社會保險業務檔案查詢利用服務研究

于麗紅

摘 要：隨著社會保險事業的發展，社會保險參保人員對于個人社會保險權益問題越來越重視，通過查詢社會保險業務檔案來維護切身利益的利用需求不斷增多，為社會保險業務檔案查詢工作帶來了巨大的挑戰，進一步完善規范社會保險業務檔案查詢制度，創新社會保險業務檔案查詢方式，有利于促進社會保險查詢利用工作提供更科學有效的優質服務。

關鍵詞：社會保險業務檔案;利用服務;查詢

1 社會保險業務檔案查詢工作現狀

1.1 社會保險業務檔案查詢工作概況

以天津市社會保險檔案查詢工作為例，現階段社會保險檔案查詢利用主體主要分為三類：個人查詢、單位查詢和公檢法等司法機關部門查詢。參保個人攜帶身份證，參保單位攜帶單位介紹信及利用人身份證可以到社會保險經辦機構進行查詢。公、檢、法等司法機關部門因案件需要須攜帶介紹信或調取證據通知書及兩名執法人員工作證至社會保險檔案館查詢檔案材料。檔案查詢過程中，查詢部門在審核查詢手續齊全后，利用人填寫《社會保險檔案查詢利用登記表》，由查詢部門提供查詢服務，將查詢結果以復印件加蓋印章的形式交給利用人員。

1.2 社會保險業務檔案查詢特點

1）社會保險檔案可查詢數量大、種類繁多。社會保險按種類分為養老、醫療、生育、失業及工傷五類險種，按照社會保險業務經辦方式分為登記、征繳、支付和稽核業務，社會保險業務檔案細分可分為社會保險管理類、工傷保險待遇類、社會保險稽核監管類、生育保險待遇類、醫療保險待遇類、養老保險待遇類、社會保險費征繳類和社會保險基金會計類，已全部實現對外開放查詢，由此可見參保人員可查詢社保檔案范圍種類廣泛。

2）社會保險檔案查詢情況復雜多樣。參保人員可查詢險種多樣且需求不同，導致查詢情況復雜多樣。例如參保個人因養老待遇發放數額未達到其認為水平要求查詢其參加養老保險退休審批材料，或醫保就醫患者因與醫院產生醫患糾紛或報銷不合理對醫院產生質疑要求查詢醫療申報票據相關檔案，參保單位為本單位即將退休職工人員補齊遺漏未繳保險年限查詢相關檔案，保證養老待遇足額發放。

3）檔案證據作用不斷增強。根據檔案的原始記錄性，社會保險業務檔案真實的記錄了參保人員參保情況，參保人員可以通過檔案查詢將檔案材料作為書證交由勞動仲裁或法院等司法部門，以維護自身合法權益。公、檢、法等司法機關部門因辦案需要，至社會保險檔案部門調取檔案作為查案依據，隨著社會保險參保人員的不斷的增多，人們法制意識及維權意識的不斷增強，國家打擊犯罪力度不斷增強，涉及社會保險案件不斷增多，社會保險業務檔案的證據作用不斷增強。

2 社會保險檔案在查詢和利用過程中存在的問題

2.1 檔案查詢利用制度不夠完善

《中華人民共和國檔案法》第十九條規定了中華人民共和國和組織持有合法證明，可以利用已經開放的檔案。《社會保險業務檔案管理規定（試行）》（人力資源和社會保障部、國家檔案局令第3號）中第十條規定，社會保險經辦機構依法為參保單位和參保個人提供檔案信息查詢服務。中華人民共和國國家標準（GB/T31599—2015）《社會保險業務檔案管理規范》6.8中規范了檔案利用群體及利用方式。以上規范及標準并未詳細規范檔案查詢的利用手續及利用流程，由于利用群體較多且需利用需求復雜，以檔案保密性的角度，存在多種特殊檔案查詢情況無具體參考標準，造成檔案利用者無法利用檔案維護切身權益。

