基層鄉鎮檔案管理工作的細化落實探討

摘 要：檔案管理在基層鄉鎮的發展屬于相當末端和近期化的部分，因此不少基層鄉鎮的檔案管理工作在細化落實方面普遍存在問題，比如缺少應有重視，及粗放化管理思想的影響較明顯等。新時期基層鄉鎮檔案管理工作實現細化落實不僅要在在規章制度層面完善頂層設計，而且需要建立健全標準化管理體系，以及充分利用信息技術提高管理品質。

關鍵詞：基層;鄉鎮;檔案管理工作;細化;落實

農業農村農民問題是關系國計民生的根本性問題。要加快農業農村的現代化建設，不僅需要立足于當下，也需要充分參考和借鑒歷史經驗。而檔案正是匯集基層廣大地區生產發展經驗與教訓的集中所在。因此，基層鄉鎮檔案管理工作同樣在很大程度上決定著三農發展水平，是實現新農村建設不容忽視的核心與關鍵之一。

1 基層鄉鎮檔案管理工作細化落實的常見問題

1.1 缺少應有重視

作為國民經濟的毛細血管，廣大鄉村、鄉鎮地區的現代化發展普遍處于城市發展的中后期，因此具有起步時間晚、發展歷程短的共性。這不僅決定了廣大鄉村和鄉鎮地區經濟基礎更加薄弱，而且在各項管理工作方面缺陷與不足更為顯著。尤其是對檔案管理工作而言，由于處于更加靠近后端的管理位置，不少基層鄉鎮從決策層到執行層都對檔案管理工作缺少應有重視。而管理思想上的忽視決定了檔案管理工作的細化更加難以落實。一定程度上，正是在觀念上的重視不足導致了基層鄉鎮檔案管理工作的細化落實遲遲不能到位。

1.2 粗放化管理思想的影響較明顯

處于追趕階段的廣大鄉村和鄉鎮在社會經濟、生產生活方方面面都有更加迫切的發展意愿。這種主觀層面的迫切性決定了基層鄉鎮的管理工作千頭萬緒、齊頭并進。然而，長久以來廣大鄉村地區的社會發展與管理環境更加原始落后，尤其是管理意識人為隨意性突出，不少地區粗放化管理思想影響長期存在且影響極為顯著。

表現在檔案管理環節，粗放化意識不僅造成基層鄉鎮檔案資料在匯總、上交、收集、整理、歸納等各方面都更加容易出現人為失誤或錯漏的問題，而且由于過度依賴人工管理，不少檔案在源頭階段就存在標準不統一、匯總不及時、提交不齊全等缺陷。而源頭出現問題后產生的蝴蝶效應便導致后續一系列管理失當情況一再暴露出來。比如原始資料無序歸檔、查詢或借閱困難重重等?？梢哉f，正是在思想觀念環節扣錯了第一顆扣子，基層鄉鎮的檔案管理工作細化才無從落實、難以落實，這才是亟待解決的根本性問題。

2 基層鄉鎮檔案管理工作細化落實的策略

2.1 在規章制度層面完善頂層設計

正如打擊腐敗需要將權力關進制度的籠子，根治粗放化管理思想的不良影響也需要著眼于管理制度的規范化。因此，基層鄉鎮檔案管理工作實現細化落實首先需要在規章制度層面完善頂層設計。

這不僅需要各地鄉鎮認識學習《中華人民共和國檔案法》并嚴格依法辦事，同時，結合本地實際情況，基層鄉鎮還需要制定諸如《基層檔案管理辦法》、《鄉鎮檔案管理實施細則》或《基層鄉鎮檔案管理規范條例》等個性化、本土化的系統性規章。

