淺析檔案電子信息化管理模式的應用和發展

摘 要：隨著時代的發展和科技的進步，檔案的種類越來越多樣化，檔案數量急劇增加，檔案利用日益頻繁，傳統低效的檔案管理模式已越來越難以適應當前高效、安全、人性化的檔案保管利用要求。檔案電子信息化管理模式能夠更準確、更快捷、更方便地提供服務，使檔案管理實現智能化管理，滿足檔案現代化、精細化管理的需求。

關鍵詞：檔案;管理;檔案管理;檔案電子信息化管理模式

檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的、供保存備查的、形式多樣的原始真實記錄。隨著檔案事業的發展和檔案信息化進程的加快，檔案的載體、制作手段和表現方式等都發生了翻天覆地的變化。檔案的數量與日俱增，檔案資源實體管理難度日益增加，檔案管理逐步向服務職能轉變，檔案管理水平亟需提升，傳統的檔案管理模式已顯滯后，檔案管理正面臨著時代變革。由此，檔案電子信息化管理模式應時而生。

檔案電子信息化管理模式是為社會發展服務的一種新的形式，將包含文字、圖片以及視頻等的檔案信息傳輸到數字檔案館（室）網站系統中，使檔案以數字化形式展現，較之傳統檔案管理模式使管理更便捷、存儲更安全、分享更及時，檔案電子信息化管理模式已成為檔案管理必然的發展趨勢。

1 檔案電子信息化管理模式與傳統檔案管理模式的區別

1）檔案庫房面積要求不同。傳統的檔案管理大多是對紙質文書檔案進行歸檔保管，對檔案庫房的面積有一定的要求，除了要能容納目前的檔案資料存放外，還必須考慮今后的發展空間。而檔案電子信息化管理由于電子化、數字化和無紙化的特點，精簡了檔案材料的存放空間，對檔案庫房的面積要求不高，但對數字檔案館（室）網站系統的存儲容量提出了較高的要求。

2）檔案整理歸檔方式不同。傳統的檔案管理模式是由專兼職檔案管理人員按照立卷類目對紙質文書檔案材料進行收集、整理、立卷、歸檔，耗時長、工作量大且繁瑣。檔案電子信息化管理模式則是通過計算機、掃描儀等設備技術，將文書檔案、聲像檔案、榮譽檔案等檔案資料分門別類上傳到數字檔案館（室）網站系統中進行集中統一管理，便于檔案的有序整理歸檔。

3）檔案整理裝訂方式不同。傳統的紙質檔案是用線訂的方式進行裝訂，線訂檔案雖然美觀牢固，但需要花費大量的人力、物力和時間，且對日后檔案的復制和銷毀存在一定程度的影響。檔案電子信息化管理則是將所有的紙質檔案予以數字化，將檔案信息直接錄入到數字檔案館（室）網站平臺，使傳統的紙質檔案轉化為電子數據，大幅度提高了檔案整理的工作效率。

4）檔案保存條件不同。傳統的檔案管理模式對檔案保存條件和環境要求較高，必須嚴格控制好檔案庫房的溫濕度。但隨著時間的推移，紙質檔案在保存的過程中往往還是會出現損壞、霉爛、蟲蛀的現象，對長期保持檔案資料的完好性存在相當大的難度。與傳統檔案管理模式相比，檔案電子信息化管理模式將檔案信息直接錄入到數字檔案館（室）網站系統迅速處理和傳遞，同時做好備份，在很大程度上保證了檔案材料的完整性和安全性。

5）檔案查詢效率不同。傳統的檔案歸檔后，如需檢索利用，需要先依照流程辦理相關手續，再由檔案專兼職人員人工翻閱紙質檔案材料尋找，頻繁的翻動不但會磨損紙質檔案材料，而且人工查詢效率較低，不能隨時對檔案信息進行調用、分析和利用，遠跟不上當前信息時代社會發展的步伐。檔案電子信息化管理則不受人為的限制，預先在數字檔案館（室）網站平臺上對相關人員設定不同的操作權限，登錄系統后，只要在智能搜索引擎上輸入關鍵詞，就能快速查找、讀取所需內容，精簡了查詢程序，優化了查詢服務效率。

6）檔案利用方式不同。傳統的檔案管理如需檢索利用，需要進入檔案館（室）等進行現場查閱，受到時間和空間的限制。檔案電子信息化管理平臺憑借實時共享的性能，將查檔申請流程及方式優化，通過檔案信息化管理平臺、計算機、甚至是手機終端就可以輕松查閱到想要的檔案資料，進一步保障檔案查閱需求，達到互聯互通、資源共享、遠程利用的作用。

