高職院校人事檔案管理信息化建設(shè)探析

謝王艷

摘 要：高職院校發(fā)展進程中，人事檔案發(fā)揮著極為重要的作用。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的來臨，信息速度效率日新月異，對檔案本身及其管理模式的歷史發(fā)展變化進行分析，有利于促進高職院校人事檔案管理工作的良好發(fā)展。對此，本文主要對高職院校人事檔案管理信息化建設(shè)進行探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：高職院校;人事檔案;信息化建設(shè)

人事檔案信息化是運用現(xiàn)代信息技術(shù)開展人事檔案管理活動，收集和整理人事檔案信息資源，進行數(shù)字化存儲檔案信息，也就是把檔案管理模式由注重實體檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樽⒅財?shù)字化檔案的過程。主要是為了實現(xiàn)人事檔案資源信息數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、管理標準化的目標，共享人事檔案資源，促進人事檔案信息使用價值、利用率以及人事檔案管理現(xiàn)代化水平顯著提高。加快推動人事檔案信息化建設(shè)進程，可以在人事工作中充分發(fā)揮出積極作用，為高職院校的育人水平提高提供了可靠支撐。

1 人事檔案信息化建設(shè)的重要性

1.1 逐漸改善并優(yōu)化人事制度

隨著教育改革的不斷深入，高職院校在教育體系中的地位越來越顯著，各行業(yè)精英開始參與高職教育，這便改變了高職院校原有的人員配置。所以，必須立足于精細化層面展開分析，同時不斷調(diào)整優(yōu)化和教職工有著密切聯(lián)系的檔案管理。而合理應(yīng)用先進技術(shù)，可以使檔案管理工作更加標準化，借助統(tǒng)一、全面的人事制度，確保高職院校中教師崗位輪換更有秩序[1]。除此之外，在信息化人事檔案管理中，教職工可以更加公正、透明地進行競爭，而檔案管理人員也需立足于檔案管理制度實施崗位權(quán)利，把現(xiàn)代信息化管理的實際作用充分體現(xiàn)出來，進而為教育教學(xué)的良好發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

1.2 促進人事檔案價值有效提高

檔案管理的既定目標是對人才資源進行合理運用，并為內(nèi)部決策提供有效參考，增強決策現(xiàn)實性和合理性。在傳統(tǒng)管理模式中，紙質(zhì)化檔案管理不僅需要投入諸多人力和精力，且效果十分差強人意。而在信息化時代，人事檔案可以體現(xiàn)出條理性、科學(xué)性和秩序性的特點，決策者可以通過“關(guān)鍵字”的搜索迅速獲得大量檔案信息，大大提高資源利用效率。此外，還可以利用信息技術(shù)開發(fā)資源，保證相關(guān)人員可以迅速完成指定工作，有效提高檔案工作實施質(zhì)量和效果。

2 高職院校人事檔案管理信息化建設(shè)策略

2.1 增強人事檔案現(xiàn)代化的管理

長期以來，無私奉獻是人事檔案工作者的顯著特點，在保密安全傳統(tǒng)意識的影響下，讓傳統(tǒng)人事檔案管理工作具有很強的封閉意識，但這種觀念已經(jīng)和現(xiàn)階段社會發(fā)展的需求不相符，而改變現(xiàn)狀，就必須積極轉(zhuǎn)變觀念，隨時關(guān)注社會發(fā)展的最新動態(tài)，有機結(jié)合高職院校人事檔案管理工作和社會實踐活動，由封閉的思想觀念向開放的思想觀念轉(zhuǎn)變。在信息化時代背景下，進一步強化人事檔案管理的信息化意識、科技化意識以及計算機管理人事檔案意識，使人事檔案管理工作從傳統(tǒng)的手工管理轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C信息化管理，主動契合社會實際需求，將人事檔案管理工作的重心向社會實際需求、高職院校事業(yè)發(fā)展相符轉(zhuǎn)變，提供更高效、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.2 構(gòu)建完善的檔案管理制度

為了實現(xiàn)高職院校人事檔案信息化建設(shè)的規(guī)范化、標準化、制度化，學(xué)院相關(guān)職能部門需構(gòu)建綜合性、統(tǒng)一性的制度，嚴格規(guī)范內(nèi)部各項管理行為[2]。并借助制度，引入更加科學(xué)、適宜的數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計和管理軟件，要求相關(guān)職能部門在開展標準化工作中保持良好的態(tài)度，防止“各自為政”的現(xiàn)象出現(xiàn)。同時，可以基于此設(shè)置信息共享平臺，使需求者可以迅速獲得信息資源，確保工作的高效性。此外，高職院校還可開展全面性檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，嚴格遵循相關(guān)制度的標準要求對系統(tǒng)進行調(diào)整和優(yōu)化，將人事檔案庫變成人才資源庫，進而有效革新教育教學(xué)，做到人盡其才。