不過，考慮到不同地區管理人員在檔案管理專業化程度上的水平不一，各地上級管理單位還應當在文字、文件層面的規章制度出臺后加強操作指導。即，主管單位領導可嘗試網格化包干制，以定期或隨機等方式深入基層，就不同鄉鎮管理工作實際與檔案管理細化落實要求等進行現場講解和工作指導。同時，應形成長期化、常態化的本地檔案管理執行狀態自查自糾制度，幫助和引導基層鄉鎮檔案管理人員及其直接領導形成自我規范的良性管理意識和工作模式。

2.2 建立健全標準化管理體系

作為重要的歷史信息，檔案無論是收集整理還是分析利用都需要基于相對標準的管理體系支持。廣大基層檔案管理工作之所以在很長時間里難以實現充分細化和徹底落實，根本原因之一正是標準不統一造成無序歸納，降低了管理質量與落實程度。因此，建立健全標準化管理體系是基層鄉鎮檔案管理工作細化落實的又一重要舉措。

這一標準體系中首先要包括操作技術層面的應用標準。比如文字報告類檔案需要統一日期、時間、文檔名稱、機構或組織、發布人等的填報格式。

其次是在上報、接收、借閱、歸還各環節統一管理形式、步驟和流程。比如結合各地實際按周、月、季度等定期報送檔案;接收方需嚴格依法依規完成各項檢驗手續后落實簽章再有序歸檔;借閱和歸還不僅需要填寫統一格式的檔案借閱申請單或表，且需明確歸還時期，并明確超期未還的責任單位與責任人等。

再次，隨著基層鄉鎮不斷加快發展速度，有關經濟發展與生產生活的檔案資料持續增加，這就會涉及向上級管理機關移交部分檔案的情況。比如屬于永久保存或年限超過一定要求的檔案不能再存放于基層鄉鎮，而是應送達上一級管理單位。這一過程也會涉及報送時間與操作流程的各項內容標準化問題。

總之，完善標準化管理體系就是在為基層鄉鎮檔案管理細化奠定更加扎實的操作基礎和管理規范，是杜絕粗放管理與細化不落實問題的先決條件。

2.3 充分利用信息技術提高管理品質

信息時代背景下，信息技術已經成為推動檔案管理精細化與標準化管理的重要推手。充分利用信息技術提高管理品質不僅有助于基層檔案管理大幅減輕人工作業的勞動強度，而且有利于簡化管理步驟，同時提高管理質量。

比如，通過搭建全面覆蓋的檔案管理信息化平臺，基層鄉鎮各組織機構和生產單位的檔案資料能夠實現點對點直達報送。即，只要在原始檔案環節保證信息完整、準確、真實，平臺能夠自動匯總上傳，并在檔案管理中心實現自動歸納整理和分析。

可見，信息技術能夠在最大程度上減少中間環節對于檔案傳輸的干擾，使基層鄉鎮檔案管理以更加扁平的結構實現細化與落實。

3 結束語

基層鄉鎮檔案管理工作的細化落實固然需要在機制建設方面下大力氣，但歸根到底還是要在管理思想方面實現徹底的精細化和標準化。正是由于傳統粗放化管理思想長期存在，才影響到了具體執行層面的細化落實。因此，基層鄉鎮檔案管理工作實現細化落實首先在要決策層實現頂層設計的進一步完善，將標準化落實到規章制度的剛性化和指標化上。其次，基于標準化加快信息化建設進程。借助技術手段提高基層鄉鎮檔案管理工作整體水平，以技術推動檔案管理細化落實更加符合時代發展的客觀規律?？傊?，只有從思想到行動實現更加系統和規范的操作，基層鄉鎮檔案管理工作的細化落實才能從理論執行到實踐層面。這不僅是檔案管理實現科學化與現代化的重要舉措，也是農業農村各項管理工作整體水平與時俱進的重中之重。

參考文獻

[1]黃麗華等.檔案數字化外包安全管理研究[J].中國檔案，2019（6）：60-61.

[2]馬林楠.數字檔案館是有歷史發展的必然[J].中國檔案，2019（2）：63.

作者簡介

馬孟良（1981-），男，漢族，本科，助理館員，從事檔案管理工作。