文書檔案管理工作的創新

楊琳

摘 要：眾所周知，檔案工作中最主要的一項工作就是文書檔案管理工作。文書檔案管理工作本身，具有政治性和服務性。除此之外，它還具有一定的技術性。時代發展的今天，按照傳統的方式進行文書檔案管理工作，已經遠遠不能夠滿足人們的需求。如何創新文書檔案管理，已經成為文書檔案工作面臨的新難題。

關鍵詞：創新;文書檔案;管理工作

在科技不斷發展這樣的大環境背景下，相關部門高度重視文書檔案管理工作，也積極尋找相關策略來實現文書檔案管理工作的價值，以便讓它更好的為人民服務。在不斷的探索中，大家一致認為對文書檔案管理工作進行創新，是非常重要且必要的。只有這樣，才能夠更全面的將相關機關團體及事業單位的發展情況和經營結果以最真實的方式呈現出來，才能夠提高文書檔案管理工作效率。

1 文書檔案管理工作的必要性

文書檔案管理是事業單位管理工作中重要的組成部分，而機關團體和事業單位的健康發展，也離不開高質量的文書檔案管理工作。

檔案本身，能夠記載事業單位的發展歷程。做好文書檔案工作，是確保企業良好發展的關鍵。除此之外，檔案記載，還能夠將最真實的經營情況反映給決策者，以便他們了解企業發展全貌并及時調整相關經營策略。

由此可以看出，文書檔案管理工作的必要性。

2 現階段文書檔案管理工作中存在的問題

以前進行文書檔案管理工作，完全靠人力，需要相關工作人員嚴格按照規定對檔案進行分類和歸納。因為涉及相關文件的隱私，一些詳細的信息需要相關工作人員手工抄寫。比如，材料的目錄和材料的標題等。這也就意味著，相關工作人員的工作量巨大，而且還要保持長時間的專注。一旦出現失誤，便會影響下一環節的進行。不難看出，這樣進行文書檔案管理，不僅工作效率很低，還浪費諸多的人力和財力，會為企業造成不可估量的損失。

相較于以前，現階段文書檔案歸納方面的確有一些改進，相關人員的工作效率也有所提高。盡管如此，但仍存在不足，像缺乏智能化，遠遠不能夠滿足當代人的需求。其具體表現在，電子信息和紙質檔案材料信息不同步。像以前的一些檔案由于技術手段和管理原因，出現文件字跡不清楚、文件丟失或損毀等情況，而現階段電子信息也沒有及時更新上傳。這些不僅會影響資料的查找，還會影響相關工作的進行。

3 文書檔案管理工作的創新的具體策略

3.1 加強文書檔案管理工作創新的執行力度

相關人員應該加強對文書檔案管理工作創新的執行力度，在法律允許的范圍內和不違背上級領導意愿的情況下，結合本單位的管理機制和機構的變化情況，仔細甄別不適合本單位發展的相關規定。在此情況下，適時的推陳出新，是非常有必要的。本單位的管理者，應該視情況而定，對其進行修改。

為確保新的管理策略能夠最大程度發揮價值，相關單位應該加強執行力度，為文書檔案管理工作創新提供有力的制度保障。比如，明確現階段檔案管理相關領導和管理的關系變化。完善領導班子體制并建立新的員工管理責任制，能夠讓領導和員工對文書檔案管理工作更加重視，也能夠確保文書檔案管理工作創新策略的順利實施。

3.2 針對文書檔案管理工作制定相應的監督制度

常言道沒有規矩不成方圓，給企業立規矩是一個技術活。任何工作的開展，都需要按照相應的流程和相關制度規定進行。而現階段，很多企業管理無序，讓文書檔案管理工作更是無據可依。如此，便嚴重影響文書檔案管理工作創新策略發揮作用。鑒于此，相關企業應該積極尋找管理漏洞，并制定相應的監督機制。

企業領導，應該認識到陳舊管理工作制度的不足，然后對其進行升級改造。比如，一些管理人員管理能力存在不足影響管理效率。企業應該針對不同情況，積極組織人員對相關知識進行深入學習，這樣才能夠制定出適合本企業發展的新策略。而制定相應的監督制度，是確保新策略實行的關鍵。像有些工作者服務態度差，工作水平低等。如果不制定相應的監督制度，不僅影響工作的效率，還嚴重違背企業為人民提供良好服務的初衷。 因此，企業應該制定監督機制，讓員工擁有較好的服務意識并且提高工作能力。

3.3 順應檔案自身規律，實現工作機制的創新

第一點，注重文書檔案管理的現實利益，適當進行開放式管理。企業本身應該建立優秀的自我營銷機制，也就是說根據企業本身發展特性，在不同階段宣傳文書檔案管理工作的重要性。像在重大企業活動上嚴格遵守檔案管理相關工作的具體要求，引起領導和相關工作人員的共同重視，確保后續管理工作的順利進行。第二點，鼓勵員工積極參與到文書檔案管理相關內容的討論中。讓他們在討論中，認識到文書檔案管理工作的重要性。第三點，做好文書檔案管理相關工作的銜接，定時組織員工進行互動。如此，方能使相關工作人員在文書檔案管理方面理念一致，提高工作效率。

3.4 提升文書檔案管理智能化

當今是信息化時代，文書檔案管理也應該順應時代發展潮流，提升自身智能化。企業本身應該積極引進先進的檔案管理技術，用二維碼或者條形碼讓紙質檔案實現智能化管理。這樣不僅能提高管理效率，還能夠方便相關人員進行查找。還應該對電子檔案設置權限，保證其自身安全。除此之外，可以采用移動設備通過VPN與內網連接。這樣既能夠切實保證相關檔案信息的安全，又能夠對相關檔案實現審計功能。如此，便能夠實現文書檔案管理智能化目標提高檔案管理工作效率，也能夠滿足現當代人們的需求。

4 結束語

總而言之，文書檔案管理工作是一項具有政治性、服務性和技術性特征的工作。相關人員應該發現現階段檔案文書管理工作中出現的問題，然后積極尋找策略，確保文書檔案管理工作創新的順利進行。本文就文書檔案管理工作的必要性、現階段文書檔案管理工作中存在的問題和文書檔案管理工作的創新的具體策略三點進行討論，希望能夠實現我國文書檔案管理工作的創新。

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