大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式研究

馬安娜

摘 要：在互聯(lián)網(wǎng)時代到來的背景下，大數(shù)據(jù)對人類的生活方式產(chǎn)生了較大的影響，有利于提高人們的生活效率。檔案管理在高校工作中扮演著重要的角色，其任務相對繁重，數(shù)據(jù)信息量大且種類多，因此傳統(tǒng)的檔案管理模式并不能夠適應新時代發(fā)展的需要。本文主要探討大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式的變革與優(yōu)化，從而提高高校檔案管理水平，更加高效的為內(nèi)部人員提供服務。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)，時代，高校，檔案管理，模式

在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的背景下，高校必須要重視大數(shù)據(jù)的有效運用，實現(xiàn)檔案管理的最優(yōu)化，從而順應時代發(fā)展的潮流，創(chuàng)新檔案管理模式，提高高校檔案管理效率，更好的為高校內(nèi)部人員提供高質(zhì)量的服務。

1 大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式變革

1）轉(zhuǎn)變檔案管理觀念。高校在以往的檔案管理過程中主要是通過紙質(zhì)檔案進行保存和管理，紙質(zhì)檔案在保存管理的過程中耗費的時間和精力相對較多且成本較大[1]，但是在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的背景下，充分的利用計算機可以對檔案數(shù)據(jù)不僅僅方便查詢和儲存，同時也能夠提高對數(shù)據(jù)的利用效率，而且有利于降低工作人員的工作壓力，提高檔案的使用效率。

2）有利于部門之間的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。在高校對于檔案管理的過程中，各個職能部門都有檔案數(shù)據(jù)，因此高校必須要針對不同的部門，從而建立相關(guān)的數(shù)據(jù)管理制度，在需要檔案信息時加強各部門之間的同步協(xié)調(diào)，實現(xiàn)資源信息的快速提取，保證檔案使用的時效性。

3）制定檔案大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略。結(jié)合實際調(diào)查發(fā)現(xiàn)，高校的檔案管理工作是體現(xiàn)其核心競爭力的關(guān)鍵所在，通過對檔案數(shù)據(jù)資料的整理，有利于推動學校工作的順利開展，因此高校管理人員必須要意識到檔案數(shù)據(jù)戰(zhàn)略所發(fā)揮的重要作用[2]，從而利用龐大的資源對檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容進行研究，保證能夠?qū)崿F(xiàn)豐富資源，并加快查詢速度，最終實現(xiàn)互動性較強的數(shù)據(jù)管理戰(zhàn)略。

4）對檔案大數(shù)據(jù)進行采集和處理分析。高校在對檔案進行整理的過程中，可以先在原有的數(shù)據(jù)上進行基本的整合工作，根據(jù)各個學院的實際情況對數(shù)據(jù)來源進行分類，從而納入數(shù)據(jù)庫[3]，其次要對檔案數(shù)據(jù)實施相關(guān)的校對，對一些超過年限的數(shù)據(jù)及時的進行刪除，保證數(shù)據(jù)管理的模式化，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)的準確性和可靠性，最后利用數(shù)據(jù)軟件來實現(xiàn)檔案的管理工作。

5）注重對數(shù)據(jù)的歸檔和保存，加強數(shù)據(jù)分類。通過對計算機技術(shù)的有效運用，能夠?qū)n案的數(shù)據(jù)進行設置，從而保證其時效性，因此為了使檔案數(shù)據(jù)查詢的過程中更加方便快捷，我們可以按照相關(guān)的標準進行分類，保證數(shù)據(jù)管理更加科學化，從而提供更加優(yōu)質(zhì)的服務。

2 大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式的優(yōu)化

1）滲透現(xiàn)代化的檔案管理理念。隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，人們對于大數(shù)據(jù)的應用越來越廣泛，各種智能設備已經(jīng)覆蓋到各個行業(yè)當中，因此檔案管理模式必須要緊隨時代發(fā)展的步伐不斷的進行改革和創(chuàng)新，高校也要及時的滲透現(xiàn)代化的檔案管理理念，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理效率[4]。高校必須要對現(xiàn)代化的檔案管理理念不斷的宣傳和推廣，對其帶來的重要意義進行宣講，同時也要使檔案管理部門不僅僅是完成檔案的儲存工作，更是能夠?qū)n案資料能夠被人們再次利用，提高檔案的使用價值。在對檔案歸檔和查詢的過程中，也要加強各部門和學生之間的聯(lián)系，從而提供相關(guān)的數(shù)據(jù)參考。

