圖書情報檔案一體化管理研究的綜述

李陽

摘 要：近些年，我國科技水平發(fā)展的十分迅速，圖書情報檔案管理也有了很大突破。信息時代的大趨勢使得信息技術滲透到社會生活的方方面面，同時也引起了各行各業(yè)的重大變革。從圖書情報檔案信息管理工作的實踐來看，信息時代的新變革對傳統(tǒng)的管理模式提出了新挑戰(zhàn)，也為創(chuàng)新管理途徑、提升管理實效創(chuàng)造了廣闊的發(fā)展空間。本文首先對于一體化管理在圖書情報檔案信息中的應用進行了必要性與價值分析，與傳統(tǒng)的管理模式存在的不足形成對比，力求為國企在信息時代的圖書情報檔案信息一體化管理工作提供參考。

關鍵詞：圖書情報檔案;一體化管理;研究

所謂“檔案、圖書、情報”一體化管理，是指將原先各自獨立成系統(tǒng)的檔案、圖書、情報統(tǒng)一為一個整體進行管理的過程，從而實現(xiàn)了三者在更大范圍、更高層次上的資源共享、優(yōu)勢互補，為廣大在校師生提供集成服務，發(fā)揮出檔案、圖書、情報資源利用的最大化。隨著信息技術的快速發(fā)展，利用云計算、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化信息技術推動著檔案、圖書、情報朝著一體化方向發(fā)展，實現(xiàn)了以數(shù)字化、網(wǎng)絡化、縮微化、滲透化為主要特點一體化管理，無論是在理論研究還是實踐探索方面，檔案、圖書、情報一體化均取得了顯著成績。

1 信息時代圖書情報檔案一體化建設的必然性

1.1 三者同源且存在內(nèi)在聯(lián)系

一方面，圖書、情報、檔案屬于彼此相關的信息學科，均為信息知識的承載體，同屬于文獻類型的信息資源，所以有著明顯的同源特性。然而在社會時代及所處不同領域的發(fā)展中，在各自為政的長期發(fā)展中也呈現(xiàn)出獨立性及差異性特點，并且隨著時間推移而導致這種區(qū)別愈發(fā)明顯;另一方面，圖書、情報、檔案三者之間能夠相互轉化、滲透，盡管彼此間的信息管理范圍存在區(qū)別，但本身存在一定的內(nèi)在聯(lián)系。

1.2 社會時代發(fā)展促使三者一體化建設

隨著社會時代的發(fā)展，人們對信息資源的需求也出現(xiàn)了巨大改變，尤其是檔案資料的檢索，不僅要求有原始檔案資料，同時也需要更加充足的數(shù)據(jù)及參考資料，所以相關機構還需極力滿足用戶的需求。但如今我國在圖書、情報、檔案的信息管理方面基本為獨立機構負責，所以會造成一定的資源浪費，并且與信息時代用戶的需求實情不相符。所以，在此社會時代背景下，圖書、情報、檔案的一體化建設則必然推行。

2 傳統(tǒng)檔案信息管理過程中的缺陷和不足

為了更好地運行和發(fā)展圖書情報檔案信息管理的一體化管理，需要對傳統(tǒng)圖書情報檔案信息管理過程中的缺陷和不足進行深入分析并對癥下藥。傳統(tǒng)的圖書情報檔案信息管理最主要的缺陷在于效率的低下，這源于信息管理過程中資源的龐大和復雜，也源于傳統(tǒng)模式下的過程設計并沒有將效率作為重點關注的方面，而現(xiàn)代社會對于信息資源的使用與否，更多在于這項信息資源在獲取和攝入過程中的難度和復雜性，顯然傳統(tǒng)圖書情報檔案信息管理中的信息資源搜尋難度和整合難度都足以使得部分要使用這些資源的人們放棄使用。因此傳統(tǒng)圖書情報檔案信息管理中突出問題在于對于效率的忽視。另一個不足之處在于傳統(tǒng)圖書情報檔案信息管理的方向割裂和區(qū)分，一般情況下，在獲取和使用信息時并不存在嚴格的方向區(qū)分，尤其是進行學術研究過程中對于文獻資料和圖書資料的需求，傳統(tǒng)的圖書情報檔案信息管理中的信息獲取過程需要在三個部分進行信息搜尋和獲取，這極大影響了信息獲取的難度并且常常割裂信息之間的聯(lián)系，一般情況下，圖書的撰寫也會參考很多重要的文獻資料，而完成好一本圖書的目的往往也是為整個研究數(shù)據(jù)庫提供更多的研究成果和信息資源，但傳統(tǒng)的情報檔案信息管理并沒有將這種需求作為必要的措施進行研究，并且受到客觀條件下的技術限制難以達到實際的整合，因此針對傳統(tǒng)圖書情報檔案信息管理中效率低下和資源割裂的不利因素而衍生出行業(yè)發(fā)展中對于一體化管理的訴求。

