué)檔案管理的完善，促進(jìn)教學(xué)水平的發(fā)展，推動整個教研工作系統(tǒng)的良性循環(huán)。

（二） 缺少專業(yè)化的檔案管理人員

二級學(xué)院的檔案管理過程中，由于編制缺乏等原因，二級學(xué)院教學(xué)檔案管理人員普遍不是專業(yè)出身，由學(xué)院教務(wù)人員兼任，從而導(dǎo)致檔案管理專業(yè)化水平整體不高。隨著招生規(guī)模的擴大，各高校學(xué)生人數(shù)和教學(xué)班級大幅增加，產(chǎn)生的教學(xué)文件資料數(shù)量呈幾何級數(shù)增長，在人員極度匱乏的前提下，數(shù)量龐大的教學(xué)檔案給管理工作帶來的嚴(yán)峻的考驗，兼職管理人員在歸檔效率和管理能力上不能完全適應(yīng)，非專業(yè)化的檔案管理形式難以滿足教學(xué)檔案管理的實際需要。

同時，學(xué)校對教學(xué)檔案管理人員的指導(dǎo)培訓(xùn)不足，管理人員之間經(jīng)驗交流不順暢，導(dǎo)致檔案管理人員對檔案管理的基本技能缺乏了解，難以適應(yīng)愈發(fā)專業(yè)化、高效化的管理要求，可能會導(dǎo)致檔案收集歸納過程中易出現(xiàn)誤差，例如缺少對原始檔案憑證的收集、檔案內(nèi)容不明確、劃分不合理、檔案材料不規(guī)范、缺少科學(xué)的歸類統(tǒng)計等問題，對于后期材料的升華反饋和學(xué)科專業(yè)的認(rèn)證評估造成了阻礙和影響。在專業(yè)認(rèn)證的背景下，對檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、有序性提出了更高標(biāo)準(zhǔn)，檔案質(zhì)量的不完善無法滿足專業(yè)認(rèn)證的要求。非專業(yè)化或?qū)I(yè)培訓(xùn)不足的人員對教學(xué)檔案管理的實踐改革完善缺乏創(chuàng)新意識，無法應(yīng)對專業(yè)認(rèn)證背景下對檔案管理工作帶來的新挑戰(zhàn)，造成二級學(xué)院教學(xué)檔案質(zhì)量難以提高，教學(xué)檔案管理水平無法提升等問題[10-12]，不利于二級學(xué)院教研管理工作的健康發(fā)展和學(xué)科專業(yè)認(rèn)證的順利進(jìn)行。

（三） 教學(xué)檔案現(xiàn)代化管理程度低

目前高等學(xué)校二級學(xué)院的教學(xué)檔案收集、建立、歸檔幾乎由教學(xué)秘書一人全程承擔(dān)，且?guī)缀蹙鶠榧堎|(zhì)材料，人工操作，加之工作繁多無法及時統(tǒng)計教學(xué)檔案的收集情況，只有教師主動歸檔才會對檔案進(jìn)行統(tǒng)計，而很多老師因重視程度不高或檔案意識淡薄，往往不會主動歸檔或者歸檔材料不完整，從而造成教學(xué)檔案的缺失。目前對于二級學(xué)院教學(xué)檔案的管理，尚未建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，教學(xué)檔案的管理基本人工化[13]，缺乏信息化電子管理系統(tǒng)的支持，檔案管理效率難以提高，無法形成科學(xué)系統(tǒng)的檔案管理體系；同時一旦出現(xiàn)人員崗位調(diào)換，管理工作的正常延續(xù)則存在困難，不利于檔案管理的質(zhì)量保障，難以滿足教學(xué)檔案的服務(wù)型需求。

大數(shù)據(jù)時代的背景下，信息化的管理手段的應(yīng)用是必然趨勢，目前高?；蛘叨墝W(xué)院采用電子現(xiàn)代化平臺進(jìn)行信息管理的應(yīng)用越來越廣泛，可以有效提升學(xué)校事務(wù)管理的高效性和準(zhǔn)確性。因而，教學(xué)檔案管理工作的信息化程度低，會使教學(xué)檔案管理工作難以適應(yīng)教學(xué)工作的發(fā)展和專業(yè)認(rèn)證的高標(biāo)準(zhǔn)需要，難以適應(yīng)學(xué)校或二級學(xué)院整體工作的現(xiàn)代化發(fā)展模式，使得教學(xué)檔案工作在教研系統(tǒng)中的實際價值削弱，不利于二級學(xué)院學(xué)科專業(yè)水平的良性發(fā)展。

四 加強教學(xué)檔案管理的措施

（一） 強化管理意識，規(guī)范制度建設(shè)