2）加強檔案管理信息化建設。在信息化快速發(fā)展的背景下，高校必須要意識到檔案管理水平的提高至關(guān)重要，因此高校首先要不斷的完善對于檔案管理的基礎設施建設，從而對部分落后的基礎設施要及時的進行淘汰。同時高校要加強對檔案管理的設施系統(tǒng)，及時的進行系統(tǒng)更新變投入更多的資金，從而使檔案管理軟件進行升級[5]。除此之外，高校也要注重檔案數(shù)據(jù)管理的有效利用，檔案數(shù)據(jù)來源于學校的各個職能部門，因此在檔案管理工作的開展過程中必須要對數(shù)據(jù)進行分門別類，并通過對檔案管理軟件和硬件的不斷使用，加大檔案信息資源的開發(fā)與利用，由于檔案管理對軟硬件設備的依賴性相對較大，因此我們也要重視在檔案信息掃描的過程中信息的準確性。

3）加強檔案管理的標準化。在大數(shù)據(jù)時代背景下，高校在檔案管理的過程中必須要重視檔案管理的標準化。高校在檔案管理的過程中首先應該注重有計劃地對檔案進行管理，按照預期的目的對檔案針對性的制定相關(guān)的工作標準與規(guī)范。只有在這樣的前提下才能夠預防檔案管理工作出現(xiàn)混亂狀態(tài)，及時的避免在檔案管理過程中出現(xiàn)信息錯誤的狀況，提高檔案管理的工作效率[6]。同時，高校要加強對計算機系統(tǒng)的熟練使用，保證對檔案信息準確的錄入，并提供在線閱讀等各種檔案服務形式，對相關(guān)的工作人員要加強專業(yè)知識的普及，定期對他們進行培訓，為大家使用檔案過程中提供最優(yōu)化的服務，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化目標。

4）重視檔案安全保障系統(tǒng)的建立。高校在對檔案管理的過程中必須意識到信息安全是開展檔案管理工作的前提條件，由于高校在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理過程中常常出現(xiàn)檔案被盜或者是發(fā)生火災等各種問題，因此，高校會對檔案的管理工作采取防蟲、防潮、防盜、防火等各種安全措施，避免檔案出現(xiàn)安全問題。在大數(shù)據(jù)時代背景下，我們對檔案的管理主要通過科學技術(shù)軟件來實現(xiàn)，對于信息數(shù)據(jù)的檔案文件我們必須要加強計算機系統(tǒng)的安全保障[7]。基于對傳統(tǒng)檔案管理的保護措施，現(xiàn)階段高校也必須要注重檔案網(wǎng)絡安全的有效建設，可以對相關(guān)的專業(yè)人員進行聘用，及時的排查網(wǎng)絡當中存在的安全隱患，出現(xiàn)問題時要及時的采用相關(guān)的補救措施。除此之外，高校必須要加強對檔案管理系統(tǒng)的不斷更新與維護，并且運用相關(guān)的網(wǎng)絡防火墻等方式，對網(wǎng)絡進行安全監(jiān)控，避免出現(xiàn)檔案信息泄露等狀況，并使檔案管理工作人員具備一定的法律意識，及時的對檔案信息進行保護。

5）重視檔案管理人才隊伍的建設。在高校對檔案管理工作開展的過程中，必須意識到相關(guān)的檔案人才隊伍建設是保證檔案管理工作的基本條件，由于現(xiàn)在的管理模式主要是依據(jù)于計算機技術(shù)，因此在高校對檔案管理過程中，相關(guān)的工作人員不具備專業(yè)的操作能力必然無法保障工作的有序開展。所以高校在開展檔案管理工作時，必須要選取具備于信息技術(shù)的相關(guān)人員來參與檔案管理工作，并定期地對大管理工作人員進行培訓，能夠使其掌握檔案管理信息化的操作技能與方法，同時也要開展繼續(xù)教育，提高檔案管理工作人員的理論水平，只有高校在重視培養(yǎng)多元化人才的前提下，才能夠滿足大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作的需求，保證在出現(xiàn)突發(fā)事件時具備一定的處理能力，提高高校檔案管理的安全性和保密性。

3 小結(jié)

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代背景下，社會各個領域越來越重視數(shù)據(jù)的有效應用，因此高校在檔案管理的過程中必須要注重現(xiàn)代化水平的提高，不僅僅為人們提供網(wǎng)上資料查閱、檔案接收等功能，同時也要保障信息采集和資源共享等服務，為學校決策提供一定的參考，但是，由于數(shù)據(jù)信息量相對較為龐大且包含的種類較多，所以高校必須要突破傳統(tǒng)的檔案管理模式存在的弊端，加強對檔案管理模式的改革，從而提供更加優(yōu)質(zhì)的服務。

參考文獻

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[2]劉福華.大數(shù)據(jù)時代背景下機關(guān)事業(yè)單位檔案管理模式探討[J].才智，2019（06）：206.

[3]李新媛.淺析大數(shù)據(jù)時代背景下機關(guān)事業(yè)單位檔案管理模式[J].蘭臺內(nèi)外，2019（13）：22-23.

[4]李玉玲.論大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化[J].科技經(jīng)濟導刊，2019，27（19）：144+143.

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[6]羅曉華.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理模式探討[J].內(nèi)江科技，2019，40（10）：5+53.

[7]張頎，馬曉芳.大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化[J].現(xiàn)代營銷（信息版），2019（12）：163.