淺析干部人事檔案信息化管理建設

呂瑩

摘 要：在現階段，對干部人事檔案進行管理主要的目的是為機關單位選拔人才提供必要的參考信息，干部人事檔案的內容通常以干部個人的綜合能力以及對過去學習與工作經歷的總結，在科學技術不斷發展的背景下，過去的紙質化檔案管理手段已經無法滿足當今時代發展的需求，為了有效提升機關單位干部人事檔案管理水平，需要有關單位重視其干部人事檔案信息化管理系統的建設，筆者簡單地介紹了干部人事檔案信息化管理的重要作用，并提出了幾點能夠完善干部人事檔案信息化管理系統的建議，以供參考。

關鍵詞：干部人事檔案;信息化管理;重要性;措施

1 完善干部人事檔案信息化管理體系的重要意義

在目前的發展階段，傳統的檔案管理手段已經無法滿足現如今干部人事檔案管理工作的需求，因此，需要有關單位加大投入力度，完善干部人事檔案信息化管理系統的建設，通過不斷提升干部人事檔案信息化管理水平，對保障檔案管理質量具有重要的現實意義，內容包括：

1）提高了檔案查詢效率。通過將干部人事檔案的相關資料輸入至計算機軟件中平臺上，然后利用信息化的管理手段，能夠更加快捷地查詢到相關干部的檔案資料，供于后續的閱覽與存檔服務。

2）加強了檔案管理的規范性。干部人事檔案管理手段相比傳統的人工管理手段其更具規范性，采用信息化管理手段進行入檔的過程中，要求填寫的人員進行登記，另外，檔案的字體與大小及其格式內容等方面均需要嚴格根據規定進行設置，這種設置大大地方便了后續的查閱工作，僅僅還需要輸入目的名字、代碼就能夠快速地定位到目標檔案。另外，采用檔案信息化管理手段還能夠隨時隨地地開展各項數據遷移與檔案共享工作，這種優勢特征切實有效地提升了檔案信息的利用率。

3）加強了檔案的安全性。傳統的紙質檔案管理手段需要注意到紙質的與筆墨的質量，一旦存放時間過長，容易引起字跡模糊的問題，影響了檔案的閱覽質量。通過采用信息化管理手段，既能夠保障檔案的質量，同時將檔案進行數字化處理后，通過設置相關的技術保密工作，就能夠大大地提升檔案質量的持久性及安全性。

2 加強干部人事檔案信息化管理的措施

2.1 完善干部人事檔案信息化管理設施的建設

信息化管理設備作為采取檔案信息化管理手段的硬性條件，設備的性能質量與數量和干部人事檔案信息化管理質量息息相關，這就要求相關單位必須重視起檔案信息化管理設施的完善性，通過加大建設資金的投入，對檔案管理硬件設施給予充足的資金支持力度，這是保障干部人事檔案信息化管理質量的基礎。

2.2 創新干部人事檔案管理模式

現階段，完善干部人事檔案信息化管理已經是大勢所趨，在信息化技術不斷發展創新的今天，對干部人事檔案管理人員的專業性提出了一定的要求，工作人員需在不同的發展背景下對檔案管理形式進行適當的反思與總結，要側重于提升檔案的快捷服務水平。通過對以往工作的總結與分析，不斷簡化檔案管理程序，從而提升干部人事檔案的管理與運轉效率。另外，還要不斷提升自身對檔案信息化管理技術的認識，并善于利用互聯網管理思維，謹慎地對檔案工作進行規范化管理，例如在采用條形碼對干部檔案號進行識別與檢索的過程中，要注意避免干部人事檔案信息的泄露問題，降低檔案安全隱患。

2.3 完善干部人事檔案信息化管理機制

為了能夠更好地利用檔案信息化管理手段的優勢，首先需要完善檔案信息化管理機制，包括以下內容：

1）加強對檔案真實性的管理。在新時期發展背景下，信息化技術得到了廣泛的應用，給廣大社會群眾的生活與工作提供了巨大的便利，但仍需注意信息化技術所帶來的虛假問題，要求檔案管理人員在執行各項工作的過程中，要時刻保持警惕性，并樹立正確的防偽意識。管理單位還需要定期組織檔案管理人員參與到各項新型防偽鑒別技術的培訓課程中，提升檔案管理工作人員對檔案憑證真實性的辨識能力，從而確保整體干部人事檔案的真實性。

2）健全檔案監管機制。為了能夠進一步確保干部人事檔案的完整性、安全性與真實性。要求相關單位要不斷優化檔案信息監管機制，可通過利用相關信息技術軟件來監測檔案信息的調閱記錄與信息跟蹤，這能夠全面地對調閱人員的行為展開跟蹤與監控，避免干部人事檔案出現泄露或被非法復制、偷拍等問題，在利用信息化管理手段對干部人事檔案進行管理的過程中，還要注意落實好對借閱人員的借閱登記工作，一旦發現借閱人員出現違規操作，就要依法追究其責任，最大限度地保障干部人事檔案信息的安全性。

3 結束語

綜上所述，在科學技術不斷發展的今天，采用過去傳統的紙質化檔案管理手段已經無法滿足當今干部人事檔案管理工作的實際需求，因此，相關單位應當與時俱進地引入各種信息化技術來提升干部人事檔案管理水平，并根據不同的發展階段，完善干部人事檔案信息化管理系統的建設，確保干部人事檔案的真實性與安全性。

參考文獻

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