事業單位檔案管理中的電子檔案管理途徑

吳倩

【摘? 要】檔案管理作為事業單位日常管理工作的重要內容，理應得到事業單位內部人員的高度重視并加強管理。結合當前管理情況來看，傳統紙質檔案管理方式已經逐步被電子檔案管理方式所取代，在管理質量與管理效率方面得到了雙重提高。鑒于電子檔案管理的重要性，論文主要以事業單位檔案管理工作為研究對象，重點針對事業單位檔案管理中電子檔案管理途徑問題進行統籌規劃與合理部署，以期可以為事業單位檔案管理水平的不斷提高提供良好保障。

【Abstract】As an important content of the daily management work of public institutions， archives management should be highly valued and strengthened by the internal staff of public institutions. According to the current management situation， the traditional paper archives management mode has been gradually replaced by the electronic archives management mode， which improves the management quality and efficiency. In view of the importance of electronic archives management， this paper takes the archives management of public institutions as the object of study， and focuses on the overall planning and reasonable deployment of electronic archives management ways in the archives management of public institutions， so as to provide good guarantee for the continuous improvement of the level of archives management of public institutions.

【關鍵詞】事業單位;檔案管理;電子檔案

【Keywords】public institution; archives management; electronic archives

【中圖分類號】D630.1;G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）06-0020-02

1 引言

新時期，事業單位檔案管理工作要求相關工作人員應該肩負起自身的管理重責，嚴格按照事業單位檔案管理規范要求，從多個方面針對檔案管理工作內容進行健全優化。同時，積極結合有效的技術措施，構建良好的檔案管理體系。其中，電子檔案管理方式作為促進事業單位檔案管理水平不斷提高的重要途徑，要求工作人員應該全方位掌握電子檔案管理方式內容及要求，通過不斷健全與優化電子檔案管理機制，以確保事業單位電子檔案管理質量與管理效率得以提高。

2 事業單位實行電子檔案管理工作的優勢及意義

2.1 全方位提高檔案管理效率，減少人工管理失誤問題

事業單位檔案管理工作本身就兼具復雜性與煩瑣性等特點，要求從事于檔案管理工作的相關人員必須具備良好的職業素質與管理技能，認真負責地對日常檔案管理工作進行統籌規劃與合理部署，以確保事業單位檔案管理效率得以全方位提高。然而根據實際情況來看，傳統檔案管理方式主要以紙質文件管理為主。在將紙質文件轉化為計算機數據時，不僅會加劇工作人員的工作量，同時也容易出現人工管理失誤問題[1]。隨著電子檔案管理方式的推廣與應用，檔案管理工作不需要過多的人力支持，就可以實現檔案歸類與整合等工作流程。同時，檔案資料也不需要再放置到專門的檔案管理室當中進行保管，僅僅以電子化形式就可以長期保存。僅從這一點上來看就不難得知，事業單位通過實行電子檔案管理方式不僅全方位提高了檔案管理效率，同時也減少了人工管理失誤問題。針對于此，事業單位方面應該加強對電子檔案管理方式的應用力度。

2.2 深化加強檔案利用效率，便于提取與歸檔

電子檔案系統對于檔案錄入過程有著嚴格的格式規定，要求檔案管理人員必須按照電子檔案系統格式規定要求進行合理錄入。如此一來，不僅有效規避了傳統紙質檔案格式不統一以及信息質量差的問題，同時還有效提高了檔案利用效率。最重要的是，電子檔案可以有效規避傳統檔案管理方式存在的立卷煩瑣問題，有效解決了以往檔案利用效率不高的問題，并進一步提高了檔案提取效率與歸檔效率[2]。

3 事業單位檔案管理中電子檔案管理途徑的優化分析

為確保事業單位檔案管理工作得以全面加強，建議從事于事業單位檔案管理工作的相關人員應該從多個方面針對電子檔案管理途徑問題進行深化推進與全面加強。

3.1 優化電子檔案管理機制，推進各項管理工作的有序落實

事業單位電子檔案管理工作應該嚴格按照統籌規劃與合理部署的管理原則，針對單位當前檔案管理實況進行全方位優化處理，以確保各項管理工作得以有序落實。一方面，事業單位應該根據自身實際情況，設置專門的檔案管理制度，以確保電子檔案管理機制得以順利構建形成[3]。與此同時，事業單位檔案管理人員應該針對電子檔案的錄入方式、保存方式以及危機管理等問題制定統一的管理方法，以確保電子檔案管理效果得以加強。另一方面，事業單位方面應該加強對電子檔案管理機制構建問題的重視程度，最好可以設置專門的監督隊伍，確保各項檔案管理工作得以準確貫徹與落實。盡量避免因個人操作失誤而對電子檔案管理效率及質量造成不利影響。

