論信息技術對檔案管理工作的影響

張夏

摘 要：科技的快速發展讓信息化步入到社會生產生活的各個角落，當然信息技術和檔案工作的融合深度也在逐步增加。傳統的檔案工作模式已經無法滿足當前企業的發展要求，更不能夠跟上時代步伐，從而影響企業核心競爭力的提高。信息技術在國企檔案工作當中的應用則迎合了當今社會的發展趨勢，響應了企業信息化建設的要求。國有企業要在新時代改革背景之下提高核心競爭力，就要關注信息技術的應用，充分發揮信息技術對檔案工作的積極影響，提高檔案工作效率，彌補傳統檔案工作當中的漏洞。本文將著重就信息技術對國企檔案工作的影響以及如何在國企檔案工作當中用好信息技術進行探究。

關鍵詞：信息技術;國企;檔案工作;影響

在市場競爭以及人才競爭日益激烈的情況下，企業對檔案資源管理的重視程度越來越高，也開始積極探究科學有效的一個檔案管理方法，促進檔案資源的有效開發與利用，滿足企業的現代化建設要求。伴隨著國有企業管理模式變革的深化，檔案作為企業的重要資源也需要得到重視。傳統檔案管理模式把更多的關注點放在員工檔案保存、管理等基礎事務上，不能夠對檔案資源進行開發與利用，也難以滿足新時代對企業管理的創新要求。對此，國有企業要積極引入信息技術，明確信息技術對國有企業檔案工作的積極影響，同時提出一系列優化措施，保證檔案管理信息化和現代化的落實。

1 信息技術對國企檔案工作的積極影響

伴隨國企現代化改革的推進，實施企業所運用的一系列管理模式也需要進行創新，而檔案作為國企的重要資源，必須在檔案管理當中加大創新力度，尤其是加強對信息技術的應用力度，充分適應新時代對檔案管理的要求。，信息技術對國企檔案管理改革發展來說有著重要作用，而信息技術在如今國企的管理工作當中也有著超高地位。正確認識信息技術對國企檔案工作的影響，有助于為信息技術手段在檔案管理當中的優化運用打好基礎，為企業的戰略性發展提供持續動力。第一，信息技術的應用能夠拓展國企檔案資源開發范圍。傳統的國企檔案管理受信息傳送技術限制非常明顯，使得企業檔案開發對象比較片面，所針對的是企業已有資源或小范圍的檔案資源，不能夠滿足企業長足建設的要求。不過假如在檔案管理當中應用信息技術手段，發揮信息化管理系統的作用，則能夠幫助企業突破時空限制，為檔案開發范圍拓展一個更加開放性的空間，也能夠給一些檔案管理的完善化發展提供優質服務。第二，信息技術的應用能夠促進國企檔案管理系統化發展。信息技術的運用不僅能夠讓數據存儲的容量得到拓展，還可以增加數據存儲的安全性與可靠性，尤其是能夠讓國企的檔案管理朝著系統化方向發展。對于信息技術構建起來的信息化管理系統，能夠涵蓋所有的檔案管理內容，已全部信息，覆蓋現代檔案管理的全部范疇，當然還能夠和財務管理系統、生產管理系統等等進行集成，獲得更加統一的數據信息。第三，信息技術應用可以推動國企管理精細化建設。讓信息技術成為國企檔案管理的有機組成部分，可以滿足國企的精細化管理要求，增加精細化管理的嚴格度，讓精細化管理理念貫穿國企檔案工作的全過程。將不同類別的檔案資源用電子數據形式保存，能夠滿足查詢和利用的要求，讓國企的檔案資源管理從過去的服務性質轉變為如今的戰略性質，促進國企的戰略性運營與長效發展。

