關于高職院校檔案數字化建設若干問題的思考

徐甜

摘 要：在國家信息技術不斷創新的進程中，信息資源在人們生活中已成為主要資源。在此形勢下，信息技術被人們應用到眾多領域，高職院校也不例外，高職院校不斷運用數字化對檔案進行管理，這在一定程度上促進了高職院校的發展。對此，筆者首先介紹了高職院校運用數字化對檔案進行管理的緊迫性;然后淺談了高職院校運用數字化對檔案進行管理的內容;最后簡要展望高職院校運用數字化對檔案進行管理的程序，望高職院校可以在此基礎上順利開展檔案數字化建設。

關鍵詞：高職院校;檔案管理;數字化建設

高職院校想要持續發展，必須對檔案進行數字化建設，因為國家的發展走向就是數字化。高職院校運用數字化方式管理檔案，可以使檔案管理效率進一步提升。高職院校當中的檔案具有較強的歷史性以及參考性，屬于一種極其重要的信息資源，因此，管理檔案的人員必須時刻對管理方法進行學習和創新，實時探究信息技術對高職院校實施的檔案管理工作造成哪些影響，進而構建完善的數字化檔案管理方案。

1 高職院校運用數字化對檔案進行管理的緊迫性

1.1 能夠使檔案管理工作得到改善

高職院校只有對檔案進行數字化管理，才能夠使管理檔案的部門從封閉式向開放式方向邁進，從手動管理檔案方面轉變成智能化采集信息、管理信息以及服務等，這樣高職院校可以合理分配和有效管理信息資源，進而為社會提供良好的服務[1]。

1.2 能夠使形勢發展需求得到滿足

隨著信息化時代的到來，社會上眾多領域開始應用信息化對自身發展進行完善，此背景下，高職院校應用數字化對檔案管理進行建設，這對于院校的發展有著極其重要的意義。高職院校建設的檔案館中收藏了眾多與院校有關的資料，因此，檔案館具有極強的歷史價值。目前許多高職院校因為沒有合理方法對這些檔案資料進行管理，致使檔案被破壞，信息資源大量丟失。對此，高職院校如果想要提供給社會與學生更多價值較高的信息資源，必須對檔案進行數字化管理，使檔案信息變得更加完整，與此同時，這也是新時代的發展需求[2]。

2 高職院校運用數字化對檔案進行管理的內容

2.1 對檔案信息進行規范化與標準化處理

高職院校現階段檔案數字化建設中存在檔案規范化以及標準化落后的情況，這對于檔案管理水平造成嚴重影響。筆者表示高職院校只有對檔案進行標準化以及規劃化處理，才能夠有效實現數字化管理檔案的目標。

2.2 對管理數字化系統的水平進行提升

高職院校應用數字化管理檔案時，一定要重視整個系統建設，同時還應該注意組成此系統的所有部分都應該相對統一，利用互聯網技術促使管理系統發揮整體優勢，進而使管理系統的能力得以提高。如果管理系統當中某部分存在問題，都會影響整個系統的運作，所以，應該不斷對管理系統進行完善。除此之外，高職院校必須明確，自己根本無法使系統當中的所有節點都統一在相同水平上，因此，我們一定要對那些占據優勢的單位進行鼓勵，讓他們提升自己的管理水平，然后傳授成功經驗，進而促使系統當中的節點水平不斷提升，只有這樣檔案管理系統才會更完善，檔案管理效率才會變得更高[3]。

3 高職院校運用數字化對檔案進行管理的程序

3.1 對檔案數據庫進行構建

第一，根據以前的資料對文件目錄進行建立。從高職院校中的首批檔案開始，運用計算力錄入所有檔案文件目錄，將這些內容當作數據庫的首批資料。高職院校在建立數據庫的時候，能夠在輸入電子信息的同時，將這些信息打印出來，這樣可以不斷增添卷內文件目錄記載，從而使數據庫內資料變得更加完整。除此之外，還能夠及時驗證輸入信息，看其是否準確，這樣才能夠保證數據庫中信息更加完整以及準確[4]。第二，對數碼照相機、掃描儀等現代化技術進行運用，對檔案信息進行處理，使其恢復到原有狀態。如：高職院校中有部分檔案使用頻率非常大，特別是那些年代極其久遠的檔案，被損壞的十分嚴重，所以，只有運用新技術對其進行處理，才能夠與原始狀態相接近，并使檔案更加完整。

