醫(yī)院會計電算化條件下會計檔案管理問題及應(yīng)對

摘 要：隨著計算機信息技術(shù)的快速發(fā)展，對各行各業(yè)以及日常生活都帶來了變革式影響。其中會計電算化成為當(dāng)前會計行業(yè)發(fā)展的主要趨勢，在這種會計電算化背景下，一些醫(yī)院的會計檔案管理工作還存在諸多問題，對醫(yī)院的正常運行產(chǎn)生了一定限制。基于此，通過對醫(yī)院會計電算化條件下會計檔案管理問題的分提出一定的應(yīng)對策略，希望給相關(guān)人員提供一定借鑒。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;會計電算化;會計檔案管理;問題應(yīng)對

醫(yī)院會計電算化檔案主要指的是在計算機內(nèi)部儲存，并且打印出來書面文檔形式的財會數(shù)據(jù)，包括會計文檔、報表以及賬簿等等。目前我們的會計檔案有1026卷，45656件。醫(yī)院會計電算化的檔案管理工作，實現(xiàn)了從傳統(tǒng)手工記賬向電算軟件會計記賬的轉(zhuǎn)變，需要在會計檔案管理安全性、文檔數(shù)據(jù)生成標準性以及數(shù)據(jù)利用合理性等方面都進行應(yīng)用強化。因此對會計檔案管理問題分析解決，有著重要的研究價值[1]。

1 會計電算化背景下醫(yī)院會計檔案管理問題

1.1 缺乏專業(yè)會計人員

目前會計電算化利用了很多新型技術(shù)，這對于醫(yī)院的檔案管理人才有著更高的專業(yè)標準和要求。然而以實際的應(yīng)用現(xiàn)狀來看，還有很多醫(yī)院會計人員在實際工作中存在工作不到位、工作意識不強烈的問題，這些問題產(chǎn)生的原因就是部分會計管理工作人員沒有接受過專業(yè)培訓(xùn)。導(dǎo)致一些會計管理人員只簡單得到掌握了一些會計計算軟件，在工作中一旦出現(xiàn)軟件或者是硬件上的問題，不能夠進行很好解決。其次這種專業(yè)會計人員的缺乏，還體現(xiàn)在一些會計工作人員在工作過程中沒有足夠的計算機信息意識，對一些電算化檔案管理特征沒有重視起來，仍然在檔案管理工作中采用一些傳統(tǒng)方式，是亟待解決的檔案管理問題。

1.2 醫(yī)院檔案管理工作缺乏安全性

其次，在醫(yī)院檔案管理工作中，一些安全性的缺乏葉酸重要問題。隨著網(wǎng)絡(luò)時代的到來，開往的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)固然給醫(yī)院的電算化檔案管理工作帶來了很大的便利，但同時也造成了一些安全隱患。這主要是指在計算機網(wǎng)絡(luò)正常應(yīng)用過程中，一些有關(guān)醫(yī)院的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容哦，在遭到網(wǎng)絡(luò)癱瘓或者是其他外部環(huán)境因素時，會產(chǎn)生財務(wù)信息丟失，這是需要通過檔案管理進行深入解決的問題。

2 會計電算化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理策略

2.1 提高思想重視，創(chuàng)新管理觀念

首先醫(yī)院的會計電算化檔案管理工作，需要盡可能的提高重視程度，管理人員需要按照有關(guān)規(guī)定和技術(shù)標準來對電子會計信息的生成和保存工作進行嚴格執(zhí)行。并且有關(guān)的財會工作人員還需要對會計檔案管理觀念進行創(chuàng)新，加強一些技術(shù)和專業(yè)知識的學(xué)習(xí)[2]。同時醫(yī)院管理層還要加強對一些檔案和會計相關(guān)政策法規(guī)的宣傳力度，讓會計人員能夠在檔案管理工作中做到知法和懂法，并且有一種安全和保密意識，不僅要重視一些電子數(shù)據(jù)的保存，同時也要重視對電子數(shù)據(jù)和書面文檔的分析整理和利用工作。并且只有財務(wù)部門和檔案部門實行對相關(guān)工作人員的聯(lián)合培訓(xùn)，才能切實養(yǎng)成會計人員的檔案管理信息化意識，也能提高有關(guān)的電算會計軟件操作水平。

2.2 完善電子設(shè)施，健全管理制度

其次為了確保醫(yī)院檔案管理工作的順利實施，醫(yī)院還需要結(jié)合會計電算化的各種標準和要求，對一些電子設(shè)施進行完善，主要需要做好硬件投入和軟件設(shè)施建設(shè)。比如醫(yī)院可以為檔案管理工作提供出專門平臺，并且配備出高質(zhì)量的噴墨和激光打印機[3]。同時盡量選擇一些符合醫(yī)院實際檔案管理需求并且?guī)в胁糠謾n案管理功能的會計電算化軟件。而且在電子設(shè)施的完善上還需要做好軟件系統(tǒng)的維護工作，為醫(yī)院設(shè)立專業(yè)的內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)管理員，從而對一些會計軟件的補丁進行修復(fù)，并且減少一些計算機病毒侵入和網(wǎng)絡(luò)泄密。在對電子設(shè)施進行完善的同時，還需要對相應(yīng)的檔案管理制度進行健全。比如在檔案借閱制度的完善上，電算化的財會檔案借閱需要有一種嚴格的審批程序，醫(yī)院內(nèi)部員工在借閱檔案時，需要由財務(wù)部門管理人員的審批。而外部人員借閱檔案，除了需要有財會部門和主管領(lǐng)導(dǎo)的審批以外，還需要出具介紹信。同時還需要建立一種保密制度，對一些電算化的會計檔案調(diào)動權(quán)限進行分級設(shè)置，并且建立起相應(yīng)的懲罰措施，對篡改、偽造、拷貝以及故意毀壞軟盤等行為都進行嚴肅處置。最后對電算化的會計檔案銷毀工作需要落實到位，建立起相應(yīng)的銷毀管理條例，實現(xiàn)電算化檔案的科學(xué)管理。

3 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院的會計檔案管理工作在具體實施過程中，涉及的資料信息和數(shù)據(jù)非常多。電算化果然能夠提高檔案管理效率，但同時也容易造成一些問題。因此需要在醫(yī)院電算化的會計檔案管理工作實施上，提高醫(yī)院整體的重視程度，對自身的管理觀念進行創(chuàng)新，對專業(yè)化不足的問題作出解決。同時完善管理制度和硬件設(shè)施，切實保證檔案管理的安全性，提高檔案管理水平。

參考文獻

[1]徐冬梅.會計電算化條件下會計檔案管理問題探究[J].中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2018，No.545（07）：81-82.

[2]蔡俏冰.淺析事業(yè)單位會計電算化條件下會計檔案管理問題[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（11）：111-111.

[3]龐麗梅.會計電算化在醫(yī)院財務(wù)管理應(yīng)用中存在的問題及對策[J].中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會計，2017（10）：250-251.

作者簡介

唐小琴（1983-），女，漢族，重慶墊江，本科，檔案館員，研究方向：人事檔案的管理及運用。