關于文書檔案管理的幾個問題

周俊昌

摘 要：文書檔案作為檔案的重要組成部分，在各級黨政機關及行政單位的管理工作中發揮著重要的作用。本文從文書檔案的歸檔范圍、鑒定、移交等方面論述了檔案管理的規范化技巧，同時指出了文書檔案管理工作中存在的問題，并有針對性地提出了解決對策和建議。本文的研究為文書檔案管理工作提供了理論指導，同時也對檔案材料的有效價值發揮具有一定的促進作用。

關鍵詞：文書檔案管理;管理過程中的問題及對策;檔案材料價值發揮

1 文書檔案的歸檔范圍

根據國家檔案局8號令及相關文件規定，凡屬于歸檔范圍的文件資料，必須按有關規定向本單位負責檔案工作的部門移交，實行集中統一管理，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。對具體歸檔的文書材料也有明確的范圍規定。

1）反映本單位主要職能活動和反映歷史面貌的，并具有一定的研究和利用價值的文件材料。如：黨工團婦代表大會文件材料;工作會議、專題會議文件材料;本單位聯合主辦、協辦召開會議的文件材料;本單位黨委、黨支部會議和行政辦公會議紀要、記錄;職代會工代會會議文件資料;本單位承辦的大型會議文件材料;本單位制發的各種業務文件、請示、皮膚、工作計劃、工作總結等文件材料;本單位編寫的大事記、組織沿革、簡報、情況反映、規章制度;本單位編制、干部人事、黨、團、基建、工會、保衛、信訪工作形成的文件材料;同級部門制發的非本單位主管業務但要貫徹執行的文件材料;事務管理工作形成的文件材料等。

2）需要貫徹執行的上級部門的文件材料和下級部門報送的重要文件材料。如：上級部門制發的屬于本單位主管業務的文件材料;上級部門制發的屬于非本單位主管業務但要貫徹執行的文件材料;上級部門制發的關于本單位機構設置、領導人任免、人員編制等文件材料;下級單位報送的報告、計劃、總結、統計等材料。

3）其他對本單位工作具有查考價值的文件材料。如：機構沿革、改革創新、學科發展、基礎建設、大型投資、大額資金支配、大的設備購置、具體發展規劃、先模人物檔案、集體榮譽記錄、事件原始記錄等工作形成的一手資料都對該單位具有不可逆轉的查考價值的文件材料。

2 文書檔案的鑒定

1）鑒定工作的組織與制度是做個工作的方向和保障。檔案鑒定工作落實是否到位，直接關系到歸檔文件的質量，為使檔案的鑒定和銷毀工作有組織、有監督地進行，需要成立鑒定工作領導小組，建立健全檔案鑒定工作制度，確保檔案鑒定工作順利進行。

2）文書檔案鑒定的原則和方法直接指導鑒定工作的開展。本著從國家和人民的整體利益出發，用全面的、歷史的、發展的、效益的觀點，綜合分析和判斷檔案的利用和保存價值，使之在未來的社會和經濟建設中發揮應有的作用。

3）文書檔案鑒定的幾個階段可以保證其質量。它貫穿于檔案業務工作始終，涉及多個業務環節，每個環節又有不同的鑒定內容和要求。如文件收集階段的鑒定、文書檔案整理階段的鑒定、檔案室的鑒定、檔案館的鑒定等。每個鑒定環節都有其重要的意義，都是對檔案資料的完善和質量的提高。

4）保管期限的劃分是鑒定工作的一項細化工作。分為永久、定期兩種，其中定期一般分為30年、10年。

3 文書檔案的移交

《檔案法》第十條的規定：“對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。”因此，事業單位要將整理好的歸檔文件定期向上級文件管理中心移交。檔案的移交方式為逐年移交和定期移交，逐年移交是檔案室每年將保存期滿的檔案向檔案館移交，定期移交是檔案室每隔一定年限向檔案館移交保存期滿的檔案。

