淺談如何構建企業檔案標準化管理體系助力企業經濟建設

譚永榮 白榕 劉潔 周春峰 于海萌

摘 要：隨著我國知識經濟社會的快速發展，企業檔案作為企業各項活動和生產經營情況記錄，企業管理的第一手材料，企業資產的重要組成部分，在企業生產、經營、管理等各項工作中至關重要，是企業不可或缺的重要組成部分，在企業檔案管理工作中構建標準化管理體系至關重要。

關鍵詞：構建;檔案;標準化;體系;助力;經濟建設

1 構建企業檔案標準化管理體系的重要性

檔案工作作為一項實踐性很強的工作，沒有一整套的標準體系為依托，勢必造成檔案著錄項目、記載格式、標識符號和整理方法等不一致，致使檔案檢索利用工具不能通用，甚至還會出現反復錄入，多次整理等重復性、無效性工作。因此，隨著檔案信息資源流通共享進程的加快，在開展館室、館際檔案信息資源交流等方面，迫切需要檔案利用工具具有通用性和規范性。構建檔案管理標準化體系的意義就在于：規范不同的檔案信息源間相互整合統一，規范檔案管理行為，指導業務工作的正確發展。

2 構建企業檔案標準化管理體系策略

2.1 引入質量管理理念，建立文件化的檔案管理體系

從縱向按檔案管理工作程序即收集、分類、整理、鑒定、組卷、編制機讀目錄、掃描并掛接全文（數字檔案館）、裝訂、蓋章、入庫、查詢、利用、統計等進行分析，制定分類、歸檔、整理、著錄、保管、鑒定、統計、檢索、利用、編研等方面的標準。

通過縱橫向制定標準，即可找到檔案管理的出發點和落腳點，有策劃、有實施、有檢查、有處置，實現了檔案工作閉環管理，又可約束和規范檔案工作人員的管理行為，為各項工作的順利開展奠定基礎，從管理體系上保證檔案管理工作規范化、標準化。同時，還有效地避免制度缺失、內容的不完整，避免重復制度產生，保持其執行的一致性。例如，在縱向的“分類”程序中，可根據PDCA循環，通過策劃、實施和檢查，就會發現企業的文書、產品、科研、設備、質量、會計等檔案，如何分類，分類依據又是什么，因此可以判定缺失分類標準，即“檔案分類規定”，同時經過處置，在編制該規定時就要明確文書、產品、科研、設備、質量、會計等檔案每一類如何立卷與組卷。

2.2 優化檔案工作程序，建立規范化檔案管理體系

優化檔案工作程序，秉承簡化原理，是建立規范化檔案管理體系的重要內容之一。它不僅可以幫助檔案人員了解實際工作活動，而且還可對標準化對象進行篩選，剔除工作過程中多余的、低效能的、可替換的工作環節，精煉并確定出滿足檔案標準化管理需要所必要的高效能環節，使工作程序更為經濟、合理和簡便，提高工作效率，節約成本。外企之所以強大，正是在于他們完全靠標準、程序在管理。

在優化檔案工作程序時，首先，運用先進的管理工具。其次，將檔案標準中規定的，以文字表述的程序用流程圖形式提煉出來，因為千言萬語不如一張圖。再次，以AOS0105-2015《作業級流程設計/優化程序》中的“輸出物、流程責任主體、流程的輸入輸出”等內容為指導，明確上一層級與下一層級的關系，明確某一過程的責任部門，明確輸入與輸出的內容及格式的標準化要求，在每一工作節點上真正做到事事有人管，人人有專責，徹底扭轉部門與部門之間的推諉扯皮，效率低下的局面。

