水利工程檔案管理現狀及改進措施研究

何秋蘭

摘 要：本文在當前社會背景下，從多方面角度對水利工程檔案管理過程中存在的問題進行分析，并提出檔案管理的有效措施，希望能夠為日后相關工作的開展提供借鑒意義。

關鍵詞：檔案管理;水利工程;不足之處;管理計劃

水利工程工作的開展形成水利工程檔案。水利工程檔案指的是從水利工程立項開始，直到設計、施工、工程驗收等相關工作開展所形成的資料，其是載體形式各不相同卻具有保存價值的文件資料。水利工程檔案不光能夠將項目建設情況進行記錄，還能夠用于工程質量鑒定、事故原因查明及事故責任追究等方面，能夠對水利工程的建設及工作的開展起到促進的作用。

1 水利工程檔案管理的特點及作用

1.1 水利工程檔案管理的特點

1.1.1 集中管理

不論是檔案監督機構還是檔案質量管理結構，都應創建獨立的檔案管理制度。這樣一來，能夠實現檔案的集中管理，并且使檔案目錄等編制等工作順利開展。如此模式會降低檔案的破損率，并且使檔案使用壽命的延長，有效避免意外或者無意的事故發生，能夠為檔案的完全性提供保障，并為日后檔案的查找使用提供便捷。

1.1.2 安全性及完整新

水利工程的檔案管理工作應確保其完整性，完整性指的是對檔案資料進行完整收集，并且通過科學合理的方式對其進行整理，使其能夠將施工過程體現出來。檔案的安全性指的是通過嚴格的規格制度對其進行管理，延長其使用壽命，并且確保檔案在管理期間不受損壞。只有對檔案的完整性的安全性提供保障，才能夠方便日后查閱，這一特性也是檔案管理者及檔案使用者必須遵循的條件。檔案管理者應對檔案的準確及完整性進行衡量，檢查其是否能夠滿足查閱的要求，并且以文件項目為依據對其進行歸檔處理。

1.2 水利工程檔案管理的作用

水利工程檔案管理的直接作用是能夠將工程建設及管理的過程全面的真實的反映出來，能夠體現出水利單位的發展現狀及管理水平。不光能夠將水利工程運行及管理情況全面的體現出來，并且能夠對水利工程質量的鑒定、竣工之后的管理及項目的維護產生重要的價值。因此，對水利工程方案進行集中管理是項目開展的基本要求，也是工程檔案管理的主要保障。水利工程項目從立項之初歷經設計、施工、驗收，直到項目竣工之后的運行維修養護改造，直到拆除，需要經歷多個階段，跨越十分漫長的時間。在此期間，會涉及不同種類的技術人員，并且形成多樣化檔案資料，不論是形成資料的環節，還是管理資料的環節，任意環節出現紕漏都會為工程帶來極大的隱患情況，嚴重時將會引發安全事故。與此同時，水利工程檔案作為項目正常運行的基石，其科學合理的檔案資料對水利單位人員的工程數據情況項目維修、養護及改造情況有直接的影響。如果管理過程中出現問題，將會限制工程項目的正常運行及工作效率的提升。這樣說來，加強水利工程檔案管理工作的力度的重要性不言而喻。

2 水利工程檔案管理時的不足之處

2.1 工作人員未樹立正確的檔案管理認知

近年來，社會環境有所改善，政府職能出現轉變，水利工程的管理制度出現變化，行政審批制度過于簡化，水利工程項目的法人主要負責投標招標。與此同時，項目監管制度、項目驗收備案及質量管理等制度都已完善。上述因素均對涉及工程檔案管理的形式、內容、制度等多方面發生了變化，但是仍然沒有使當前水利工程檔案管理方式落后的情況得以改善。部分水利單位的管理者及檔案管理工作人員未樹立正確的水利工程檔案管理認知，沒有意識到檔案工作質量的提升對項目開展的重要性，并且在日常工作過程中不具備完善的管理制度來對這項管理行為進行規范，導致水利工程檔案管理出現不及時或是延誤的情況發生，對檔案的完整性及時效性產生了非常消極的影響。