2 應用信息技術優化國企檔案管理工作的策略

2.1 更新檔案管理理念

從宏觀角度進行分析，當前的國企檔案存在的潛在性價值并未得到檔案管理者的高度關注，不注意對檔案資源進行合理化開發與利用，為信息技術應用于檔案管理帶來了較大的難度。從微觀角度進行分析，因為國企檔案工作價值存在隱蔽性以及滯后性的特征，很容易被企業管理與決策者忽略，甚至是認為國企檔案工作關乎甚微，不會對其進行規范和合理的利用。在這樣的背景下，要保證信息技術優勢作用的發揮，打造更加完善的現代化檔案管理系統，首先就需要從觀念創新著手，積極挖掘國企檔案資源的經濟文化與社會價值，轉變信息化時代檔案工作被動盲從的不利局面，為也國有企業決策以及現代社會的發展做出應有貢獻。企業領導者要改革思想觀念，正確認識檔案管理的重要性，做好榜樣和領導工作，同時還需要加大宣傳力度，使得國企全員都能夠為信息技術與檔案管理工作的有機結合作出應有貢獻，推動企業信息化時代的發展與變革，充分發揮檔案資源的價值。

2.2 加大技術創新力度

在如今的信息化時代，檔案資料顯現出數據量大、數據意義有待挖掘和利用的明顯特征。當前國有企業需要做的就是把海量數據變成助推國有企業以及全人類社會發展的智慧能量。為保證國企檔案的科學化管理，有效挖掘檔案資料的意義和價值，滿足檔案利用的實際需要，就要把信息技術創新應用的諸多成果融合應用到國企的檔案工作當中，持續助推技術創新。一方面要注意對技術標準進行創新。國企檔案工作需要始終秉持創新發展開放共享的觀念，促進檔案信息的橫向以及縱向溝通最大化，順應信息技術的發展趨勢，創新技術標準，維護信息的安全。在技術標準的創新當中，涉及信息加密技術、數字化規范技術、數據分析技術等等，這些都和國企檔案工作密切相關。另一方面要著力打造完善化的信息化檔案管理系統，使其最大化滿足國企檔案業務的實際需要，并通過補充和完善系統功能，促進檔案資料的科學利用，體現出檔案資料的價值，讓國企檔案工作適應時代發展。

2.3 革新檔案服務模式

在針對全國檔案事業發展的系列規劃當中明確指出，檔案工作必須貫徹“創新、協調、綠色、開放、共享”觀念。國有企業的檔案工作同樣也需要將這一理念作為指導性思想，現在檔案工作的處理當中提高針對性和方向性。在這樣的要求之下，國企檔案管理者需要強化服務意識，從過去以保管為主的檔案管理模式轉變為如今強調開放共享的檔案服務模式。在具體的工作當中，除了要做好非電子檔案信息的管理之外，還需要最大化提升檔案管理數字化水平，提高電子檔案證據地位與安全保障能力，助推信息技術和檔案管理的深度結合。除此以外，還要對企業的檔案文化進行宣傳推廣，擴大企業檔案工作影響力，保證國企檔案工作，服務國企長足建設。

2.4 重視檔案人才培養

國企檔案工作的改革發展以及信息技術手段的應用離不開高素質人才的支持，如果本身的人才素質不高，沒有掌握信息技術，也無法對其進行合理化應用的話，將會給國企現代化改革帶來阻礙。所以國企在推進人才建設的過程中，要高度關注企業檔案管理人員的培養，打造億只與國企檔案現代化管理要求相符的工作隊伍。一方面國企要引進擁有先進工作理念和豐富經驗的檔案管理者，使其能夠進一步充實我補充原有的檔案管理隊伍，促進他們彼此交流和協同進步。另一方面國企要追當前的檔案管理人員，進行專門培訓，將繼續教育和職業發展結合起來，完善人才激勵機制，迅速提升檔案管理者的綜合素質，為信息化檔案管理的實現提供人力資源保障。

科技的突飛猛進讓我們迎來了信息化時代，將信息技術應用于各個領域與各個層面已經成為必然趨勢。信息技術當前已經逐步深入到了社會生產生活的各個方面，當然這其中也包含檔案管理。將信息技術應用到國企檔案工作當中，能夠給檔案信息的處理和查閱帶來極大的便利，提升檔案管理現代化水平。為了更好地發揮信息技術在國有企業發展建設當中的積極作用，國企要做好信息技術應用價值的分析，明確信息技術在國企檔案管理當中的地位，并為信息技術的應用提供一系列的保障條件，確保檔案事業的長效發展。

參考文獻

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