2.3 規范文件材料歸檔范圍和保管期限，建立精細化檔案管理體系

只有規范文件材料歸檔范圍和保管期限，才能使有限的檔案經費得到合理的分配和使用，提高檔案管理的效益;才能確保企業館藏檔案質量，維護企業檔案資源的完整、準確和系統，記錄企業經濟建設的歷程。首先可通過座談、現場調研、研讀企業部門二級工作職責、工作制度、工作標準，及質量程序文件和作業指導書，運用廣泛收集和重點收集的思想，從中分析判斷企業中各部門具體會產生哪些文件材料，為其明確該部門需要歸檔的文件材料及保管期限，通常是有一項職責就有一項對應的歸檔范圍。其次，遵循文件材料之間的有機聯系，形成規律和特點，編排文件材料歸檔范圍，反映檔案的生命周期。再次，將保管期限由三分法改為標時制，即將原來的永久、長期、短期改為永久、30年、10年，明確檔案保存和銷毀依據，消除人為的主觀判斷和常講常新現象。最后，去除“重要的”、“一般的”表述，將其轉化成具體內容進行表述。例如，“信訪事件處理文件材料”，可將“重要的”表述成“有公司領導批示的信訪事件處理結果記錄、文件、材料等” 和“無公司領導批示、有處理結果的信訪事件記錄、文件、材料等”;將“一般的”表述成 “無處理結果的信訪事件記錄、文件、材料等”。使歸檔人員一目了然，便于操作。

2.4 以信息化為依托，固化檔案管理體系運行

首先，可根據檔案標準化管理體系中的工作程序和體系標準，設置、優化并固化數字檔案館的檔案著錄、預歸檔管理、檔案整編、歸檔組卷、打印輸出、檔案利用、檔案統計、檔案鑒定、檔案編研、系統設置、權限設置、數據管理、日志管理等模塊。然后，再將檔案管理標準化體系中的文件材料歸檔范圍和保管期限、檔案資料管理用圖表格式、組卷規則等設置到數字檔案館中，通過數字檔案館固化輸入與輸出。

3 構建企業檔案標準化管理體系優勢

3.1 規范管理，提升檔案質量

實施檔案標準化管理體系，做到館內有制度，管理有賬冊，查閱有記錄，移交有手續，管理有專人，檔案工作真正地實現科學性、規范化管理，使得企業檔案管理工作標準化，形成連續性、系統性。歸檔責任主體能及時地將處理完畢的文件材料移交檔案館歸檔。檔案工作人員可直截了當的對照制度、歸檔范圍進行審查，嚴把質量關，對文件材料中的欠、缺、誤、漏等進行登記拉條掛賬，并及時解決，確保了歸檔及時，歸檔文件材料齊全、完整、規范，提高歸檔率、完整率。

3.2 轉變檔案管理模式，提高效率，節約成本

實施檔案標準化管理體系，通過轉變管理模式，推行以件管理，取消案卷后，一是不再需要購買電鉆、鉆頭、裝訂線、用于固定的夾子、檔案卷皮等檔案用具;二是由于用盒裝檔案，有效地利用柜子的存儲空間，節省了庫房。三是如需復印、掃描時，不用拆卷，減少了對其他檔案的損耗，延長了檔案使用壽命。四是使辦理完畢的文件直接進入檔案整理環節，不僅提高了檔案的歸檔率和完整率，而且還將多人共同完成一類檔案，轉變成可一人完成一類檔案。五是大幅度簡化了整理中的手工操作，避免了檔案工作人員加班加點整理檔案，節省了企業對加班費的支出。六是使廣大檔案工作者能夠從繁雜瑣碎的傳統立卷工作中解放出來，從而有更多的時間和精力用在檔案的編研、開發和利用上來，更好地為企業各項工作服務、為領導決策服務、為社會服務

3.3 充分發揮檔案價值，提升企業核心競爭力

實施檔案管理標準化體系，規范了不同的檔案信息源間相互整合統一，規范了檔案利用工具，規范了檔案管理行為，不僅增強了企業技術和知識儲備，保護了企業知識產權和商業秘密，為企業的可持續發展提供有力的保障，而且為行業內館室、館際檔案信息資源交流，實現知識共享，加快行業內型號研制進程奠定了基礎，提升了企業核心競爭力。

參考文獻

[1]GJB9001C-2017《質量管理體系要求》[S].中央軍委裝備發展部，2017.05.18.

[2]GB1526-89《信息處理—數據流程圖、程序流程圖、系統流程圖、程序網絡圖和系統資源圖的文件編制符號及約定》[S].國家技術監督局，1989.07.04.

[3]AOS0105-2015《作業級流程設計/優化程序》，中國航空工業集團公司，2015.