2.2 管理機構不完全

水利工程檔案管理工作具有極強的專業性，建設單位檔案管理機構監督、指導本單位工程管理相關部門及參建單位項目文件的形成、收集、整理和歸檔工作，審查參建單位制定的針對該項目的文件管理和歸檔制度、規范。建設單位工程管理相關部門、參建單位與建設單位檔案管理機構應制定與要求相適應的項目文件管理制度和業務規范，并進行修訂完善。僅將水利工程檔案管理工作歸納至綜合檔案部門進行管理，導致制度形同虛設，未形成完善的監管機制，導致綜合檔案管理部門及建設部門各自推脫責任，各自為政，在日常工作過程中存在隨意性，并且因為技術人員存在流動性知識檔案丟失，或者是資料全面等情況發生。雖然制定與檔案管理相關的規章制度，但是制度的落實過于形式化，這樣一來，會增加檔案管理、歸檔、整理的難度性，并為日后水利工程的維護與保養帶來了嚴重的影響。

2.3 保管場所不穩定

部分水利單位檔案資料保管受辦公條件制約，所有檔案資料不能集中存放，特別是在建項目工程資料的臨時存放。將水利工程檔案資料歸置在業務科室、雜物間或者是庫房里，檔案管理場所及其不固定，導致安全措施不到位，極易出現檔案受損、受潮丟失的情況發生，對檔案的長期管理有著不利的影響，無法為其安全性及完整性提供保障。

2.4 檔案收集方式單一、管理行為被動

部分水利單位無法以工程項目的特點為依據制定針對性檔案管理方式。首先，水利單位的負責人與檔案管理工作人員過于重視工程質量的提升、工程進度的快速及工程安全性等問題，對檔案管理工作的重視程度不足。通常情況下，在工程開展后期，突擊性對相關的資料進行采集整理。其次，部分檔案管理工作人員不具備專業經驗，僅能夠單一的從技術人員或者是機械管理人員手中接收檔案資料，且大多是有多少收多少。這樣一來，會致使工程原始資料缺乏完善性。最后，部分檔案管理工作人員日常工作過程中收集資料的方法過于單一，管理行為較為被動，導致在檔案有所需求時不得不采用復印件來充數，致使工程檔案不完整或者是被遺漏。

2.5 檔案管理者不具備專業素養

部分水利單位未配備專業性工作人員負責水利工程檔案的管理，大多數是兼職的工作人員，因為精力有限，并且未經過專業性檔案管理工作的培訓，對相關業務、涉及的法律法規、單位的規章制度及操作流程等不熟悉。這樣一來，會對水利工程檔案管理工作質量產生嚴重的影響。當前情況是新上崗的同事多、技術人員多、專業人員少、具備專業技術職稱或者是中高級檔案管理的人員少之又少，這些情況在屬于單位的發展過程中十分普遍，有的管理人員對水利工程建設流程十分不了解，有關管理人員對水利工程檔案的管理十分不熟悉，因相關人員專業水平存在較大差異，導致水利工程法管理過程中存在立卷、歸檔不規范的現象發生，對水利工程管理質量的提升產生了制約性的影響。

2.6 缺少硬件設備

當前，部分水利單位檔案管理手段過于守舊，仍然采用紙質存檔、手工操作的方式對其進行管理，沒有將計算機等相關技術應用在其中，水利檔案管理過程中缺少電子版，無法做到電子、紙質兩種檔案方式共存的目的，顯著降低檔案的使用效率及管理水平，對日后檔案的查閱及保管有著消極的影響，不能夠將檔案材料的作用充分發揮出來。

3 水利工程檔案管理策略

3.1 樹立正確的工作認知、完善管理制度

水利工程檔案管理工作的開展直接影響到工程項目的正常運行及經濟水平的提升，是水利工程項目開展過程中的重點工作內容。除此之外，水利工程檔案管理能夠將水利單位的管理水平及經濟現狀體現出來。為了規范水利工程檔案管理工作，使其變得標準，單位負責人及檔案管理工作人員應樹立正確的工作認知，轉變以往檔案管理理念，將檔案管理工作與工程總體格局進行有效結合，并且將其融入在工程創建的過程中，采取制定水利工程檔案管理制度的方式，使檔案管理行為得以規劃，使工程管理部門的審計、質檢、施工、督查等實施力度得以提升，并且完善針對性，使當管理部門落實監管制度。與此同時，內部管理部門應制定針對性獎罰機制，將水利工程檔案管理的內容細化，將責任落實到個人，并且將工作績效歸納到年度考核表中，做到獎優罰劣，將責任制全面貫徹落實到項目整體中。

