政法單位檔案管理優化路徑分析

謝梅秀

摘 要：經濟的發展，社會體制的完善，不僅提高了人民的生活水平，也提高了國家與社會對政法單位等行政單位的要求。在新時期的高標準、高要求下，政法單位不斷完善與創新自身的管理體系與工作流程，提高工作效率與工作質量。在對政法單位管理體系全面創新的同時，也注意到了檔案管理工作的重要性。檔案管理工作由于一直不是職能發揮的關鍵部門，被政法單位管理層忽略，難以取得創新發展。但是現在政法單位意識到了檔案管理的重要性，大力推進檔案管理工作的創新與發展，提高檔案管理工作的效果與質量，促進檔案管理工作為政法單位的建設與發展做出貢獻。

關鍵詞：政法單位，檔案管理，優化路徑

1 政法單位檔案管理的意義

1）政法單位檔案管理概述。政法單位與一般的企事業單位不同，在社會中行使著特殊的政治職能，是國家執行與管理政法工作的政府機構，執行者領導、管理、監督政法工作的職能，同時也起到了服務社會的作用，不僅關系到國家政法的管理與執行也關系到社會的安全與穩定，對國家、社會和人民都有著至關重要的作用。正是由于政法單位的特殊性，政法單位的檔案，相比于其他的企事業單位，更加私密與重要。政法單位的檔案不僅記錄了政法單位工作人員的基本情況與工作業績，也記錄了重大社會發展情況與各個重點部門、行業的監管情況，同時也收錄了重要人口的監管情況，尤其是某些重要的政治案件的協調督查工作記錄，更是絕密檔案，要加保護。

2）政法單位檔案管理的重要性。隨著互聯網技術的飛速發展，政法單位檔案管理的保密難度也隨之增大，檔案的安全性受到威脅，檔案管理系統平臺的漏洞與遭遇的挑戰次數與難度都有增加。政法單位必須對這杯現象引起高度警覺，積極完善自身的檔案管理工作，要從檔案管理體系、檔案管理人才與檔案管理信息化等多方面入手，確保檔案管理工作的絕對的安全性與高效性。因此，政法單位的檔案管理部門不僅要注重檔案管理的真實性，也要注重檔案管理的安全性，要比一般的機構更加嚴密的看管檔案，確保檔案的安全。政法單位的檔案管理工作的完善與創新對政法單位的整體管理水平與工作推進，甚至社會穩定與安全都至關重要。政法單位必須要做好檔案管理工作，優化檔案管理工作流程，提高檔案管理工作效率與質量，更加充分的發揮出原本的檔案管理工作的政法單位建設與發展的作用。政法單位的檔案管理工作不僅要注重以往的實際工作經驗還要融合最先進的科學技術，積極學習其他企業的管理經驗，不斷完善檔案管理體系，在保證檔案管理安全性的前提下，全面優化檔案管理工作，積極發揮檔案管理的作用。

2 政法單位檔案管理的不足之處

在通過上述分析，我們已經知道檔案管理工作在政法單位的意義與重要性。但是，在實際工作中，檔案管理工作遇到的阻礙也很多。接下來，我們將從幾個方面進行分析，第一，互聯網技術的發展，一方面為政法單位管理工作提供了便利，另一方面則為檔案管理工作帶來了風險，危害了檔案管理的安全性。尤其是政法單位這種保密程度較高的政府機構，更是注重檔案管理的私密性。互聯網技術的普及與推廣，使得檔案管理工作的系統平臺漏洞顯現出來，檔案的私密性受到了威脅。第二，檔案管理工作機制不夠健全，政法單位領導層的檔案管理意識薄弱，對檔案管理工作的重要性認識不到位，并且檔案管理工作沒有形成標準的制度體系，在工作中沒有可以依據的標準流程，降低了檔案管理工作的效率。檔案管理工作的監督機制仍有待加強，由于政法單位對檔案管理的不重視，導致政法單位檔案管理監督機制形同虛設，檔案的監督管理工作落到實處，沒有發揮原有的職能，不利于檔案管理工作的優化發展。第三，傳統的檔案管理工作過于繁瑣復雜，增加了檔案管理工作時間，降低了檔案管理工作效率，檔案管理工作的質量難以提升。并且，由于政法單位的特殊性，檔案管理部門工作人員變動不像一般的企事業單位那樣頻繁，檔案管理工作人員的流動性不強，不利于檔案管理工作的創新發展。這些都是政法單位在檔案管理工作過程中遇到的阻礙，影響了檔案管理工作的開展與進步，進而影響了政法單位的可持續性發展。

