地勘單位人事檔案管理存在的問題與對策分析

劉帥

【摘? 要】20世紀末期以來，我國多次改革了地勘行業，多數地區的地勘單位基本都在轉制轉型后被拆分重組。這一變化雖有利于地勘行業的進一步發展，但在一定程度上影響了地勘單位的隊伍穩定性，使其內部的人員流動相對較大，為人事檔案的管理帶來了一定困難。論文分析了在地勘單位中人事檔案管理的現存問題、問題成因以及對策。

【Abstract】Since the end of the 20th century， China has reformed the geological exploration industry for many times， and most of the geological exploration units have been split and reorganized after the system reform and transformation. Although this change is conducive to the further development of the geological exploration industry， it has affected the team stability of the geological exploration units to a certain extent， making the internal personnel flow relatively large， and bringing certain difficulties to the personnel archives management. This paper analyzes the existing problems， causes of problems and countermeasures of personnel archives management in geological exploration units.

【關鍵詞】人事檔案管理;問題;對策;地勘單位

【Keywords】personnel archives management; problems; countermeasures; geological exploration units

【中圖分類號】G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）06-0040-02

1 引言

在新時期的市場經濟背景下，部分地勘單位對市場經濟更為重視，對內部的檔案工作有所忽視，使得現有的檔案管理面臨著較為嚴峻的形勢及挑戰。人事檔案管理屬于人力資源管理的一部分，做好該類工作，是新時期地勘單位需要完成的任務之一。

2 地勘單位人事檔案管理的現存問題

2.1 基礎設備問題

檔案管理工作在地勘單位管理中較為“冷門”，因此，部分單位一直對該項工作缺乏一定的重視及投入，最終導致單位內部的收檔、建檔或存檔等檔案管理環節均未得到充分投入，其中的設備配置更為落后及簡陋，其檔案管理的手段也較為單一、傳統和簡單，最終會直接影響內部人事檔案的安全及完整。

2.2 人員能力問題

根據調查發現，很多單位對人事檔案的管理均不夠重視，且部分管理檔案的員工會存在身兼數職的狀況。部分管理者由一線崗位退至檔案管理崗位中，既未接受過檔案管理的專業、系統知識培訓，也未能在管理工作中積極學習檔案管理知識，最終導致參與檔案管理的多數人員其管理能力普遍偏低。

2.3 檔案收集問題

在地勘行業中，部分人員常年在野外一線工作，且不夠重視個人的檔案存管，最終會導致部分重要的信息資料在駐地被遺落。這一問題導致單位的人事檔案收集存在難度，最終使檔案信息缺乏一定的時效性、完整性。調查可知，該類人員的人事檔案均有不同程度的檔案缺失。

3 地勘單位人事檔案管理問題的原因

3.1 機構調整因素

在地勘單位中，以往該類單位的流動性較大，機構調整以及體制改革較為頻繁，不同單位的拆分及合并也相對更為普遍，因此，內部的人員流動也相對更為頻繁。甚至在部分單位中，人員的調動僅僅以口頭形式通知，最終便會導致其人事檔案的完整性、連續性受到影響。

3.2 制度因素

就地勘單位而言，部分單位的人事檔案管理工作長期由人事管理部兼顧，人事檔案的管理制度相對欠缺一定的規范性，且專職管理的人員數量不足，最終易導致檔案信息的缺失。

3.3 信息傳送因素

在地勘經濟產業結構調整的背景下，部分員工的人事管理及工作崗位呈現了互相分離的狀況，對應的用人單位未進行人事檔案的管理，未將人事信息的變動及時報送和移交，最終使得信息的傳送不夠順暢。

3.4 檔案意識因素

早期的地勘行業中部分職工其文化層次相對偏低，這一問題導致部分單位中老職工的檔案意識較為薄弱，很多人員未了解檔案管理的作用及意義，最終對檔案內的個人信息進行隨意填寫、隨意修改，或將本該歸檔的材料于個人處長期存管，等等，上述因素均導致人事檔案管理存在問題。

4 地勘單位人事檔案管理問題的對策

4.1 重視人事檔案管理

地勘單位要做好人事檔案管理，便需對該項工作提升重視程度。單位可成立專門的檔案管理領導小組，保證責任制度的落實，對現有的檔案工作進行定期指導、檢查及監督，在發現問題時及時解決。此外，為增強內部人員的檔案意識，單位可對職工進行檔案管理作用、重要性的宣傳，以此讓更多職工了解到該項工作的主要作用，使其能在日常工作中支持檔案管理，以單位重視、職工重視為檔案管理提供便利。

