關于事業(yè)單位人事檔案歸檔內容發(fā)展變化趨勢研究

趙耀

摘 要：事業(yè)單位人事檔案的歸檔水平不僅影響檔案信息的完整性，而且在很大程度上影響事業(yè)單位業(yè)務工作、人才發(fā)展建設方面的質量。事業(yè)單位應當基于信息化的檔案管理工作趨勢，明確事業(yè)單位人事檔案管理的重點，著力構建完善的人事檔案管理體系，達到提高檔案管理質量目標。

關鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;管理機制

1 事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀

1）發(fā)生的變化。事業(yè)單位人事檔案管理模式正在發(fā)生著深刻的變革。事業(yè)單位人事檔案管理的要求不斷提高，隨著事業(yè)單位用人機制的日益靈活，事業(yè)單位人事檔案管理方法不斷改變。事業(yè)單位應當創(chuàng)新人事檔案管理的方式，注重構建專業(yè)的人事檔案管理體系，強調在信息技術的輔助下提高人事檔案管理的效率。重點應當優(yōu)化人事檔案管理的目標，豐富人事檔案管理工作的方法，進一步根據事業(yè)單位人員的多樣化特征進行人事檔案管理。強調根據人員聘用總數的增加，聘用員工比例的不斷增長，技術人員與行政管理人員的崗位特征明確具體的人事檔案管理工作內容。目前事業(yè)單位人檔案管理工作主要由事業(yè)單位自管和專業(yè)檔案管理機構進行代管兩種模式。事業(yè)單位人事檔案管理已經逐步的由紙質檔案管理時代向著信息化檔案管理的時代快速發(fā)展。事業(yè)單位檔案管理還要向著智能化、實時化、全面化和系統(tǒng)化的方向進行快速發(fā)展。注重增加個性化檔案比例，切實提高檔案收集的效率，降低事業(yè)單位檔案管理工作的成本。

2）存在的問題。事業(yè)單位人事檔案管理還要從實際情況出發(fā)，解決傳統(tǒng)管理機制制度下造成的人事檔案歸檔管理不系統(tǒng)和較繁瑣方面的問題，首先，事業(yè)單位人事檔案管理的意識還有待加強，不少事業(yè)單位只重視在編人員檔案管理，沒能加強聘用人員的檔案管理，沒能按照統(tǒng)一規(guī)定上報聘用人員的檔案數據信息。還有的事業(yè)單位沒能完善人事檔案管理的分類方法，不能根據事業(yè)單位專業(yè)技術人才的特征采用針對性的檔案管理方式。存在著大量基礎檔案數據信息待查的問題。當前專業(yè)技術人員的職稱檔案管理占據了大量的空間與時間，反映專業(yè)技術人才特長的檔案不足，一些復印材料還有待進一步核實。其次，事業(yè)單位檔案管理存在的存放混亂的問題。自主存儲的檔案資料受場地與空間方面的限制，往往存在一定的丟失或損毀風險。事業(yè)單位自主管理檔案的流失概率大，部分員工缺乏自己的檔案信息。還有的事業(yè)單位檔案轉接效率低，事業(yè)單位存儲在專業(yè)檔案管理機構的檔案需要每年繳納一定數量的托管費用。第三，事業(yè)單位檔案的轉接效率相對較低，事業(yè)單位人員的一些獲獎、學術成果、工作業(yè)績，個人學習經歷的材料未能及時的收入到檔案當中。第四，當前事業(yè)單位人員使用檔案信息時不方便，事業(yè)單位涉及人才評聘，職稱晉升時沒能充分的利用各種檔案資源，人才檔案查閱與移交檔案工作還存在著較為繁瑣的問題。因此檔案問題還會導致職稱評聘難度大和不及時問題。

2 事業(yè)單位人事檔案歸檔工作的措施

1）推出技術人員檔案管理辦法。技術人員是事業(yè)單位最寶貴的財富，事業(yè)單位人事檔案管理工作的主要任務之一就是提高技術人才檔案管理的有效性，發(fā)揮技術人才檔案對事業(yè)單位發(fā)展建設的輔助作用。首先，事業(yè)單位應當建立統(tǒng)一的專業(yè)技術人才的檔案管理辦法，采用技術人才檔案管理分類辦法，運用區(qū)別于行政人員的方式全面加強 技術人才的檔案數據信息的收集管理。優(yōu)化檔案管理工作制度，明確檔案管理的重點，圍繞著事業(yè)單位員工的晉升職稱需要，事業(yè)單位技術人才的培訓工作任務，事業(yè)單位人員的特色發(fā)展管理需要，開展專門人事檔案管理工作。首先，加強基礎材料的收集工作，包括相關的學歷證明材料，以及基本的工作履歷材料。其次，加強專業(yè)技術材料的收集，包括專業(yè)技術的任職資格，專業(yè)技術成果，相關證書等。第三，收集與專業(yè)技術人才相關的學術研究成果，包括學術研究材料、專業(yè)技術成果，工作業(yè)績等相關數據信息。還要收集專業(yè)技術人才在一些專業(yè)評選、獎懲方面的信息，以及專業(yè)技術人員接受的在職培訓內容等。還要加強專業(yè)技術人才的聘用信息、醫(yī)療、養(yǎng)老保險信息收集，達到全面反映相關情況的效果。