3.2 完善管理機構、設置獨立部門

水利工程檔案在管理過程中應形成專人負責、統一領導、共同配合的機制。此外，水利單位應設置獨立的檔案管理部門，并且配備專業性管理工作人員，為檔案管理工作的開展創造有利條件，并為其營造良好的工作環境，使其有精力、有時間協調配合業務部門，并且將檔案管理工作與水利工程建設過程相融合，為日后工程的養護與維修夯實基礎。

3.3 加強基礎設施建設力度、為檔案安全性提供保障

水利單位應落實檔案管理安全有效的措施，并且設立獨立的檔案管理地點，落實防盜、防火、防磁、防腐蝕、防塵、防光、防潮、防蟲、防污染、防失泄密、防電子病毒等管理要求。除此之外，應加強基礎設施的創建力度，為檔案的完全性和安全性提供保障。

3.4 豐富檔案收集方式、改變管理模式

水利單位應以水利工程特點為依據擴展檔案收集資料，將以往被動收集轉變為主動收集，通過多樣靈活的方式來滿足當前水利工程檔案管理提出的全新需求。針對建筑周期較長且規模較大的水利工程，在對檔案進行收集管理過程中，管理者應時刻與施工資料員及施工部門溝通交流，及時掌握工程項目的進度，并且對檔案資料進行分階段催收，杜絕原始檔案遺失的情況發生，從而為水利工程檔案的連續性及完整性提供保障。針對建筑周期較短期規模較小的工程，在收集檔案時，應通過追蹤收集法來對施工進度進行全面了解，并掌握施工信息對施工現場資料管理員進行監督指導，對檔案資料進行針對性收集，從而為檔案的完整性提供保障。

3.5 培訓檔案管理人員、提升其專業水平

水利工程檔案管理具有繁瑣性、復雜性及細致性的特性，并且對服務質量科學依據及技術具有極高的要求。這樣一來，就要求負責水利工程檔案管理的工作人員具備極高的專業素養，并且水利單位應定期對管理工作人員進行專業培訓，使其業務水平得以提升，這也是確保水利工程檔案管理工作質量的主要方法。水利工程檔案管理工作人員不光應掌握相關知識，熟練操作信息化管理方式，并且熟悉水利項目的工作流程和工作特點。檔案管理工作人員只有樹立科學的知識結構，具備現代化管理素質，才能夠擔任水利工程的管理的重大責任。

3.6 優化管理方式、提升工作效率

在對水利工程檔案進行管理過程中，應充分發揮其具有的價值，只有做到這一點，才能稱得上是高質量的完成工作。想要對水利工程檔案材料進行充分利用，檔案管理工作人員就應摒棄傳統單一、落后、守舊的管理方式，采用現代化技術不斷豐富檔案管理工作內容。同時，應通過信息方式提升檔案檢索及閱讀的能力，在工作過程中實現資源共享。這樣一來，才能夠是水利工程檔案管理工作效率得以提升。

4 結束語

社會的進步，對水利工程檔案管理工作提出了新的要求和挑戰。因此，水利工程檔案管理者要轉變觀念，本著對歷史負責，服務現實，著眼未來的宗旨，加強學習，不斷總結管理經驗，促進水利工程檔案工作的健康發展。

參考文獻

[1]字獻文.關于農村水利工程管理現狀及改進措施的研究[J].引文版：工程技術，2016：32.

[2]尹愛明.水利施工管理現狀及改進措施研究[J].青年科學：下半月，2014：47.

[3]李娜.水利施工管理現狀及改進措施研究[J].中國房地產業，2017（25）

[4]尹愛明.水利施工管理現狀及改進措施研究[J].青年科學：下半月，2014：47.

[5]尹愛明.水利施工管理現狀及改進措施研究[J].青年科學：下半月，2014：47.

[6]曾玉玲.農村水利工程管理現狀及改進措施研究[J].農村實用技術，2019，206（01）：81-82.