試論英語在高校檔案管理中的作用

呂萍

摘 要：在經濟全球化發展的推動下，國際交流也日益頻繁，國內高校與國外高校的交流合作力度也在進一步擴大，英語作為我國的第二語言，在日常應用以及高校檔案管理中都占有重要地位。而本文就將在高校檔案管理的基礎上，對英語在高校檔案管理中的重要性進行詳細分析，然后對其應用作用進行系統論述，最后對全文做出概括性的總結，以供相關人士參考。

關鍵詞：英語;高校;檔案管理;作用

社會生活的信息化和經濟的全球化，使英語的重要性日益突出。英語作為最重要的信息載體之一，已成為人類生活各個領域中使用最廣泛的語言，英語能力已成為一種必備技能。學生若能學得一種外語能力，就能幫他打開進入另一個世界的學習之門，最后達成多元學習與價值的目標。除此之外，在高校檔案管理中，檔案管理人員擁有完整的英語體系和英語應用能力對提高外文檔案的管理質量和管理完整性也具有重要意義。

1 英語對高校檔案管理人員的重要性

在數據時代信息化發展的推動下，人們對檔案管理工作人員的專項能力提出了更高的要求。高校檔案管理人員英語水平的高低與高校檔案管理工作的質量和水平的高低有直接影響，甚至決定著高校能否在國際競爭中與對外交流中能否取得一席之地。在新時代背景下，檔案管理工作的服務職能、管理形式、工作環境都發生了極大的變化。作為高校檔案管理人員，在進行日常檔案管理的同時，還要不斷的提升自身的綜合素質，只有這樣才能滿足復雜型檔案管理的需要，才能適應當代社會檔案管理工作的開展需求。在信息化、智能化的社會發展中，各類軟件、信息資源有60%以上都由英語組成，在檔案管理中也不例外。為了滿足檔案管理工作的需要，檔案管理人員必須具備一定的英語學習能力和應用能力，只有這樣才能更好的為高校師生提供服務，才能從根本上提高高校檔案工作的管理質量和效率[1]。

2 英語在高校檔案管理中的作用

2.1 外事檔案管理的前提就是英語

學校檔案的重要組成部分就是外事檔案，它在學校的科研、對外交流以及教學方面起著重要作用，同時高校外事檔案管理水平的高低還會對高校的外事處理水平產生直接影響，對學校的教育工作的優化發展以及學術科研也會產生直接影響，在此基礎上還會對學校在國際上的聲譽以及知名度造成直接影響。總而言之，在檔案管理中，做好外事檔案管理，提升外事檔案管理水平對促進高校的全面發展具有重要影響。

英語作為外事檔案管理的重要基礎，對整理外事檔案資料，收集檔案材料具有重要作用。高校的引智工作是高校外事工作的重要內容，為了對國外的先進科技成果進行學習引進，加強高校的學科建設，提升學校的科研水平，國內的高校通常會聘請外國專家和外籍教師來校任教。有這些外籍專家、教師形成的外文檔案材料不僅包括往來函件、批復、上級邀請以及外籍人士的計劃，同時還包括外教、專家、學者和友好人士來校講課，講課內容有合同、講義、教材等;中外合作校際交流協議、合同、項目總結材料、備忘錄;中外合作項目單位完成項目、成果及其他材料;外籍人員材料榮譽稱號;國際會議相關材料等。如果檔案管理人員的英語基礎較差，甚至不具備英語能力，那么他在高校的引智工作中就不能充分的發揮自己的服務職能，對國外專家學者的信息資料就不能進行全面的保存、收集、管理。所以說，英語在高校的科研、教學方面具有重要作用，同時在檔案管理工作中也占有重要地位。

2.2 高校出國留學人員的學籍檔案服務與英語與直接聯系

在國際交流日益密切的發展背景下，在居民收入不斷增長的情況下，人們越來越看重下一代的受教育問題，而國際化趨勢的發展使得我國高校申請出國留學的學生也在不斷增多。在留學申請環節，申請人的成績單是重要的申請材料組成部分，它是反映學生在校期間學習成果的直接證明，同時也是所申請學校對學生的學習程度以及學習潛力和實力進行評估判斷的重要依據。根據相關規定，這些申請學生在國內高校學習中所產生的所有學籍檔案資料，尤其是成績單是在出國留學申請中必須提供的[2]。而這些材料的整理，就需要高校檔案工作人員擁有扎實的英語語言基礎，只有這樣才能準確無誤的為申請留學的學生提供良好的資料服務。

2.3 海歸人員的人事檔案整理與英語有直接關系

近年來，在我國經濟、綜合實力不斷增強的發展背景下，部分海外留學人員發現了國內的發展機遇，并選擇學成之后回國發展。另外，我國為留學人員也提供了一系列的福利政策，并開展了多項工作，這對于激發海外學子的回國創業熱情具有重要意義。同時國內高校也吸引了越來越多的海歸人員開展學術交流活動，在對這些人員的檔案資料進行收集整理時，對于他們就讀時的錄取通知書，在國外獲得的學位證書以及國外學習成績單和官方證明信等原始材料都是由英語展現出來，而這就對檔案管理人員的英語翻譯能力提出了更高的要求。

海歸學子的人事檔案是個人學歷、經歷、業務能力、社會關系、獎懲情況以及工作狀況的原始記錄，它是個人參與社會活動的真實情況的書面反映。只有對這些檔案材料準確無誤的進行翻譯，并全面的進行整理，才能對國外人員的真實情況進行了解，才能為高校人才招聘提供真實有效的材料，同時，這對于后期這些人員的社會保險、提拔任用以及其他社會福利等的辦理也能夠提供基本數據。而檔案管理人員如果不具備英語知識和英語能力，對國外的歷史文化不了解，就不能對人事檔案管理工作提供高效快捷的信息處理服務，同時也就不具備高校人事檔案管理工作的處理能力。

3 總結

在國際交流日益密切、國際形勢全球化的發展背景下，英語作為跨文化的必備交際工具，在高校檔案管理中以及高校自身的外事發展中所占的比例越來越大。而作為高校檔案管理人員，為了滿足時代發展的需求以及高校檔案管理工作的根本需要，必須從自身的角度出發，加強對英語知識的學習，增強檔案管理工作英語檔案管理專業術語的學習，以此為檔案工作適應時代發展的需要提供有效保證，為高校檔案事業的跨越式發展奠定良好的基礎。

參考文獻

[1]韓赟，谷博.淺談英語在高校檔案管理中的作用[J].辦公室業務，2016，（23）：50，52.

[2]王根健.高校檔案管理體制的變革與創新研究[J].蘭臺世界，2020，（4）：83-86.