文書檔案中“交叉文檔”歸檔的相關探討

陳小燕

摘 要：所謂“交叉文檔”，即指由兩個或兩個以上部門聯合發出的文書檔案，同時，文件內容亦涉及多個部門的工作職責。在實際的歸檔管理工作中，“交叉文檔”現象的主要存在于會議紀要、表彰文件、政策性文件之中，一般而言，上述類型文書內容涉及部門眾多，面對“交叉文檔”管理問題，唯有需加強歸檔管理力度，積極探索應對策略，方可切實增進文書檔案管理效率，鑒于此，筆者結合工作經驗，分析論述了增進“交叉文檔”歸檔效率的相關措施，僅供參考。

關鍵詞：文書檔案;交叉文檔;歸檔管理;策略探析

文書檔案是企事業單位、團體、機關及其他社會組織在行政性管理活動中形成的各類載體文件材料，且具有較高保存價值。文書檔案不僅是企事業單位管理體系的核心組成部分，亦是檔案管理部門人員的重要工作內容，任何形式、部門的管理工作皆與文書檔案息息相關，因此，文書檔案的“立卷”與“歸檔”工作尤為重要，特別是針對實踐管理中存在的“交叉文檔”現象，更需予以足夠重視。

1 文書檔案中存在“交叉文檔”的情境

一般而言，工作項目需多部門配合完成，且所涉及的部門在兩個以上，即可將其作為“交叉文檔”實施專業化管理，在實際檔案管理工作中，以下情境中極易存在文檔交叉現象，需予以足夠重視，加強歸納管理工作的條理性與規范性：

1.1 政策性文件

所謂政策性文件，即指由黨政組織、國家政權機關、其他社會政治集團為體現所代表階層或階級的意志，維護其利益，以標準、權威的形式對規定期限內工作實行方式、應達成的任務、需遵循的原則、要達成的目標劃定具體措施和實施步驟的一類文件，一般而言，政策性文件所涉獵的部門較多，多由兩個以上部門聯合發文，因此，極易存在“交叉文檔”，且在上級來文、規定文件中較為常見。以國家能源局、國家發展改革委于2020年5月18日聯合發布的《國家發展改革委 國家能源局關于印發各省級行政區域2020年可再生能源電力消納責任權重的通知》發改能源〔2020〕767號文件為例，此文件的實施不僅需要國家能源局配合下級機構落實、協調可再生能源的跨省跨區交易和并網消納，還需國家發展改革委來執行跟蹤監測工作，所以由國家能源局和國家發改委共同發文，屬于政策性“交叉文檔”。

1.2 規范性文件

所謂規范性文件，即指各組織、團體、機構負責制發且約束人們行為的一類文件。一般而言，規范性文件內設工作項目內容往往與多部門有關，文書管理過程中，亦存在一些“交叉文檔”。在此過程中所需實施的文書管理工作，即指“交叉文檔”管理，工作步驟與一般文書管理相比，更為復雜，極易由于“交叉”因素，降低管理效率，或發生錯誤歸檔現象。

1.3 會議紀要

會議紀要是記錄者依據會議內容整理、加工后制作而出的一類介紹性、記敘性文件，主要涵蓋了會議核心內容、主要精神及基本發言情況，具有語言精練、層次分明、概況準確、中心突出、目的明確、程序清楚等特征，一般而言，會議紀要主要分為研討會紀要、協調會紀要、工作會紀要、辦公會議紀要這四種類型，通常由行政部門與黨委或兩個以上部門聯合發文。在文書檔案管理過程中，存在一定文檔“交叉”管理內容[1]。

2 增進“交叉文檔”歸檔效率的具體措施

2.1 加強歸檔管理重視度

管理人員意識水平在一定程度上直接決定著“交叉文檔”的歸檔管理效率，因此，檔案管理者需加強歸檔管理重視度，尤其是在“交叉文檔”歸檔管理中，更需注重增進自身專業水平。然而就目前來講，我國諸多單位往往缺乏專業化的交叉文檔歸檔管理人才隊伍，相關歸檔管理者在專業素養、工作經驗方面依然有很大發展空間，因此，為提升整體歸檔效率，相關部門就需加強歸檔管理重視度，廣納復合型檔案管理人才的同時，積極組織業務培訓活動，增進整體員工綜合素養，并在此基礎上，定期開展考核工作，逐步轉變文書歸檔人員工作觀念，有效激發其工作積極性，促使其以最佳的工作狀態應對“交叉文檔”管理問題，全面增進“交叉文檔”歸檔效率。