2.2 社會保險業務檔案重保管輕利用，復合型人才稀缺

社會保險經辦機構人員多為社會保險專業或醫學專業人才，更多重視社會保險業務的辦理及后期材料的整理，較少具備檔案專業學科素養，檔案利用服務意識不強。隨著檔案管理逐漸向信息化管理轉變，電子化檔案查詢已成為主要查詢方式，對檔案利用服務人員計算機專業要求不斷增強。此外，部分經辦機構并未面向參保群眾提供社會保險業務檔案查詢服務，少數存在提供社會保險查詢服務的機構對外宣傳力度不夠，檔案利用服務多為被動型服務。導致參保群眾查詢社會保險檔案存在領域偏差，對于社會保險業務檔案所存檔案內容認知不清，易出現查詢糾紛。

2.3 社會保險業務電子檔案利用信息系統不夠完善

2016年7月，天津市人力資源和社會保障金保二期工程系統上線，實現了社會保險業務檔案一體化，將檔案管理功能與業務經辦融合為一個系統，實現了檔案前臺經辦即時數字化功能，電子檔案查詢更加方便簡單。在實際查詢操作中，常出現前臺經辦檔案影像上傳失敗或影像信息不全，檔案查詢時出現無法加載檔案影像，預覽失敗等問題，需加以輔助查詢紙質檔案。隨著查詢量的增大，計算機網速隨之逐漸緩慢卡頓，影響查詢效率。電子檔案查詢結果依然需打印成紙質材料加蓋印章作為檔案復印件向利用者提供。

3 社會保險業務檔案利用服務完善對策

3.1 不斷完善統一檔案查詢利用規范標準

完善社會保險業務檔案利用法律體系，制定社會保險業務檔案利用規范，建立健全檔案查詢利用制度。在明確檔案查詢利用者范圍的基礎上，規范個人、單位、國家行政部門及司法機關在進行查詢時應履行的具體查詢手續。劃清個人及單位可查詢范圍權限，合理確定面向個人及單位檔案利用開放范圍。規范檔案利用流程，按照不同利用群體細化利用辦事流程，針對特殊事件建立特殊處理機制。明確檔案查詢結果復制件作為憑證的法律效力，提升檔案復制件的證據性作用。不斷完善社會保險業務檔案查詢利用法律規范，保證檔案查詢利用服務有法可依，提升檔案查詢工作專業化、法制化，增強檔案查詢的法律效力。

3.2 增強檔案利用服務人員綜合素質，提升檔案查詢主動服務意識

設立專職檔案查詢人員負責檔案查詢服務，提升社會保險經辦機構人員檔案專業素養。培養同時具備計算機應用技術、社會保險及檔案專業技能復合型人才，增強檔案利用工作人員的主動性和創造性，建立檔案利用效果評價機制。加強檔案利用對外宣傳工作，轉變檔案查詢利用被動模式，主動面向利用群體開放檔案館藏資源及保管范圍，讓檔案利用人員了解可查詢內容，減少因認知領域偏差出現的查詢糾紛。建立以檔案利用人為中心的服務理念，改善社會保險檔案查詢利用環境及場所建設，提升檔案服務質量，增強檔案查詢滿意度。

3.3 不斷優化檔案管理系統，探索創建社會保險業務檔案電子利用平臺

完善的檔案管理系統是電子檔案利用的重要基礎，只有前期影像資料完整，電子檔案歸檔順利完成，才能保證后期實現電子檔案高效便捷的查詢優勢，不斷優化社會保險檔案管理系統，還需要高技術人才的技術支撐、充足的資金物質保障及安全可靠的網絡系統建設。隨著全國檔案查詢利用服務平臺建設的提出及《國務院關于在線政務服務的若干規定》的公布，讓檔案利用者足不出戶實現檔案查詢將是未來檔案利用服務的發展趨勢。通過建立社會保險業務檔案電子利用平臺，實現利用者可以根據自己的需求不受時間及地域利用檔案，提升社會保險業務檔案現代化服務水平。

參考文獻

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