思想上，加強教學(xué)檔案管理意識，自上而下各級人員對于檔案的重視程度決定了管理工作的實施進(jìn)程，決定了教學(xué)檔案的最終質(zhì)量，對于二級學(xué)院的檔案管理建設(shè)起到?jīng)Q定性的基礎(chǔ)作用。學(xué)?；蚨墝W(xué)院積極開展對各級教職人員教學(xué)檔案工作重要性的宣傳，增強教職工的教學(xué)檔案意識，切實從專業(yè)發(fā)展和人才培養(yǎng)的角度來認(rèn)識教學(xué)檔案工作的關(guān)鍵作用，形成準(zhǔn)確記錄、主動歸檔的檔案意識和完善保存、專業(yè)統(tǒng)計的管理意識。同時，樹立教學(xué)檔案“存用并重”的管理意識，不僅重視資料的積累和保存，還要加強教學(xué)檔案有效深入的利用[14]，定期進(jìn)行教學(xué)檔案內(nèi)容的總結(jié)升華，將檔案管理中出現(xiàn)的問題和經(jīng)驗及時反饋到教學(xué)和科研的實際工作中，最大程度地實現(xiàn)教學(xué)檔案對于教研工作查漏補缺和優(yōu)化完善的建設(shè)性推動作用，充分發(fā)揮教學(xué)檔案對于學(xué)科建設(shè)和專業(yè)發(fā)展的重要價值意義。

明確的制度規(guī)范有利于提高檔案管理的準(zhǔn)確性和高效性。教學(xué)檔案工作必須建立一套合理科學(xué)的管理制度，理清檔案管理的行動框架，明晰檔案管理的基本原則，明確各單位各流程工作的職能分配，在收集資料、檔案整理、總結(jié)反饋等各個環(huán)節(jié)落實管理規(guī)范，對教學(xué)檔案具體的收集、歸檔、保存和借閱等細(xì)節(jié)工作，應(yīng)給予明確的規(guī)定，確保教學(xué)檔案管理工作環(huán)環(huán)相扣、逐步落實。教學(xué)檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，教學(xué)檔案管理是教學(xué)管理的重要組成部分，應(yīng)納入教學(xué)管理制度及其各級教學(xué)管理人員的崗位責(zé)任制中，使得教學(xué)檔案工作各個環(huán)節(jié)落地到個人，強化每位教職人員的檔案管理規(guī)范意識，確保歸檔的及時性和完整性，從而提高資料收集的效率和檔案的準(zhǔn)確性，也便于教學(xué)檔案管理問題的快速落實和高效解決。因而，強化管理意識和制度意識可以確保院系教學(xué)檔案的正確性和完整性，提高教學(xué)檔案的管理效率和水平，推進(jìn)學(xué)科發(fā)展和專業(yè)建設(shè)，為工程教育專業(yè)認(rèn)證提供可靠的材料支撐。

（二） 提高教學(xué)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

在專業(yè)認(rèn)證的背景下，管理人員需要強化檔案管理工作意識，加強對評價指標(biāo)體系的理解和研究，將相關(guān)認(rèn)證指標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)與教學(xué)檔案各個環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系起來，探究教學(xué)檔案在新課題、新背景下的新挑戰(zhàn)，及時調(diào)整管理工作中的缺陷和問題，敢于創(chuàng)新和突破，在教研工作的實踐中提高教學(xué)檔案管理水平。教學(xué)檔案具有專業(yè)性、分散性、周期性、多樣性、系統(tǒng)性和時代性等特點[15]，這對于檔案人員收集檔案、材料歸納、系統(tǒng)總結(jié)等各個環(huán)節(jié)提出了標(biāo)準(zhǔn)和要求，要求教學(xué)檔案管理人員除了掌握分類、整理和歸檔的基礎(chǔ)專業(yè)知識外，形成科學(xué)化、系統(tǒng)化的管理手段，學(xué)會根據(jù)教學(xué)檔案的特點制定合理有效的管理方式，緊密結(jié)合二級學(xué)院的學(xué)科專業(yè)建設(shè)實現(xiàn)檔案管理能力的突破，還需要緊跟時代步伐，努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化、信息化的手段，不斷提高檔案管理水平，提升教學(xué)檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)。

學(xué)校和學(xué)院需要積極針對性地開展教學(xué)檔案管理的專業(yè)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化相關(guān)方面的培訓(xùn)，定期開展和組織檔案管理人員之間的經(jīng)驗交流會，強化檔案管理人員對教學(xué)檔案管理相關(guān)專業(yè)知識的熟悉掌握，提升信息化檔案管理的專業(yè)技能。檔案管理人員應(yīng)始終保持自覺學(xué)習(xí)和完善業(yè)務(wù)素質(zhì)的積極性，在管理日常的工作中總結(jié)吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，從理論和實踐兩方面促進(jìn)管理方式和手段的提升。同時，專業(yè)檔案人員應(yīng)逐漸形成主動服務(wù)的管理意識，將被動的檔案收集整理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃拥臋n案管理反饋機制，便于教學(xué)檔案主觀能動下的有序推進(jìn)，提升教學(xué)檔案的服務(wù)作用和利用價值。管理人員的專業(yè)素質(zhì)始終是提高教學(xué)檔案質(zhì)量的關(guān)鍵保障和強大支撐，能夠根本上真正推進(jìn)二級學(xué)院檔案管理的專業(yè)化水平，能極大程度地推進(jìn)教學(xué)檔案的質(zhì)量發(fā)展，為專業(yè)認(rèn)證提供有力保障，實現(xiàn)教研工作管理水平的實質(zhì)性發(fā)展。