2.3 加強人事檔案信息化管理的安全意識

信息技術(shù)使人事檔案管理工作更加便捷、高效，但也為人事檔案管理工作埋下了諸多安全隱患，在實際工作中，一些單位在開展人事檔案信息化建設(shè)的過程中因為缺乏安全意識或其他各種原因，導(dǎo)致人事檔案信息丟失和泄密，使單位及當(dāng)事人遭受極大損失;在保存電子文件的過程中因為不能更新版本等原因，導(dǎo)致不可兼容性和不可識讀性，讓存儲載體和材料容易損壞，最終丟失人事檔案信息資源。所以，在人事檔案管理工作中，務(wù)必正確處理好人事檔案信息的保密和資源利用的關(guān)系，嚴格區(qū)分和界定各種資料信息，正確運用計算機的加密功能，增強安全意識。同時，因為電子檔案對保存環(huán)境和方式的要求很高，檔案管理人員在實際工作中要對防輻射、防病毒、防潮、防高溫等工作引起高度重視，切實做好電子檔案的及時備份及日常維護工作，使人事檔案信息的安全性和完整性得到保障。

2.4 健全人事管理信息化管理系統(tǒng)

第一，高職院校應(yīng)根據(jù)學(xué)校的實際情況，構(gòu)建教職工信息數(shù)據(jù)庫，這是人事檔案管理信息化基石。人事檔案是一種信息資源，重要性不言而喻，確保了高職院校選人、用人有據(jù)可循，而教職工信息數(shù)據(jù)庫可以將更加可靠、準確的信息提供給人事管理工作者和決策者。所以，高職院校應(yīng)重視加大人事檔案信息化建設(shè)力度，借助信息技術(shù)統(tǒng)計、匯總、分析、存儲教職工信息。第二，高職院校應(yīng)重視建立健全人事管理信息數(shù)據(jù)庫，以管理內(nèi)容為基礎(chǔ)，分成人事管理、師資管理、績效管理等，對人事管理操作流程予以規(guī)范，確保管理全面性。第三，高職院校應(yīng)重視智慧校園建設(shè)，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)展開信息管理，在信息化管理系統(tǒng)中納入進薪酬、日常考評、年度考核等內(nèi)容，不斷完善和更新信息，共享資源，使人事管理信息全覆蓋。

2.5 構(gòu)建高素質(zhì)的人事檔案管理人才隊伍

檔案管理中，人占據(jù)主體地位，檔案工作人員的素質(zhì)和檔案工作的實效息息相關(guān)[3]。快速開展人事檔案信息化建設(shè)，提高檔案人員素質(zhì)是非常重要的一環(huán)。人事檔案的信息化管理建設(shè)是一項艱巨的、長期的工程。要將此歷史重任承擔(dān)起來，必須具備崇高的敬業(yè)精神、良好的職業(yè)道德和較高的政治素質(zhì)，除此之外，在檔案領(lǐng)域應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，電子檔案的安全問題要求檔案管理人員具備較高的素質(zhì)，所以，要建立健全檔案人員培訓(xùn)制度，有計劃地組織在職人員參加培訓(xùn)和繼續(xù)教育，更新其知識結(jié)構(gòu)，促進其業(yè)務(wù)水平提升。培養(yǎng)一批檔案管理專業(yè)知識扎實、熟練掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的高素質(zhì)人才，以更好的適應(yīng)知識面不斷拓寬、信息處理能力不斷增強、知識結(jié)構(gòu)不斷更新的人事檔案工作新環(huán)境。

3 結(jié)語

總之，人事檔案記錄了教職工成長歷程，同時為教職工素質(zhì)評定、職位晉升、職稱評審等提供了重要參考依據(jù)，也是新形勢下高校選人、用人的重要參考，其在人力資源管理工作中占據(jù)著極為重要的位置。信息化是現(xiàn)代社會發(fā)展的大勢所趨，高職院校應(yīng)積極運用信息化技術(shù)，提高人事檔案管理工作的效率，使傳統(tǒng)人事檔案管理工作中的各種問題得到有效解決。

參考文獻

[1]趙純.信息化技術(shù)在高職院校人事檔案管理中的引入與應(yīng)用分析[J].花炮科技與市場，2019（03）：62-63.

[2]陸俊先.高職院校人事檔案信息化管理研究[J].中國管理信息化，2018，21（08）：159-160.

[3]龍彥.高職院校人事檔案管理信息化建設(shè)研究[J].連云港職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2017，30（04）：80-82+86.