3.2 對管理檔案的軟件進行推廣

高職院校在對檔案進行數字化建設的過程中，應該關注電子文件，進而合理運用管理軟件。電子文件包括電子文件載體、電子文件內容、電子文件運行平臺等，因為在不同因素的影響下，不相同的電子文件被高職院校納入電子檔案系統當中的時候，依賴以及需要的硬件平臺與軟件平臺都是不一樣的，這在一定程度上阻礙了高職院校管理檔案工作的開展。所以，高職院校必須對電子文件的管理加強重視，然后對以上問題進行分析，制定科學的解決方法。在實際工作中，工作人員可以利用印發電子目錄的方式歸納卷宗的名稱、類型和等級等，與此同時，還要詳細規范軟件格式，這樣就可以保證數據庫高效、穩定運行。

3.3 對管理人員的素質進行培養

高職院校在不斷創新管理檔案方法的過程中，需要管理人員具備較強的素質。由于在管理檔案的工作當中，檔案具有極其廣的層次性和知識面，所以，管理檔案的工作人員一定要具備較強的管理水平與管理能力。高職院校中管理檔案的工作人員必須具有專業文化知識，否則就會使管理檔案變得雜亂，甚至出現張冠李戴的現象。高職院校在管理檔案的時候應該強調工作人員具備良好的專業素養，盡心盡責，踏實肯干，對檔案進行認真整理。因此，高職院校應該對管理檔案的工作人員進行職業道德與精神的培養，讓每個工作人員都可以具備較強的責任心，使檔案管理更高效[5]。目前科技化已經普及到各個領域，因此管理檔案的人員還必須可以熟練運用計算機技術，只有這樣才能夠實現智能化管理檔案的目的，使檔案信息變得更加可靠。高職院校必須定期開展培訓課程，定期抽調檔案管理人員參加，使管理人員在學習中提升自己的綜合素質，進而使檔案管理效率得以提升。

3.4 對與檔案管理有關的使用水平進行提升

高職院校應該對管理檔案的使用水平以及服務水平進行加強，健全服務思想與態度，確定服務方向。高職院校在對檔案進行管理的時候，一定要使用各種各樣的方法革新服務形式，并為學校以及社會的發展奉獻自己的微薄之力，強化服務意識、服務質量以及基礎建設，明確借閱者想要使用哪些資料，進而及時提供給借閱者需要的資料。與此同時，高職院校一定要注意，如果想要將檔案資料的使用范圍擴大，那么必須合理開發以及利用檔案，將優質的服務提供給高職院校。現在高職院校不但沒有將檔案數字化管理作為重點建設，而且還沒有運用先進的方法進行檔案管理，致使部分檔案成為死檔，幾乎沒有人去看，可是一般這些檔案才能夠提供更可靠和真實的信息。所以，高職院校在對檔案進行管理的時候，必須重視這些信息的完善以及整理，使檔案開發程度與使用水平得到提升。

4 結束語

總之，高職院校想要對檔案信息進行數字化管理，那么一定要做好長期作戰的準備，并不斷對管理方法進行創新，進而使數字化管理系統變得更加完善。高職院校在具體檔案管理過程中，應該按照建設規則和步驟逐一實施，促使高職院校穩定發展。

參考文獻

[1]王秋云.新形勢下高職院校檔案管理的數字化建設探析--以湖南城建職院為例[J].經營者，2018，35（17）：157-158.

[2]楊慧卿，肖婷.《高職院校人才培養工作動態檔案利用平臺》構建實踐研究[J].蘭臺世界，2018，42（23）：27-28.

[3]沈姣.全媒體時代大學生黨員檔案數字化建設路徑研究[J].山西檔案，2019，23（6）：58-60.

[4]朱葵陽，曾偉忠.我國病歷檔案數字化建設的意義、問題和策略研究[J].蘭臺世界，2018，33（6）：56-57.

[5]程大帥.“互聯網+”時代城鎮圖書檔案數字化建設研究[J].山西檔案，2019，28（1）：74-75.