信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新分析

李慶平

摘 要：隨著信息社會的飛速發展，信息技術應用于辦公領域，尤其是在企業或政府的辦公室文書檔案管理工作中，信息技術發揮著很大的作用，加快了辦公效率。文書檔案管理工作對于每一個企業或者政府來說都是不容小覷的，它涉及很多重要的信息數據，并要求及時對數據信息進行核對和保存，工作量大。信息社會下，文書檔案管理工作的效率得到很大程度的提高，準確度也極大提升。本文主要對如今信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新政策進行分析。

關鍵詞：信息社會;文書檔案管理;改革;創新

信息社會背景下新技術系統的應用為檔案管理工作帶來挑戰的同時也促進了檔案管理工作的改革與創新。檔案管理工作是一種與人事管理相關的工作，需要整理和核對大量辦公室文書數據信息，工作量大且需要極大的耐心和精準度。隨著信息技術的到來，為這項工作帶來便利，不少企業開始引進新型的檔案信息處理系統，并由此加快了辦公效率，在眾多企業中脫穎而出。隨著信息社會的不斷發展，技術和系統的改革和應用范圍加大，越來越多的企業或者政府辦公室開始針對檔案管理工作進行革新。

1 辦公室檔案管理工作的現狀分析

1）辦公室文書檔案整理因需要對大量信息進行核對處理，工作量大，常常會出現工作不能及時完成的問題，工作效率低下這會給企業或政府帶來很大的損失[1]。在檔案管理工作中，主要依靠工作人員對數據信息進行存檔核對，一旦檔案管理數據出現紕漏，查缺補漏需要很長一段時間，這給辦公室工作帶來了不小的負擔，所以辦公室檔案管理工作急需提高準確度。在提高工作精準度的同時，企業還存在著人員對工作熟悉度不高的問題，導致數據更新不夠及時，引發一系列問題。

2）因為文書檔案管理工作是對大量信息數據處理，所以在人工操作的情況下難免會出現數據錯誤的問題，這給繁重的工作帶來了額外的損失[2]。出現數據錯誤問題一方面來自員工的工作水平問題;一方面需要先進的信息系統進行查缺補漏。工作人員的工作態度和工作水平對一項工作而言至關重要，很多企業會因為員工一時疏漏造成極大損失，所以辦公室檔案管理工作在適應信息社會發展的同時應提高工作人員的能力和水平，規范工作人員的工作態度。辦公室文書管理需要有強大的查缺補漏系統，先進技術的運用可以幫助企業避免出現不必要的數據錯誤，目前很多企業都需要對信息管理系統進行革新。

2 信息社會下辦公室檔案管理工作的改革與創新

1）引入先進的辦公室應用系統。信息社會帶來了新興技術，辦公室文書管理工作需要更加先進的系統進行查缺補漏，并提高數據的保存、查詢效率，加強了數據管理的安全性。利用新系統對數據進行及時更新、并進行分類保存、方便檢索，一方面節省了工作時間提高了工作效率，一方面也減輕了工作人員的工作負擔。與此同時，新系統的包容量更大也是新技術用于數據管理的一個突出優點。檔案管理運用新系統可以擴大保存的數據量而且所占空間較小，為工作帶來了便捷。

2）明確工作范圍，責任到人。在信息社會的背景下，辦公室文書檔案管理工作對人員工作進行精準劃分，個人承擔自己的職能，做到責任到人制。工作人員對工作范圍明確也是提高工作效率的一種方法。明確的工作范圍可以減少工作人員之間的沖突，避免重復錯誤，而且責任歸咎也會因此變得更加及時和準確。明確的工作職責是信息社會時代下文書檔案管理的一大進步，可以避免工作人員因為責任不明而引發的人事沖突。

3）嚴格用人標準，選用信息社會時代下的新型人才。信息社會的發展不僅是技術的進步與革新也是人才發展的更加全面。新的社會背景下，辦公室檔案管理工作應提高用人標準，對工作人員的專業度進行嚴格把控，招納社會上的新型人才，提高工作質量。為提高工作人員的專業度，適應技術發展的社會要求，崗前培訓必不可少，辦公室文書管理工作也應有崗前培訓環節，幫助員工及時適應工作、提高對工作的熟悉程度。規范崗前培訓，也是幫助企業篩選出更符合要求的專業工作人員。

4）監督和后勤保障工作不可忽視。一項工作能夠正常進行，不僅需要專業的工作人員和強大的工作能力，還需要更加合理和明確的監督工作和后勤保障。辦公室文書管理工作需要制定合理的監督制度，讓員工之間互相監督，進行良性競爭，幫助企業健康發展。檔案文書管理工作相比于其他工作更需要監督制度，監督制度能夠避免檔案管理信息和數據出現誤差，及時矯正。

此外，監督制度需要有明確的獎懲制度配合進行。檔案管理工作是人事信息相關工作，獎懲分明可以避免發生人事沖突。有獎有懲幫助管理工作健康運行，有利于監督工作的順利進行，一方面是對工作質量的保證，一方面也能夠責任到人，避免發生包庇錯誤的問題，管理工作才能順利進行。

3 結束語

辦公室文書檔案管理工作在通過企業利用新技術和新制度進行革新管理之后有了極大的進步。在信息社會中，技術的應用范圍逐漸擴大。雖然文書管理工作仍然是一種需要人工進行監督處理的工作，但是人力與技術相結合將會產生事半功倍的效果。社會是不斷發展進步的，雖然目前在技術的幫助下，文書檔案管理工作得到了很大的進步，但是改革和創新的腳步是不能停止的。為了企業或政府更好的得到發展，文書檔案管理工作也應不斷跟隨時代進步的腳步不斷改革和創新。

參考文獻

[1]宋婕，楊玉清.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的創新[J].信息記錄材料，2019，020（007）：178-179.

[2]于淑敏.無紙化辦公環境下電子檔案管理的思考[J].赤峰學院學報：自然科學版，2019（5）：148-150.