3.2 加強檔案管理工作宏觀管理水平，深化電子檔案管理成效

事業單位電子檔案水平若想得到全方位提高，事業單位方面就應該加強對檔案管理工作的宏觀管理水平。首先，事業單位內部應該針對檔案管理工作及相關要點問題予以高度重視，明確掌握檔案管理工作意義及必要性，以確保各項檔案管理工作得以順利開展。其次，社會政府單位方面應該發揮好自身的主體重責，最好可以針對全國范圍內的事業單位信息化檔案管理工作，出臺專門的政策指導策略[4]，以確保各個事業單位可以高度重視電子檔案管理工作，深化電子檔案管理成效。最后，事業單位內部應該按照政策宏觀指導要求，針對當前事業單位內部電子檔案管理成效存在的不足問題進行積極改正，盡量從多個方面針對電子檔案管理問題進行統籌規劃與宏觀管理，以確保電子檔案管理成效得以不斷深化。

3.3 切實提高電子檔案系統安全水平，助推電子檔案管理工作發展進程

電子檔案管理工作應該嚴格按照安全管理原則及要求，從多個方面針對電子檔案安全管理問題進行集中化管理。結合當前情況來看，多數事業單位在電子檔案系統安全管理方面予以了高度重視，如針對現有系統以及軟硬件等設施進行了針對性優化與改造。為進一步提高電子檔案系統安全水平，建議事業單位檔案管理人員應該立足于當前信息化發展趨勢，針對檔案管理工作要求及細則問題進行合理確定。如可以從確立檔案管理分類方法以及管控措施等方面，助推電子檔案管理工作發展進程。

與此同時，檔案管理人員應該加強對單位網絡使用安全以及硬件使用安全的高度重視。如可以定期針對服務器設施進行檢查與維護，適當更新檔案日志情況等，確保檔案資源得以優化。需要注意的是，維護檢查期間，一旦發現線路老化問題必須加以及時處理，防止對服務器設施造成不利影響。除此之外，對于檔案管理使用的計算機系統設備應該定期進行殺毒處理，并利用殺毒軟件或者防火墻軟件等防止病毒干擾計算機系統的安全運行[5]。

3.4 深化管理人員資質能力，確保檔案管理工作得以精準貫徹與落實

對于事業單位電子檔案管理工作而言，管理人員的資質能力水平往往會對檔案管理工作成效以及管理質量產生至關重要的影響。鑒于管理人員資質能力水平的重要性，建議事業單位方面加強對管理人員檔案管理技能的培養力度。一方面，事業單位方面應該針對現有檔案管理工作人員進行集中化培訓與學習，確保每一位工作人員都具備獨立操作計算機系統的技能技巧。另一方面，事業單位方面應該加強對檔案管理人員的考核力度，根據檔案管理人員日常工作表現情況以及資質能力表現情況進行合理考核。必要時也可以采取激勵方式，提高管理人員的主觀能動性，確保檔案管理工作得以準確貫徹與落實。除此之外，檔案管理人員也應該意識到自身工作的重要性，明確并掌握電子檔案管理方式內容，并針對當前電子檔案管理工作存在的不足問題進行積極改正，以及可以為事業單位電子檔案管理質量的有效提升提供良好內在驅動力。

4 結語

總而言之，檔案管理人員應該勇于承擔起自身的管理重任，明確掌握事業單位檔案管理工作規范要求，并堅持按照統籌規劃與合理部署的目標原則，重點針對電子檔案管理問題進行深化研究與分析。其中，在電子檔案管理途徑的選擇方面，最好可以立足于事業單位檔案管理現狀進行針對性選擇，以確保事業單位檔案管理效率與質量得以雙重加強。需要注意的是，事業單位檔案管理人員應該積極主動地結合新興檔案管理方式，通過不斷優化與健全檔案管理體系，進一步推動我國事業單位檔案管理工作的可持續發展。

【參考文獻】

【1】武月慶.事業單位檔案管理工作存在的問題與對策[J].中外企業家，2019（24）：104-105.

【2】車貫.淺談事業單位檔案管理中的電子檔案管理[J].才智，2019（23）：212.

【3】陳玥彤.事業單位檔案管理中現代化方式的利用淺談[J].辦公室業務，2017（24）：119-120.

【4】楊林書.事業單位檔案管理的規范化途徑分析[J].辦公室業務，2018（11）：86.

【5】關紹鵬.大數據時代事業單位檔案信息化建設的現狀與發展途徑探討[J].赤子（上中旬），2016（23）：94-95.