文書檔案移交必須做到：檔案要齊全完整，需經過系統整理，建有能保證正常檢索的檔案目錄，交接手續完備。

文書檔案的管理是否規范，直接體現單位對文化建設和檔案管理工作的重視度;文書檔案的質量，直接放映著檔案管理工作人員隊伍的技術水平和工作態度。

4 文書檔案管理存在的問題

1）單位領導對文書檔案管理重視不夠。在檔案管理進程中，有些單位存在著創新意識不強、思想觀念守舊等問題，有些領導甚至認為，檔案工作可有可無，只要求文件保存好，需要時能提供參考即可，這直接影響檔案管理工作的質量及檔案管理工作人員的積極性。

2）業務科室與檔案管理部門缺乏協作。各個單位檔案管理一般歸屬辦公室，而文書檔案來源于各個業務科室，但各業務科室常常配合不夠，大大制約了檔案管理水平的進一步提高。有些科室常常為了自己的工作便利，不愿意甚至拒絕將一些文件檔案資料交給檔案管理人員統一保管。

3）文書檔案管理人員專業素質有待提高。人是一切工作的主體因素，文件檔案的質量，很大程度上取決于從事該工作人員的自身素質。有些單位中的檔案干部當前單位中一些檔案管理人員根本沒有上崗資質，沒有經過檔案專業的系統學習和培訓，對檔案的分類、立卷等工作也是一知半解，不得要領;一些檔案管理人員雖然有了上崗資質，卻很少參加有關檔案培訓的繼續教育，沒能及時更新知識結構，進一步提高檔案管理水平。個別人員更是由于缺乏檔案意識和責任心，致使歸檔文件整理不符合規則和方法，出現案卷保管期限劃分混亂或造成全宗檔案收集不齊全。

4）歸檔文件存在的不良傾向。近年來，隨著電子計算機技術在檔案管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環節和自動化辦公相銜接，系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統計等工作。但是由這些辦公設備形成的一些文件檔案資料，則與傳統的檔案立卷方式產生了沖突。由此引起了文件檔案資料歸檔的兩種傾向：一是只存于光盤之中，不打印文字資料進行留底保存，很難達到長久保存的目的;另一種相反，只存文字性資料而不存光盤，也不利于重要文件檔案的保存。

5 解決文書檔案管理問題的對策

1）建立健全規章制度，明確崗位職責，嚴格貫徹執行。加強制度建設，制度是規范人們行為的準則，在進行文書檔案管理工作的過程中，應以制度實施文檔管理。首先單位根據自身公文管理工作的實際，結合檔案管理的相關法律法規，制訂切實可行的“公文處理歸檔實施辦法”將以往文檔方面的多個規定予以綜合，集檔案管理、歸檔統計、文件處理程序、檔案保密、檔案借閱、檔案鑒定及銷毀為一體，提出規范化的要求，建立統一標準、統一要求、統一運行的操作規程。組織單位全體人員認真學習“公文處理歸檔實施辦法”，進一步提高部門同志對檔案管理工作的認識，對其中所應執行的程序進行統一，提高各部門在文書辦理之初的質量和效率，減少了辦公室的復核工作量。

2）加強業務培訓，全面提高文書檔案管理人員的綜合素質。文書檔案管理是一項專業性很強的工作，它要求管理人員既要有積極的工作態度和良好的職業道德，又要有扎實的專業知識和較強的職業技能。要積極組織文檔人員參加業務培訓和新技術學習，提高其知識結構和整體水平及能力， 注重增強文檔人員的檔案信息觀念。

3）加大投入力度，杜絕錯誤傾向。各個單位要按標準、按要求建設好規范化的綜合檔案室，購置必備的檔案柜，做好防火、防蟲、防潮、防盜等，檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。有條件的單位可以嘗試利用計算機對庫房的進行自動控制及檔案保護方面的工作包括：庫房供暖、照明自動控制、自動防火、報警系統等，以更好地確保檔案利用安全，保證檔案保管完整，又保證檔案信息不失密、不泄密。

總之，文書檔案管理工作是維護和保存一個單位發展歷程的一項重要工作，只有充分重視，規范管理，加大投入， 才能順應其發展的需要，繼而達到充分利用檔案材料和檔案信息的有效價值，實現其自身的特有職能。