3 圖書情報檔案一體化管理的相關策略

3.1 構筑適于圖書情報檔案科學發(fā)展、一體化推進的保密機制

進行圖書情報檔案的建設，就要加強保密機制的建設。各級管理部門要在圖書情報檔案一體化管理建設的背景下，加大一體化建設過程中的保密制度、方法等全方位的建設，構筑適于圖書情報檔案科學發(fā)展、一體化推進的保密機制，加強對于圖書情報檔案過程中的機密信息保護的格式與規(guī)章制度建設。另外，我們建議引進高科技技術，配置自動審核功能，防止圖書情報檔案相關保密信息的泄露。圖書情報檔案一體化管理的標準化建設是這項工作能否實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)管理的基礎，如果沒有規(guī)范統(tǒng)一的信息處理與查詢、處理的行業(yè)標準，那么圖書情報檔案一體化管理系統(tǒng)建設是不可能實現(xiàn)的。所以，我們要加強文獻信息的目錄、標引、分類與檢索工作，同時要加強計算機通訊設備的通用性方面的測試，這些都是有行業(yè)規(guī)范與標準的。所以要在標準中考慮圖書情報檔案一體化管理的特點與個性化，從而更好地實現(xiàn)一體化管理的實用、共用、共享性，這需要現(xiàn)代化技術手段的支持。所以我們要進一步加強圖書情報檔案一體化管理過程中大數(shù)據(jù)庫的建設，實現(xiàn)行業(yè)化標準的一體化管理網(wǎng)絡體系。

3.2 建立信息中心

在圖書、情報和檔案的一體化建設過程中，最關鍵的技術就是數(shù)據(jù)庫，這是一體化建設的基礎。數(shù)據(jù)庫的引進和建立不僅對圖書、情報和檔案這三個走向一體化和建立信息中心有一定的幫助，而且還對提高質(zhì)量的信息檢索服務體系的形成有一定的影響。因此，為了推動的一體化建設，需要按照相同的格式和標準，建立具有本校特色的信息中心，進而將所有相關的信息進行有效的集中處理，提高信息處理工作的效率，為一體化建設工作的進行提供有效的指導，進而促進一體化建設工作快速有效地進行。

3.3 實行“實體分別整理保管、信息統(tǒng)一開發(fā)利用”管理模式

圖書、情報、檔案三者是有機聯(lián)系的，但是從其本質(zhì)上來說，三者又存在著顯著的差別，因此，針對圖書情報檔案信息一體化的管理必須充分結合三者的特點，采用針對性的方法進行綜合管理，這也是管理過程中必須遵循的客觀規(guī)律。從宏觀上來看，圖書、檔案、情報資料可劃入同一的高位類，即其屬于信息資源的范疇，而從細分視野來看，其在低位類上有各具差異。這就要求管理者必須采取綜合的管理手段：從整體管理視角來看，需要以低位類的不同特點為重要參考，選取多樣化的整理與保管手段;從實際使用角度出發(fā)，又要尊重其在高位類上的共同點，認識到其信息資源的重要作用，從而進行有效的一體化開發(fā)與利用。所謂“實體分別整理保管”模式，即要求在綜合性信息管理機構中，要盡可能確保三種信息資源的獨立性，從而根據(jù)其不同的業(yè)務特點進行分門別類。“信息統(tǒng)一開發(fā)利用”則聚焦于整合效應，在集成思想的引領下充分發(fā)揮好現(xiàn)代信息技術的整合作用，避免三者的相互割裂，為一體化管理信心系統(tǒng)的構建注入活力，也向使用者展現(xiàn)一個綜合開發(fā)、高效利用的集成信息服務窗口。

4 結語

在當前的信息時代中，圖書、情報、檔案機構倘若依舊沿用獨自為用戶提供信息服務的傳統(tǒng)模式，勢必會被時代所淘汰，因此在時代環(huán)境驅(qū)動下，圖書情報檔案的一體化建設則成為必然。然而在圖書情報檔案一體化建設中所面臨的問題，需要三者密切溝通協(xié)調(diào)，并且要主動突破過去各自為政的局面，從而形成兼容性更強的信息一體化體系，在信息資源整合的優(yōu)勢之下，滿足現(xiàn)代用戶日漸增長的專業(yè)化、多元化信息需求。

參考文獻

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