新形勢下企業(yè)管理類檔案的重要性

劉素娟

摘 要：近年來，我國檔案信息化建設工作正在有條不紊的展開，檔案作為一種信息資源，它在社會服務中具有非常重要的作用和意義，尤其是在企業(yè)的管理工作中，隨著社會信息化進程的發(fā)展，檔案信息化管理在檔案工作中的重要性越來越突出，并逐漸開始成為檔案工作社會服務功能全面提升的一個必然選擇途徑。檔案的重要性主要體現(xiàn)在檔案的管理和利用上，檔案的管理和利用是一個在生產、開發(fā)還有科研等活動中都具有重要作用的組成部分。本文主要以企業(yè)管理類檔案的開發(fā)和利用為例，對檔案的管理工作的重要性進行分析和探討。

關鍵詞：管理類檔案;檔案信息;企業(yè);檔案管理;檔案利用

檔案是一種潛在的生產力，它是昨天的遺產，是歷史的記錄同時也是今天的財富，隨著社會的發(fā)展和進步，檔案在人們的生活、工作還有學習中的重要性越來越突出。油氣田單位是以開發(fā)、生產、改造為主要工作的企業(yè)，其職能活動中還包含有礦區(qū)、油區(qū)的改造等。在一系列的生產活動中會產生各種管理類文件材料，在各項工作快速發(fā)展的背景下，企業(yè)的檔案管理工作也在不斷的開始向規(guī)范化、科學化和數(shù)字化轉變，檔案管理作為企業(yè)管理工作中的一個重要組成部分，其信息資源的保管和利用就顯得尤為重要。

1 企業(yè)管理類檔案的主要內容

檔案是指在企業(yè)生產、開發(fā)和改造過程中，黨政、安全、設備、會計、人事、工會、生產等多個職能部門通過文字、圖表、數(shù)字、聲像等多種形式形成的，具有一定保存價值和潛在生產力的原始數(shù)據(jù)。檔案作為一種信息資源，它不僅是過去各種活動的歷史記錄，主要可以用于對既往資料的考證和利用，和當前工作的客觀記錄和考核依據(jù)，同時還可以用于未來發(fā)展的參照，在企業(yè)開發(fā)保證產量中具有非常重要的價值。由此可見，企業(yè)在發(fā)展中會充分利用檔案的這些資源，一方面要通過各種手段將檔案信息資源豐富和開發(fā)起來，使其能夠為單位的中心工作服務，并為油氣開采的實施和計劃的制定提供信息依據(jù)，以促進領導決策科學化和管理水平現(xiàn)代化目標的實現(xiàn)。

2 企業(yè)管理類檔案的重要性

2.1 管理類檔案的重要性體現(xiàn)在收集和利用中

管理類檔案在企業(yè)工作管理過程中，是產生在各部門的管理文件材料，在檔案信息資源中占據(jù)著不可或缺的重要地位，在企業(yè)的開發(fā)和發(fā)展中也具有舉足輕重的作用，但是由于各種各樣因素的限制，管理類檔案在其開發(fā)利用和管理工作中都存在著很多問題，這極大的限制了檔案價值的充分發(fā)揮。總結其原因，主要有以下幾個：一是，綜合檔案室管理制度不夠完善，部門歸檔意識弱，致使部門檔案的歸檔不夠完整、系統(tǒng)，在管理類檔案等方面的資源比例就比較少，不能滿足相關的開發(fā)需求，這就對檔案信息資源的利用積極性產生了消極的影響;二是，檔案管理缺乏專業(yè)的人才，這直接導致其在管理中有很多薄弱化解，缺乏創(chuàng)新意識，不能創(chuàng)造出高質量的工作成果;三是一些檔案管理人員缺乏責任心，認為檔案信息的作用不大，或者在工作中只注重檔案的整理和收藏而忽略了檔案的利用等，在工作中持著消極、被動的思想和情緒，這對檔案資源的開發(fā)和利用帶來了不良