3 政法單位檔案管理優化路徑

現階段，檔案管理工作的創新發展存在著許多困難，為了進一步優化檔案管理工作，政法單位要針對以上檔案管理工作存在的困難之處進行相應的改善，通過培養檔案依法保密的職業習慣、建立健全檔案管理長效機制和規范檔案管理的工作流程全面提高檔案管理工作質量，完善檔案管理體系，推動檔案管理工作的優化與發展，促使檔案管理工作在政法單位發揮應有的職能，助力政法單位的發展與建設。

1）培養檔案依法保密的職業習慣。政法單位對檔案的保密性要求比其他的事業單位更加嚴格，政法單位的工作內容特殊性對政法單位檔案管理工作提出了更加保密的要求。政法單位的檔案管理的保密性不僅與檔案管理措施的安全與否有關，也與檔案管理人員的自覺性有很大的關系。政法單位的檔案管理工作為了適應時代發展的要求，結合先進的互聯網信息技術，利用檔案管理信息平臺不斷更新檔案管理模式。但是如今互聯網環境仍有待管，網絡發言自由化的同時也帶來了非實名制的風險。政法單位必須要向員工灌輸保密的思想，特別是培養檔案工作人員，更要注重檔案管理的保密性，養成自覺保密的職業習慣。檔案管理部門也要向員工常常宣傳《檔案法》、《保密法》等法律法規，把檔案管理工作的重要性以及泄露私密檔案的后果事先對員工講清楚，堅決抵制泄密現象的發生。

2）建立健全檔案管理長效機制。政法單位為了優化檔案管理工作必須要建立健全檔案管理的長效機制，只有建立科學、合理的檔案管理機制，才能保障政法單位檔案管理工作的安全性，進而保障國家與社會的安全和穩定。政法單位為了建立保密檔案管理的長效機制應從以下三方面著手：第一，加強領導層的檔案管理意識。只有領導層注重檔案管理工作，才能在整個單位形成一股重視檔案管理的風氣，有助于提高檔案管理工作人員的積極性，也有利于推動檔案管理工作機制的形成。第二，建立檔案管理制度體系。做到用制度管人、靠制度處事，堅決克服保密檔案管理的主觀隨意性，努力防止因制度漏洞而造成的損失。第三，落實檔案管理責任監督機制。通過層層監督，保證檔案管理的工作質量。通過上述三點措施，建立健全檔案管理機制，提高檔案管理水平。

3）規范檔案管理的工作流程。在優化檔案管理過程中，必須要規范檔案管理的工作流程，形成一套標準的檔案管理流程。為了規范檔案管理的工作流程，我們將從以下兩個角度進行研究。第一，要重視檔案管理工作的規范化。檔案管理工作不僅要注重質量，也要注重效率，隨著經濟的發展與政法單位成立時間的延長，檔案管理工作的工作內容逐漸增加，工作量的增加也帶來了工作時間的延長。為了提高工作效率，減少不必要的時間成本，政法單位必須要規范化檔案管理工作。在實際工作中，檔案管理工作人員要依據檔案著錄原則錄入檔案資料，規范檔案錄入工作流程。同時，也要結合政法單位實際發展情況對檔案管理工作進行變通，總結出最適合現階段政法單位建設與發展的檔案管理工作規范化流程。第二，在規范檔案著錄工作的同時也要注重對檔案分類號的編排。隨著檔案資料的增加，編排檔案分類號的重要性也隨之體現。對檔案分類號進行編排有利于更好的對檔案歸類整理，縮短查找檔案的時間，提高檔案搜索的準確度。在實際工作中，政法單位檔案管理工作人員根據檔案分類法，對檔案資料進行編排，不僅有利于規范檔案管理工作，也能顯著提高檔案管理工作的有效性。

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