加強人事檔案信息化管理 全面促進人事管理創新

魏生蓮

摘 要：近年來，隨著我國經濟與社會的不斷發展，信息化技術手段也不斷完善成熟，其為各行各業都帶來了新的可能，人才是各個行業發展所必需的基礎條件，人事檔案管理是人事工作中關鍵的一個組成部分，當前，傳統的人事檔案管理已經不能夠滿足時代發展的需求，因此人事檔案信息化管理逐漸融入到各個行業中，在此基礎上，本文分析了人事檔案信息化管理的重要意義，點明了在這一工作過程中存在的不足之處，并為了促進這一工作順利開展，促進人事管理創新而提出了相關策略，以供參考。

關鍵詞：人事檔案;信息化管理;管理創新

1 人事檔案信息化管理的重要意義

1.1 檔案查詢更便捷

人事檔案的信息化管理將企業所有的人事檔案都進行一個全面的掃描歸檔，隨時可以根據實際需求來進行信息檢索，有效的減輕了工作人員的工作強度，提升其信息查詢的效率以及精準度，大大提升了人事檔案的資源利用率，有效提升了人事檔案管理的水平[1]。

1.2 檔案管理更規范

人事檔案信息化管理使得所有人事檔案都能夠按照相同的格式與字體來進行歸檔，這一情況有效的改善傳統人工管理中的字跡模糊、字體不同、信息缺乏等問題，促進了人事檔案管理的科學化與規范化，推進了人事檔案管理工作的不斷發展，也為相關檔案信息的操作帶來了極大的便利。

1.3 檔案保存更安全

傳統紙質人事檔案比較容易受到外界因素的影響，從而導致出現破損、丟失、字跡模糊等問題，這樣一來對于檔案保存的環境就提出了很高的要求，并且隨著時間推移，不斷加大了相關修復與重建檔案等工作量，一定程度上加大了人力和物力的投入，造成一定的資金浪費，而人事檔案信息化管理可以有效的避免這一系列問題，并能夠在此基礎上減少紙張的浪費，為自然環境保護作出一定的貢獻，另外，對于一些重要的檔案信息還可以通過計算機設置加密或查詢權限，使得檔案保存更加安全，不會輕易出現信息外泄的問題。

2 當前人事檔案管理方式存在的不足

2.1 檔案管理人員管理意識較差

檔案管理人員是人事檔案管理工作的主導者，當前，雖然大部分企業都已經實行了人事檔案信息化管理，但還是有部分人員難以認識到這一工作的重要性，默守陳規按照傳統管理方式進行檔案的管理，然而隨著時代發展，傳統檔案管理方式已經不能滿足社會發展的需求，因此需要不斷提升管理人員的意識，促進這一工作的全面創新[2]。

2.2 檔案信息的補充及更新效率差

傳統人事檔案管理方式對于檔案信息的補充以及更新較為麻煩，導致及時性較差，效率不高，一般來說，人員是不斷學習不斷進步的，其相關的檔案信息需要及時的進行補充更新，但現階段普遍存在信息補充更新不及時的現象，導致容易出現人員信息混亂或缺乏的問題，大大阻礙了人事部門對于人才信息的掌控。

2.3 檔案信息查詢困難

對于人事檔案信息查詢問題來說，傳統檔案管理方法中遇到信息查詢問題，一般首先由工作人員在目錄信息中進行檢索，然后找到對應的存放位置，再去一張一張的翻到所需要的那一份檔案，不僅工作量繁重，而且效率低下，并且長此以往會加劇對紙質檔案的磨損與破壞，使其保存壽命簡短，隔上特定的時間就需要重復進行補檔或重建檔案的工作，給人事檔案管理工作帶來了較大的阻礙。

2.4 紙質檔案容易被損壞

紙質檔案由于其本身的特性，非常容易受到破壞，在平時的工作過程中，可以要求工作人員盡可能的避免對其造成過大的人為損害，但假如遇到一系列不可抗因素或突發事件例如火災等問題，就可能會引起不可挽回、不可估量的損失，由此會給人事檔案管理工作帶來致命的打擊，使其連彌補都無從下手，因此必須不斷優化完善人事檔案管理手段，以保障這一工作能夠留有后路，人才信息能夠得到安全保護[3]。

3 促進人事檔案信息化管理創新的有效策略

3.1 提升管理人員的專業素養

首先，想要促進人事檔案信息化管理工作的順利開展，就需要從根本上提升管理人員的專業素養，使其能夠認識到這一工作創新的對于人事管理工作創新的重要意義，由此給予人事檔案信息化管理工作以高度重視，并能夠將相關工作職責進行一個合理明確的劃分，落實到實際負責人，由此在每個環節都能夠嚴格把控，促進這一工作的合理運轉。

3.2 提升基礎設施相關的資金投入

人事檔案信息化建設需要很多基礎設備提供支持，類似于打印機，掃描儀、存儲器等等，由于資料信息是不斷變化，其內容是不斷增加的，對于檔案的不斷更新與歸檔的工作量也是隨之不斷增加的，因此需要相關設備能夠提供技術支持，為工作人員減輕工作量，也在一定程度上提升該工作的效率與質量，要注意的是，對于這些基礎設備需要相關人員進行定期的檢測保養與維護，以此來保證其使用壽命，減少成本投入并減輕資源浪費問題。

3.3 建立健全管理流程與規范

對于人事檔案信息化管理來說，需要建立健全明確的管理流程與管理規范，以此來促進這一工作的規范化與科學化發展，人事部門可以組建一支專業的人事檔案管理團隊，并不斷提升其自身專業素養與管理能力，促進檔案信息化管理工作的順利開展，除此之外，還要保證檔案的安全性問題，由此可以建立一個相關的制度，規定信息查詢等操作的準則，并根據人員的等級來劃分一定的檔案查詢權限，依據于此給各類具有不同價值的檔案信息設置密碼以及做好備份，以此避免因不同人員的查詢檢索而導致的信息泄露的問題發生，提升人事檔案管理的安全性能，為人事資源共享創造一個科學合理規范的平臺，促進人事檔案管理工作的創新[4]。

3.4 完善監督管理制度

在人事檔案信息化管理過程中難免會面臨一些問題，為了避免因種種因素對這一工作產生嚴重影響，可以加強監督管理工作的執行，由特定的監管人員來進行檔案新建或更正問題的監管，嚴格的把控這一工作中的驗證錄取與登記等環節的規范性，并將檔案更新結果進行相關記錄，保障人事檔案的信息化管理工作更加嚴謹。

4 結語

綜上所述，時代不斷發展，信息化手段不斷成熟，給人事檔案管理工作帶來了新的發展機會，信息化檔案管理工作也有效促進了人事檔案管理工作的效率與質量，更保障了其安全性與規范性，但這一工作還是需要不斷的優化與完善，以此希望能夠盡可能規避檔案管理工作中的不足，充分發揮人才資源的價值，填補經濟市場人才需求的空缺，全面促進人事管理工作的創新。

參考文獻

[1]方文蓉.加強干部人事檔案信息化管理全面促進人事管理創新[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2018（04）.

[2]韓寶豐.加強干部人事檔案信息化管理全面促進人事管理創新[J].辦公室業務，2016（23）.

[3]鄧濤.加強人事檔案信息化管理全面促進人事管理創新[J].現代國企研究，2017（04）.

[4]安成蘭.干部人事檔案信息化管理及綜合利用探討[J].蘭臺內外，2018（05）.