（三） 教學(xué)檔案管理工作技術(shù)化和現(xiàn)代化

隨著多媒體教學(xué)方式的開展和電子化教學(xué)資源的增加，電子化教學(xué)檔案愈加增多，對教學(xué)檔案工作的現(xiàn)代化提出了必然要求，同時計算機技術(shù)的發(fā)展為技術(shù)化信息化的教學(xué)檔案管理奠定了良好的基礎(chǔ)，符合大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展趨勢。電子化教學(xué)檔案具有龐大、完整的檔案信息庫，儲存空間廣闊、材料分類明確、信息檢索簡單、查閱反饋便捷，能夠有效提高教學(xué)檔案管理的效率，減少了人工管理帶來的歸檔誤差、資料丟失、人力浪費等問題。推進(jìn)教學(xué)檔案管理技術(shù)化和現(xiàn)代化，是體現(xiàn)教學(xué)檔案對于學(xué)科發(fā)展的服務(wù)價值，實現(xiàn)教學(xué)檔案高效科學(xué)管理的重要工作[16]。

將信息化的管理技術(shù)引入到具體的教學(xué)檔案管理工作中，需要加快網(wǎng)上教學(xué)檔案管理服務(wù)平臺的建設(shè)。二級學(xué)院的教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫和管理平臺建設(shè)應(yīng)遵循實用性、多樣性、前瞻性的原則，結(jié)合學(xué)院教學(xué)檔案的管理特性，對教學(xué)檔案的文字、圖像等資料進(jìn)行數(shù)字化處理存儲于數(shù)據(jù)庫，建設(shè)功能全面、操作便捷的管理系統(tǒng)平臺，提高信息化管理平臺的針對性和可操作性，從而滿足教學(xué)檔案的利用和管理要求，提高整體工作效能。同時保證網(wǎng)上教學(xué)檔案管理平臺的智能化，實現(xiàn)教學(xué)信息資源多元化、規(guī)?；?、自動化，與教研工作的多個環(huán)節(jié)實現(xiàn)信息的互通和反饋。通過網(wǎng)絡(luò)教學(xué)檔案管理平臺的建設(shè)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)化檔案收集、系統(tǒng)化檔案統(tǒng)計、實時化查詢管理以及與二級學(xué)院的檔案信息共享支撐，能夠真正發(fā)揮教學(xué)檔案的實效作用，促進(jìn)學(xué)科和專業(yè)的良性發(fā)展，提升教學(xué)管理的現(xiàn)代化水平。管理技術(shù)化和現(xiàn)代化是專業(yè)認(rèn)證背景下的迫切需要，是教學(xué)檔案工作長遠(yuǎn)持續(xù)發(fā)展的有效保障。

五 結(jié)論

基于專業(yè)認(rèn)證學(xué)生為中心、成果導(dǎo)向和持續(xù)改進(jìn)的三大理念，本文為持續(xù)改進(jìn)工程教育專業(yè)認(rèn)證，提高教學(xué)檔案工作在新課題下的管理水平提供了理論依據(jù)與方法參考。作為教學(xué)過程質(zhì)量監(jiān)控重要組成部分的教學(xué)檔案，是高校二級學(xué)院教研體系的真實記錄，是衡量教學(xué)質(zhì)量、教研系統(tǒng)管理水平的基礎(chǔ)，是工程教育專業(yè)認(rèn)證的最原始和真實的資料依據(jù)；但教學(xué)檔案管理中存在重視程度不高，管理職責(zé)不明晰、缺少專業(yè)化的檔案管理人員和教學(xué)檔案現(xiàn)代化管理程度低等問題，影響了教學(xué)檔案的質(zhì)量和檔案管理水平的提升，不利于專業(yè)認(rèn)證的順利推進(jìn)，限制了學(xué)科建設(shè)和教研水平提高的進(jìn)一步發(fā)展。針對這些二級學(xué)院教學(xué)檔案管理中存在的現(xiàn)狀問題，在專業(yè)認(rèn)證背景的要求下，提出了強化管理意識，規(guī)范制度建設(shè)、提高教學(xué)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和促進(jìn)教學(xué)檔案管理工作技術(shù)化和現(xiàn)代化等建議，從思想上、人員上、技術(shù)上三個方面強化檔案管理意識，增強檔案人員專業(yè)管理素養(yǎng)，推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺建設(shè)，從而實現(xiàn)二級學(xué)院教學(xué)檔案科學(xué)化管理，有利于提升教研工作的現(xiàn)代化水平，實現(xiàn)教研管理系統(tǒng)的良性建設(shè)，推動學(xué)科和專業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。隨著“雙一流”等學(xué)校學(xué)科建設(shè)的不斷開展，健全和完善專業(yè)認(rèn)證背景下二級學(xué)院教學(xué)檔案的高效化、規(guī)范化、科學(xué)化的管理工作具有非常重要的意義。