談環(huán)保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

黃碧燕

摘 要：近年來(lái)隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不斷進(jìn)步與提升，人民生活水平逐步提高，人們對(duì)于環(huán)保發(fā)展也給予了更高的關(guān)注，環(huán)保作為一種先進(jìn)的社會(huì)發(fā)展理念目前已經(jīng)涌入到了多個(gè)行業(yè)領(lǐng)域當(dāng)中。在檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程當(dāng)中，環(huán)保這一理念同樣發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。本文主要對(duì)于環(huán)保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行了探討分析，對(duì)于當(dāng)前階段檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中所存在的缺陷與不足進(jìn)行了研究，有針對(duì)性地提出相應(yīng)的環(huán)保檔案管理措施，希望可以為切實(shí)強(qiáng)化檔案管理工作的開(kāi)展水平貢獻(xiàn)一份力量。

關(guān)鍵詞：環(huán)保檔案;檔案管理;規(guī)范化;標(biāo)準(zhǔn)化

1 引言

所謂環(huán)保檔案，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是指與環(huán)境保護(hù)和生態(tài)建設(shè)相關(guān)的信息的集中記錄，在環(huán)境保護(hù)工作開(kāi)展的過(guò)程當(dāng)中發(fā)揮著極為重要的作用。做好環(huán)保檔案管理工作，一方面能夠幫我們將現(xiàn)階段及過(guò)往的發(fā)展情況進(jìn)行明確的記錄，另一方面也能夠?yàn)楹罄m(xù)的決策工作提供有力的參考依據(jù)，提升環(huán)保工作的開(kāi)展水平。在下文中我們具體對(duì)于環(huán)保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行了研究，通過(guò)對(duì)于當(dāng)前階段檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中所存在的不足進(jìn)行分析，有針對(duì)性的提出相應(yīng)的規(guī)范管理措施，旨在為有效強(qiáng)化環(huán)保檔案管理工作的開(kāi)展水平起到有力的促進(jìn)作用。

2 當(dāng)前階段檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中存在的不足

2.1 管理平臺(tái)缺乏秩序性

就目前情況來(lái)看，國(guó)內(nèi)的環(huán)保檔案管理普遍缺乏足夠優(yōu)質(zhì)的管理平臺(tái)作為支撐。相同的檔案、相似的檔案混亂的儲(chǔ)存于檔案管理體系當(dāng)中，這在很大程度上影響了環(huán)保檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化水平的提升。久而久之，現(xiàn)在的檔案管理問(wèn)題逐步累積，無(wú)論是檔案管理工作的開(kāi)展還是檔案的檢索與利用都會(huì)因此而受到干擾。

2.2 檔案管理未受到重視

對(duì)于一個(gè)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展而言，環(huán)保檔案記錄了許多有價(jià)值的內(nèi)容，能夠?yàn)橄嚓P(guān)決策提供有利的參考。但就目前情況來(lái)看，檔案管理工作始終未能受到管理人員足夠的關(guān)注與重視，許多管理人員甚至覺(jué)得管理工作只是一項(xiàng)輔助性的工作，合理開(kāi)展自然較好，不開(kāi)展也無(wú)所謂。加之，許多企業(yè)長(zhǎng)期將檔案管理工作擺在不重要的位置上，管理人員對(duì)于崗位的需求了解甚少，分配給檔案管理人員的資源也較為匱乏，這使得許多檔案長(zhǎng)期處于隨意存儲(chǔ)的狀態(tài)，如果需要調(diào)取檔案，就必須及時(shí)找到原有的環(huán)保檔案，這將消耗大量的時(shí)間和精力。另外，部分企業(yè)會(huì)選擇將年齡較大或工作能力普通的工作人員分配至檔案管理崗位，許多負(fù)責(zé)檔案管理工作的管理人員不僅并未經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，更缺乏足夠的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，當(dāng)出現(xiàn)突發(fā)的檔案管理問(wèn)題時(shí)，很難給出良好的應(yīng)對(duì)方法，這必將很大程度上影響檔案管理工作水平的提升。

2.3 管理方式仍然十分單一

檔案管理的方式?jīng)Q定著檔案管理的質(zhì)量，檔案管理的方式較為單一必將誘發(fā)一系列的檔案管理問(wèn)題。首先，在固有的管理模式下，已有的檔案信息會(huì)呈現(xiàn)出較為明顯的片面性的特征，難以從多個(gè)角度上充分反映實(shí)際情況。其次，缺乏變通性的管理形式會(huì)導(dǎo)致管理內(nèi)容的混亂，信息的交互性和共享性明顯降低，環(huán)保檔案管理工作的安全性和可靠性也被明顯削弱。最后，傳統(tǒng)的檔案管理模式更加注重檔案的歸納整理，卻缺乏對(duì)于檔案管理過(guò)程的監(jiān)督和管理，這不僅影響了檔案管理工作的開(kāi)展效率，同時(shí)也會(huì)導(dǎo)致管理質(zhì)量的降低。如果上述問(wèn)題始終難以得到解決，環(huán)保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化自然難以得到保障。