4.2 推行規范化管理

地勘單位要進行專門的檔案管理工作制度構建，并逐步將其完善，以此為檔案管理的規范化、標準化提供可靠保障及措施。首先，檔案管理制度也需要單位的重視及建立，對檔案從其收集、歸檔等環節開始均落實統一性的保管和存檔，利用全面、嚴格的制度為檔案管理的順利進行提供基礎保障;其次，為避免檔案丟失，保障檔案的完整性，單位在接收、調閱檔案環節均需設置嚴格流程，保障檔案的調取均有登記記錄，以此避免人為因素導致檔案信息泄露;最后，單位要從檔案管理的主要工作內容出發建立對應的考核制度，落實責任追究制，以此提升各人員的工作規范性和責任意識，保障檔案管理的制度化、規范化。

4.3 落實信息化管理

在現代化的生產環境下，信息化的檔案管理能進一步提高管理的便捷性及完整性，單位要利用信息時代下的先進管理方式，將檔案管理的整體水準及管理效率提升。首先，單位要進行現代化的檔案管理，這也是當前地勘單位發展的需要，是檔案服務發展的需求。地勘單位要學習借鑒其他單位、行業采取的現代化人事檔案管理手段，并結合本單位內部的管理需求對其管理方法進行改進及完善。在信息化管理的模式下，對電子檔案的創建及存管是一項重要內容，且電子檔案在管理、調閱及存儲上會更有優勢，其管理更為便捷、調閱更為快速、存儲更為簡單又不占用很大空間。其次，地勘單位要為檔案管理配備計算機等設備及軟件，在檔案整理中，利用掃描儀、計算機實現對檔案內容的統一整理，將檔案文字、聲像或圖片等內容轉化為數據信息，完成紙質檔案與電子檔案的共存，再根據需要以信息化手段對檔案信息進行查閱和調取。最后，地勘單位亦可進行檔案信息平臺的建立，將內部檔案在平臺上分級上傳及管理，例如，針對單位內部的管理人員可開放更多的管理權限，在保密且不泄密的前提下，單位可利用平臺共享信息資源，為行業、社會提供更為便捷且高效的檔案信息服務，為查閱者、檔案管理工作者提供便利，提升現有檔案資源的利用效率。

4.4 改善管理設施

管理設施是檔案管理的基礎，分析調查可知，當下部分單位的人事檔案管理對信息存管及保護等方面均提出了更高要求，但單位的設施條件卻無法滿足此類要求。信息化、現代化的管理設備、技術及軟件均是保障檔案管理質量的前提，因此，地勘單位要對人事檔案的管理提高重視程度及加大投入，根據管理工作的真實需求，為檔案管理提供合理的資金支持，以此將檔案管理的設備條件進行改善。首先，在常規檔案的存管方面，單位要結合內部實際情況進行專用庫房的建設，保障庫房的防潮及防火性，并在庫房配備專用檔案柜、去濕機及空調機等設備，由管理人員對庫房內防潮、防火等設備及措施定期檢查;其次，在條件允許的前提下，地勘單位可配備足量數碼相機、掃描儀等設備，以及專用檔案管理軟件和平臺的輔助設備。利用信息化的現代檔案管理，升級傳統的管理模式，以此降低檔案管理工作的強度，充分降低檔案的磨損傷害，將檔案壽命充分延長，為單位的決策等工作提供更為全面、及時的檔案信息。

4.5 培養管理人員能力

檔案管理者是管理工作的重要執行者，為保障地勘單位內部檔案管理的有效性，單位需對管理人員的能力進行培養，培養以三方面為主：首先，培養檔案管理者的責任心、職業素養及政治素質;其次，培養管理人員的檔案管理專業能力、專業理念及方法;最后，培養管理人員的信息化管理能力，例如，管理軟件的操作能力、掃描儀等設備的使用技巧等。在培養方式上，單位可組織內部的學習培訓活動，培訓方式以單位內培訓及線上培訓兩者為主，為提高管理人員參與培訓的積極性，單位可利用一定的激勵制度，調動各人員的培訓學習熱情，以不斷進步、管理能力逐步提升的檔案管理者應對未來檔案管理中的不同問題。

5 結語

綜上所述，要做好地勘單位的人事檔案管理，單位要提高對該項工作的重視程度，利用現代化管理條件、現代化管理人才，以及先進的管理意識應對人事檔案管理問題，保障人事檔案管理的質量。

【參考文獻】

【1】羅廷榮.關于事業單位人事檔案管理中存在的問題分析及對策探討[J].東方企業文化，2015（23）：124.