企業檔案管理信息化建設問題及創新路徑研究

楊洋

摘 要：文章基于企業檔案管理的重要性，在對企業檔案管理信息化建設中存在的問題進行分析之后，提出了進行此類信息化建設的創新路徑，以供參考。

關鍵詞：企業檔案管理;信息化建設;問題;路徑

1 引言

企業檔案是對企業生產經營過程中的所有實踐的記錄，而企業檔案管理工作就是對這些記錄的分類整理以及保存工作，對此管理工作的真實性以及完整性有著較高的要求。在我國經濟快速發展并隨著互聯網技術的進步和應用推動我國進入大數據時代的形勢下，為了滿足企業在激烈市場競爭中穩步發展的要求，就需要通過信息化技術的應用來提升企業檔案管理水平。

2 企業檔案管理的重要性

在目前我國經濟飛速發展以及推動市場經濟不斷完善的過程中，不僅表現出市場經濟更加多元化的特點，而且也對企業經濟發展起到推動作用，使得企業內部信息資源也更加豐富，對于企業檔案管理的規范性也提出更高的要求。這主要由于企業檔案管理工作就是對企業檔案數據進行記錄的工作，通過這些檔案數據可以總結與分析公司的運行狀態，有助于企業管理人員通過對這些檔案數據的分析來開展風險評估并保證決策的準確性。此外，對于企業檔案數據的分析，有助于管理者分析企業運營情況并做出有效判斷，保證企業收益的最大化，是推動企業提升市場競爭能力的強大技術支持。因此，為了推動企業的健康發展，就需要意識到企業檔案管理工作的重要性，保證檔案管理工作的規范有序。

3 企業檔案管理信息化建設中存在的主要問題

一是企業檔案管理信息化建設過程中的策劃和指導不夠規范的問題。這主要由于企業中缺少高素質的檔案信息技術管理人才，造成了無法有效發揮管理人員引導作用的問題，這不僅會減緩信息化建設速度，而且還會導致信息化建設中各種人力等資源的浪費，同時也影響信息化管理模式的效果。二是企業領導對檔案管理信息化建設不夠重視。在目前企業外部的市場競爭環境更加惡劣的形勢下，企業領導通常將管理重點放在提升經濟效益以及市場競爭力方面，表現出針對企業的產品銷售往往會投入較大的人力物力，而對檔案管理工作則不夠重視。這不僅會造成對企業檔案管理的資金投入不足，造成了僅僅是確保檔案完整，影響了檔案管理信息化建設，而且還會由于工作人員的工資待遇水平較低而影響其工作熱情的問題，這也會對企業檔案管理的信息化建設造成阻礙。三是技術投入以及專業人員不足的問題。在企業檔案管理的信息化建設過程中，需要應用先進的互聯網技術來實現。而針對傳統的檔案管理模式來說，表現出由于管理方法的專業性不足以及紙質檔案資料在長時間保存過程中出現檔案信息不夠完整以及人工辨認困難等問題。針對上述問題則需要投入較多的資金來引進先進技術對檔案進行信息化處理，但是相應的技術投入不足以及專業的檔案管理人員缺乏的問題則會造成上述信息化建設推進緩慢的問題。四是缺乏有效的信息化管理方法的問題。這主要在企業快速發展以及追求經濟效益的過程中，往往會忽視檔案管理信息技術的發展，造成了此技術的發展落后與企業發展的現狀，表現出所采用的管理方式仍然比較傳統和落后而造成工作效率較低的問題。而在目前檔案管理信息化管理技術逐漸成熟的同時，企業沒有意識到檔案管理的重要性以及對檔案管理的信息化建設不夠重視，容易導致資金的不足而造成信息化管理手段的缺乏，這就會對檔案管理的信息化管理效率造成較大的影響，表現出信息化管理進程較為緩慢以及紙質資料未能及時向電子資料轉換的現狀。五是檔案管理工作制度執行力不足的問題。在目前通過先進信息技術來推動檔案管理信息化建設的過程中，企業通常都已經建立了比較完善的檔案管理制度。但是在此制度的執行過程中，容易出現工作人員沒有及時進行檔案報備的問題。這主要是由于管理人員對此工作以及信息化建設的重視不足，造成了檔案信息報備延后或不報備的問題，影響了企業檔案信息的時效性以及完整性，也阻礙了檔案管理信息化建設的效率。

4 企業檔案管理信息化建設的創新路徑

一是要提高企業管理人員的信息化意識。對于企業的領導層來說，管理人員缺乏信息化管理意識會直接影響檔案管理信息化建設工作的開展。這就要求企業領導層要定期開展對管理人員的培訓，并且面向全體員工做好信息化宣傳工作，確保管理人員從自身觀念上提高對信息化建設重要性的認識，意識到只有通過信息化建設才能滿足目前大數據時代快速發展對于企業發展的要求。而且還能意識到通過檔案管理的信息化建設可以實現人力、物力以及財力的節省，并且實現對企業信息資源配置的優化，進而提升資源利用率。

二是要對企業檔案信息化管理平臺進行完善。針對企業檔案管理中采取傳統的紙質管理方式影響企業檔案管理效率的問題，需要通過信息化檔案管理平臺的建設來簡化檔案管理流程。這主要是通過此平臺可以實現一體化的工作流程來提升工作效率。而且在檔案管理工作中可以通過互聯網技術的應用來完善檔案收集以及提取工作，實現對工作流程的優化和簡化，提升工作效率。此外，在檔案管理工作中，還可以通過互聯網將產生的檔案資料向公司檔案室傳送，便于檔案室對資料的完整和及時收集，實現檔案室人力資源投資的減少。

三是創新檔案信息化管理方法。通過企業檔案信息化建設可以電子檔案的形式進行檔案管理，保證檔案的完整性，同時還可以對檔案資料通過計算機防火墻等方式來進行加密，從而防止檔案信息資料丟失或被竊取的問題，保障檔案資料的安全。同時還可以對電子檔案資料進行備份來繁殖出現遺失或被損毀的問題。

四是選拔和聘用專業的檔案信息化管理人才。在企業檔案的信息化建設中，由于對檔案信息化保存和提取的專業性要求更強，想要做好檔案細節處理，就要求企業招聘和選拔具有較高專業性和綜合素質的信息化管理人才，保證管理人員對檔案信息化管理工作有著良好的認知并端正工作態度、保持更高的工作熱情，提升檔案管理信息化建設的效率。

5 結語

在目前的大數據時代，對于企業的檔案管理工作來說，向信息化方向發展也是其必然趨勢。為此，針對目前企業中存在的檔案管理手段比較落后的問題，就需要加強企業檔案管理的信息化建設、創新檔案管理手段，推動企業的長遠和健康發展。

參考文獻

[1]岳玲.強化企業檔案管理信息化建設的方法[J].時代金融，2018（5）：150-150.

[2]任鑄坤，田敏，席慧芬.試論企業檔案信息化建設存在的問題與對策[J].智富時代，2018（6X）：101-101.

[3]翟鵬.檔案信息化建設的現實需求和理論路徑[J].現代信息科技，2019（14）.