與傳統的檔案管理模式相比，基于電子信息化管理模式的檔案管理具備明顯的優勢。檔案電子信息化管理模式不僅使檔案管理更加系統化、條理化、科學化，便于檔案的收集、整理、保管、檢索、利用和服務，簡化了檔案管理工作程序，減輕了檔案管理工作人員的工作量，更是提高了檔案管理的工作效率和檔案的利用率，提升了檔案的服務功能，充分體現了檔案的價值。

2 檔案電子信息化管理模式的應用

1）當前，許多單位已逐步開始建立檔案電子信息化管理系統，但由于對檔案管理工作的重視程度不夠，檔案電子信息化管理平臺數據常常不能得到及時更新，很大程度上影響了檔案管理工作的開展和實施。

2）有些單位雖然設置了檔案電子信息化管理系統，但實際的查詢利用率較低，沒有真正發揮出檔案的服務功能。

3）由于數字檔案館（室）網站需要專人定期進行管理維護，且費用較高，部分單位對于檔案電子信息化管理系統平臺未能形成長效管理機制。

4）檔案管理是一項長期且復雜的系統工程，從事檔案管理的工作人員沒有樹立檔案管理新觀念，將檔案管理水平提升到新的境界，檔案管理人員的素質有待提高。

3 檔案電子信息化管理模式的發展

檔案最大的價值就是利用價值，是檔案能夠滿足社會需求的直接表現。在電子信息化時代下，檔案管理部門必須從以下幾個方面對檔案電子信息化管理模式重新認識和重新分析，才能從容應對當前社會對檔案管理工作的挑戰。

1）加強信息化管理理念。更改以往傳統的檔案管理模式，充分利用檔案電子信息化管理技術，以信息化發展為依托，創新思路，強化檔案電子信息化管理模式的推廣力度，實現新型服務模式。將檔案電子信息化資源和創新思維應用于檔案管理工作，最大限度地提升檔案利用效率，發揮檔案管理的社會價值，更好地為黨和人民服務。

2）加大管理隊伍建設力度。加強檔案管理部門對檔案管理工作的重視程度，定期組織檔案管理專兼職工作人員培訓學習，提高檔案管理專業技術水平和業務能力，加強檔案管理人才隊伍建設，不斷提高檔案工作效率。

3）改善檔案電子信息化管理硬件建設。科技飛速發展的今天，信息量不斷增加，互聯網技術不斷完善，需要不斷擴充存儲設備的存儲空間、提高系統運行速度，檔案管理部門必須給予一定的資金支持，保障檔案信息的安全性和穩定性。

4）加快信息化軟件開發。隨著網絡信息化的不斷發展，檔案電子信息化管理軟件也要不斷地更新，必須加以信息技術支撐，保證檔案電子信息化管理工作的順利開展。

5）提高檔案工作總體認識。切實轉變觀念，進一步提高對檔案管理工作的重視和關注程度，不斷完善檔案電子信息化管理體系和制度，形成長效機制，加大對檔案工作的保障力度，推動檔案事業科學發展。

6）科學整合檔案資源。創新服務形式，維護檔案安全，發揮檔案作用，利用報章雜志、網絡、微信公眾號等新媒體載體和形式，大力宣傳檔案電子信息化管理模式的發展前景，提高全民檔案意識。

4 結論

檔案在現實社會中具有巨大的價值和作用，與每個人的工作和生活都息息相關，是社會發展過程中不可或缺的關鍵環節，是傳承文明，見證歷史的重要手段。從傳統的檔案管理模式到檔案電子信息化管理模式的演變，標志著我國檔案管理建設進入了新的階段，與此同時，也面臨著信息資源建設、檔案信息服務優化、檔案管理技術創新等各方面的難題。目前，檔案電子信息化管理模式還不能完全取代傳統的檔案管理模式，檔案管理部門需要將這兩種檔案管理模式有機結合、并存運行、無縫銜接，以促進檔案管理工作邁上新臺階。

參考文獻

[1]李靜.淺談電子信息化管理模式在檔案管理中的作用[J].中國管理信息化，2019（10）.

[2]劉寶軍.談談檔案的價值和作用[J].關愛明天，2015（9）.

作者簡介

徐佳嵐（1987-），女，上海，上海市青浦區夏陽街道社區衛生服務中心，助理館員，本科（2005級學士），研究方向：檔案管理。