2.4 信息檢索水平較為落后

結(jié)合目前已有的檔案檢索形式來(lái)看，通過(guò)檔案標(biāo)題進(jìn)行檢索無(wú)疑是最為常見(jiàn)的一種形式，檢索的范圍很難得到拓展，許多存在相似性和互通性的檔案未能被整合至同一范疇當(dāng)中，這在無(wú)形當(dāng)中增大了檢索的難度。想要掌握更多的檔案信息內(nèi)容，就需要花費(fèi)更多的時(shí)間精力進(jìn)行檔案檢索收集，而最終所獲取到的檔案結(jié)果也往往不盡人意。

3 環(huán)保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的有利措施

3.1 強(qiáng)化檔案管理的質(zhì)量

首先，針對(duì)已有的檔案，應(yīng)當(dāng)投入足夠的時(shí)間和精力進(jìn)行全面清查。社會(huì)發(fā)展水平在不斷進(jìn)步，檔案管理工作被不斷地細(xì)分，形成了新的企業(yè)發(fā)展體系，傳統(tǒng)的環(huán)保檔案管理模式已經(jīng)逐步顯現(xiàn)出滯后性，許多老舊檔案都存在著缺乏規(guī)范性，分類(lèi)和存儲(chǔ)混亂的問(wèn)題，許多已經(jīng)不再具備應(yīng)用價(jià)值的檔案混雜其中，提高了檢索工作的開(kāi)展難度。想要有效改變這一現(xiàn)狀，就必須要對(duì)于已有的檔案進(jìn)行全面清查，將不具備應(yīng)用價(jià)值的檔案及時(shí)清除，保留有價(jià)值的檔案信息數(shù)據(jù)。

其次，針對(duì)繁雜的檔案，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行系統(tǒng)的合并重組。受到大數(shù)據(jù)所帶來(lái)的影響，海量的信息充斥在檔案管理領(lǐng)域當(dāng)中，為了提高檢索的精度和可靠性，應(yīng)當(dāng)將檔案適當(dāng)縮減，去除繁雜無(wú)用的內(nèi)容，深入發(fā)掘檔案之間的內(nèi)部聯(lián)系，重新編寫(xiě)檔案目錄，強(qiáng)化檔案管理的規(guī)范性和整體性。

最后，及時(shí)進(jìn)行檔案的全面歸檔。在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程當(dāng)中，需要將應(yīng)當(dāng)歸檔的內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)的整合，發(fā)現(xiàn)檔案之間存在的內(nèi)部聯(lián)系，將同類(lèi)檔案聯(lián)系在一起，可以借助關(guān)鍵詞檢索的形式，提高檢索的效率和檢索的精準(zhǔn)度。

3.2 完善相應(yīng)的管理制度

首先，檔案管理工作必須交由專(zhuān)業(yè)的部門(mén)和專(zhuān)業(yè)的人員來(lái)完成，明確檔案管理工作的權(quán)責(zé)劃分，所有與企業(yè)發(fā)展有關(guān)的環(huán)保檔案都需要及時(shí)收集歸檔，交由檔案管理人員負(fù)責(zé)管理，而其它人員對(duì)于檔案的調(diào)取應(yīng)用都應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)檔案管理部門(mén)的允許。

其次，在進(jìn)行環(huán)保檔案的歸檔時(shí)需要將檔案內(nèi)容進(jìn)行清晰明確的編號(hào)，定期更新檔案內(nèi)容。對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)當(dāng)存儲(chǔ)于潔凈、干燥的空間內(nèi)，避免因檔案損壞、發(fā)霉導(dǎo)致檔案的意外遺失。同時(shí)還要做好檔案的排序工作，便于隨時(shí)查找檔案。

最后，應(yīng)當(dāng)充分保障檔案管理工作的保密性，避免隨意將檔案泄露給他人。負(fù)責(zé)檔案管理工作的管理人員除了要具備足夠的管理經(jīng)驗(yàn)之外，還需要具備突出的安全意識(shí)和保密意識(shí)。如果檔案管理部門(mén)內(nèi)部出現(xiàn)了人事調(diào)動(dòng)，管理人員應(yīng)當(dāng)做好管理工作的交接，避免檔案隨意流入他人之手。

3.3 強(qiáng)化環(huán)保檔案管理意識(shí)

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的逐漸發(fā)展進(jìn)步，環(huán)保檔案管理工作越來(lái)越多的開(kāi)始運(yùn)用到了信息網(wǎng)絡(luò)，可以通過(guò)構(gòu)建檔案信息管理平臺(tái)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成為數(shù)字檔案，延長(zhǎng)檔案的使用壽命，提升檔案的檢索效率。同時(shí)還可以將環(huán)保檔案?jìng)浞菖c網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)系統(tǒng)當(dāng)中，一方面可以減少傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理所占用的空間，另一方面也可以更好地避免檔案的遺失。

4 總結(jié)

綜上所述，強(qiáng)化環(huán)保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，不僅可以有效提升檔案管理工作的開(kāi)展效率，同時(shí)也可以延長(zhǎng)有價(jià)值的檔案的存儲(chǔ)時(shí)間，便于人們隨時(shí)進(jìn)行檔案的檢索和利用。針對(duì)當(dāng)前階段檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中所存在的不足，我們應(yīng)當(dāng)積極尋求有效的方式與應(yīng)對(duì)，做好檔案的開(kāi)發(fā)與利用，更大程度上發(fā)揮環(huán)保檔案所具備的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和行業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展保駕護(hù)航。

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