2）完善檔案管理制度。事業(yè)單位人事檔案管理應當形成專門的管理制度，根據事業(yè)為單位人事檔案管理的基本法規(guī)提高人事檔案管理的有效性。當前事業(yè)單位崗位設置與人員流動性增加，事業(yè)單位普遍的推行崗位聘任制。應當基于事業(yè)單位人員流動的現(xiàn)實情況，圍繞著事業(yè)單位在編人員、外聘人員、志愿者等設置不同的人事檔案管理工作制度。首先，優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理工作的基本流程，明確事業(yè)單位人事檔案管理的基本點，做好事業(yè)單位人事檔案的收集、鑒定、整理、保管與利用工作。其次，事業(yè)單位在招聘新員工時還要落實檔案管理銜接機制，保證事業(yè)單位人員入職前就做好相應的檔案管理收集工作，優(yōu)化事業(yè)單位新聘用員工人事檔案管理制度。具體應當加強人事部門與各級人才中心的緊密聯(lián)系，有效防止私自轉接檔案現(xiàn)象的發(fā)生，上級部門應當在完善統(tǒng)一的事業(yè)單位人員管理編制平臺的基礎上，進一步探索相應的事業(yè)單位臨時聘用人員的檔案管理機制。還要加強事業(yè)單位人事檔案管理的監(jiān)督，由上級機關組織開展人事檔案的外部審核，對存在的人事檔案數據信息缺失，人事檔案信息不足問題進行補救，促進當事人積極說明情況，聯(lián)系相關部門加強檔案的補錄，這樣才能提高事業(yè)單位人事檔案管理的整體質量。

3）加快人事檔案數字化。人事檔案管理數字化，可以更快捷、廣泛、深刻的收集事業(yè)單位專業(yè)技術人員與行政管理人員的各種工作信息，有助于評價、分析和指導事業(yè)單位人才建設工作。為了達到事業(yè)單位規(guī)范化管理的目標，應當基于全國事業(yè)單位機構的建設需要，進一步推動事業(yè)單位檔案管理數字化，由上級人力資源部門加強檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化配置工作，建立專門的人事檔案管理工作平臺，強調形成良好的事業(yè)單位人事檔案的網絡查詢與監(jiān)督機制，提高人事檔案管理與利用的整體有效性。在良好的人事檔案管理平臺下推動人才流動，合理進行專業(yè)技術人才力量的調配。事業(yè)單位人事檔案管理還要劃分權限，設計專業(yè)的管理軟件，明確人事檔案信息的核查責任，發(fā)揮人事檔案信息在崗位聘用方面的重要作用。加強保證人事檔案軟件與國家信息系統(tǒng)建設一致，才能提高數據傳輸的水平，為事業(yè)單位加強數據信息的運用打下堅實的基礎。

4）加強相關工作的宣傳。應當加大相關宣傳工作的力度，促進事業(yè)單位全員積極的參與到事業(yè)單位人事檔案管理工作當中。首先，實行人事檔案的動態(tài)化管理，建立完善的人事檔案的收集機制，提高人事檔案管理的跟蹤性與實時性。其次，事業(yè)單位應當展示人事檔案管理的價值，基于強有力的人事檔案管理輔助在職技術培訓，人員職稱評聘方面的作用，加強事業(yè)單位人員有關的政治面貌、工作業(yè)績、學習經歷、考勤方面信息收集，發(fā)揮人事檔案為績效管理服務價值。

3 結論

事業(yè)單位人事檔案管理內容與事業(yè)單位改革同步發(fā)展，隨著事業(yè)單位機構改革的深入實施，事業(yè)單位人事制度發(fā)生了較大變化，事業(yè)單位更注重建設靈活的選人用人機制和工資管理制度，更注重激發(fā)事業(yè)單位人員工作積極性，強調在績效管理的理念下提高事業(yè)單位的發(fā)展質量。事業(yè)單位人事檔案管理在增強檔案服務意識的基礎上，更注重研究事業(yè)單位檔案管理的新成果，注重提高事業(yè)單位人事檔案的智能化管理水平，基于員工的個性特征記錄員工的具體情況，從而達到有效挖掘技術人才，輔助事業(yè)單位人才配置，提高事業(yè)單位人才質量的目標。

參考文獻

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