影響。

2.2 管理類檔案收集和利用工作的開展措施

2.2.1 健全檔案管理體系，完善管理制度

管理類檔案具有數(shù)量大、專業(yè)性強、涉及部門多、收集難度大還有利用率高等特點，正是因為這些特點的存在，我們在進行檔案管理的時候要始終以科學、完善以及高效為目標。檔案管理體系的建立可以通過逐級分管的方法來實現(xiàn)，可將其分為主管領導、檔案管理部門還有歸檔人員這三個層次，每個層次的工作都由不同的部門和人員負責。同時還要加大企業(yè)對檔案管理的投入，從基礎設施方面為檔案的管理提供夯實的條件，并且還要定期組織管理相關的人員參與檔案管理知識的培訓課程，進一步促進檔案管理工作的現(xiàn)代化和科學化。另外，在管理制度方面，首先要對歸檔的范圍、移交的時間等進行明確的規(guī)定，以保證歸檔資料的及時性和完整性;其次要采用獎懲制度，對管理好的人員和部門給予相應的獎勵。

2.2.2 檔案管理要采用現(xiàn)代化的管理模式

檔案管理的現(xiàn)代化主要體現(xiàn)在其管理思想的現(xiàn)代化、管理手段的現(xiàn)代化等方面，其中從管理思想上來說，檔案的收集和利用管理首先要有主管領導的高度重視和支持，并采取一系列政策性制度及規(guī)范，以增強各部門各崗位的檔案歸檔意識，各部門應整理自己本部門的崗位職責，整理工作中產生的各類文件材料，做到“誰產生、誰負責、誰歸檔”，各個部門與檔案管理部門之間的關系理順清楚，擴大庫藏量，靈活的利用材料，徹底改變在傳統(tǒng)檔案管理工作中只注重檔案管理而忽略了檔案利用的缺陷，使檔案信息庫能夠充分發(fā)揮自身在檔案管理中的全部職能作用和提高服務質量的重要作用。隨著信息科技的發(fā)展，在未來的檔案管理中，檔案管理信息系統(tǒng)已經(jīng)逐步將辦公自動化與檔案管理充分結合起來，通過先進的科學技術促進檔案管理信息化和現(xiàn)代化的共同實現(xiàn)。另外，從管理手段上來說，現(xiàn)在企業(yè)檔案管理的數(shù)字化程度正在不斷地提高，以計算機技術為核心的檔案保存技術已經(jīng)得到了廣泛的應用，并在檔案的整理、查閱以及檔案管理平臺上的互相交流等方面起到了積極的作用。以計算機為基礎，依托檔案系統(tǒng)將檔案分類輸入可以實現(xiàn)網(wǎng)上借閱，這不僅能夠有效的節(jié)省檔案的保管空間，同時還可以實現(xiàn)高效、方便、快捷、準確的檢索，可大大提高傳輸效果和檔案信息處理效率。

2.2.3 加強檔案信息資源的宣傳

企業(yè)綜合檔案室在日常的工作中要不斷的對檔案宣傳體系進行完善，這對于提高檔案的利用率具有積極作用。從檔案的宣傳來說，應積極開展多種不同形式的講座、標語、座談會還有報道等對檔案利用進行宣傳，依托檔案信息系統(tǒng)和檢索途徑的介紹等，提高檔案人員、領導還有歸檔人員以及社會人員的檔案意識。從檔案的交流體系方面來說，在當今時代，有效的運用信息資料是科研成果以及其他各種信息資料等獲取效率的決定因素，再加生產、科研、開發(fā)需要各種地面、地下數(shù)據(jù)，因此在檔案管理中應該打破封閉的管理方式，而是應該建立通暢的交流途徑和體系，定期進行檔案信息資源的共享，以彌補檔案資源不足的缺陷，這對于企業(yè)的發(fā)展有著重要意義。

3 總結語

對于一個單位的檔案管理來說，檔案管理水平和質量是其發(fā)展程度的重要體現(xiàn)，在時代發(fā)展的要求下，管理類檔案只有采取現(xiàn)代化的管理思想才能使其管理手段和管理方法現(xiàn)代化，進而滿足生產、科研以開發(fā)的需求。為了能夠實現(xiàn)這個目標，在未來的檔案管理中應該對檔案管理的各項規(guī)章制度進行健全和完善，使檔案信息資源的開發(fā)和利用正規(guī)化、科學化、標準化、制度化，為油氣田基本建設開發(fā)提供更好的服務。