2.2 增進檔案收集質量

其一，確保檔案收集齊全是我們做好歸檔工作的前提要素之一，在此基礎上，確保檔案質量，方可切實增進歸檔效率。收集的檔案須具備一定保存價值，特別是反應重點工程、重要事件的檔案，皆需嚴格依據工作流程進行收集，同時組織機構沿革、大事記、工作總結、部門會議紀要等也需收集整理，做到應歸盡歸。其二，檔案內容收集需做到門類齊全[2]。豐富的檔案內容從一定程度來講亦是體現檔案齊全性的要素之一，特別是在新時期發展背景下，多元化的檔案門類十分重要。其三，加強鑒別，以防交叉重復。豐富的檔案門類雖是檔案管理工作的重要目標和希望，卻并非指隨心所欲、盲目追求無原則的“豐富”，因此，我們需在始終秉持理性管理的基礎上，科學規范鑒別流程。在檔案管理工作中，若不依據規范化的歸檔依據收集檔案，往往會由此引發多處檔案重復、檔案交叉等問題，這不僅會無端增加檔案室空間壓力，還會增加檔案鑒別環節工作量，不利于增進檔案收集質量。因此，我們需樹立科學的歸檔原則，精準鑒別檔案質量，走出無原則歸檔誤區，促使歸檔工作質量得到有效保障。

2.3 依據問題歸檔

“交叉文檔”的歸檔工作看似復雜，但探究其根本歸檔要素可發現，交叉文檔歸檔原則依然與普通文件類似，皆是依據問題來進行分類歸檔。交叉文檔與普通文書檔案的區別在于發文機關方面，普通文書檔案僅由單個部門或機構發布檔案文件，而交叉檔案卻涉及了諸多部門機構，給歸檔工作平添了諸多“干擾因素”，因此，唯有始終秉持按問題分類的歸檔原則，方可逐步看到交叉檔案的歸檔本質所在，在去繁就簡的同時，有效增進歸檔質量[3]。此外，交叉文檔中，檔案發文機關通常極具迷惑性，由于部分員工習慣依據發文機關執行歸檔工作，因此，極易影響歸檔效率，基于此，我們僅需切實關注文件本質內容，依據問題歸檔，即可準確找到文書歸口。

2.4 增進部門間配合效率

“交叉文書檔案”中所涉及的檔案信息多源自于性質不同的各個部門，因此，若想增進歸檔效率，歸檔人員除日常標注資料、整理資料外，還需穿梭于各部門間，增進部門間的配合效率，以便及時收集、篩選出與歸檔條件相符的文書檔案信息，為文書檔案使用者提供有效便利的同時切發揮文檔所具備的應用價值。這就需要文書檔案管理人員切實認知到部門配合的重要性，加強檔案管理機構與其他部門的協作與配合力度，以便各部門形成合力，促使歸檔工作更具條理性、整體性，有效增進歸檔管理水平。

2.5 文書歸檔規范化

企事業單位、團體、機關及其他社會組織整體檔案管理水平的高低往往取決于其歸檔流程是否規范，基于此，可通過擬定《文書檔案管理工作規范化管理辦法》等規章來輔助歸檔人員執行相關工作，并在此基礎上優化文書檔案考核體系，以確保歸檔工作的規范性，促使單位在檔案軟硬件設施、依法治檔、建章立制方面皆可齊抓共管，有效構建精細化、規范化、標準化的文書檔案管理體系。

2.6 明確“交叉文檔”歸檔要點

其一，“交叉文檔”內容繁雜、牽涉部門較多，對其的歸檔管理工作常具備一定迷惑性，基于此，需緊抓文書檔案本質性問題，按問題歸檔，依據內容進行分類，方可切實保障歸檔工作的精準性。其二，歸檔人員需善于發現歸檔工作中潛在的管理規律，例如，當發現“交叉文檔”有規律的在特定部門出現時，即可依據規律存放檔案，以便檔案使用者準確查找文書信息[4]。其三，歸檔人員需在工作中積極學習了解必要的發文知識，總結歸納相關發文格式、發文順序規則、聯合行文、機關代字、年份代碼等內容，并將其融合至日常歸檔工作之中，以此來增進歸檔立卷效率。

2.7 應用電子歸檔技術

在大數據技術、互聯網技術融合發展的時代背景下，電子歸檔技術在檔案管理部門中的應用水平將在很大程度上決定檔案管理機構歸檔水平，智慧檔案館、數字化檔案館的構建與完善將成為可切實突破“交叉文檔”管理困境的主流發展趨勢，基于此，單位需加大檔案管理投資力度，積極為檔案管理人員配備先進管理軟件設施的同時，在檔案使用者、檔案資源間搭建起可直接檢索、訪問的渠道，借助檔案互聯系統，實現文書歸檔互動化、數字化管理目標。

3 結束語

綜上所述，就目前來講，文書檔案歸檔管理中，“交叉文檔”的管理水平依然尚待提升，相關制度及體系亦需不斷完善，基于此，文書檔案負責人需加強對交叉類文檔的管理重視度，積極采取有效措施，明確其歸檔要點，提升交叉文檔歸檔效率的同時，全面增進單位檔案管理水平。

參考文獻

[1]孫弘.文書檔案收集歸檔工作存在的問題和對策[J].蘭臺內外，2019（36）：38.

[2]劉蕓蕓.試析如何做好文書檔案收集與歸檔工作[J].遼寧經濟，2019（03）：70-71.

[3]丁磊.利用信息化手段提高文書檔案歸檔效率和質量[J].現代經濟信息，2018（20）：100.

[4]史勇.緊緊圍繞我市中心工作做好全市檔案工作的幾點思考[J].蘭臺世界，2017（S2）：40-41.