現代人事檔案管理存在的問題及對策探討

康子瑜

摘 要：隨著社會經濟的不斷發展，我國企業的發展也迎來了更多的機遇和挑戰。人力資源管理是企業管理工作的重要一環，而人事檔案管理又是人力資源管理的重要組成部分，做好這項管理工作具有積極的現實意義。本文就現代人事檔案管理存在的問題及對策展開探討。

關鍵詞：人事檔案;人才;檔案管理

人事檔案是用人單位在了解人、使用人的過程形成的能得到組織認可的文件材料，是記錄人才信息的重要載體，人事檔案也能為核實和評價一個人提供最基本且最權威的依據，同時人事檔案也會如影隨形般跟隨當事人一生，其重要性對個人而言不言而喻，人事檔案對于企業的重要性也亦如此，因為它能客觀的幫助人力資源工作者和企業管理層更好的管理人才、挖掘人才以及調配人才，進而對企業發展提供強大動力。

1 現代人事檔案管理存在的問題

1.1 對人事檔案管理工作的認知不足

對人事檔案進行管理是非常枯燥無味的，相關人員沒有正確的認識和了解人事檔案管理的重要性，相比于其他的人事部門檔案管理的業績和工作性質不同，造成人事檔案管理人員在管理過程中產生消極的情緒;一些人事檔案管理部門的領導也沒有重視檔案管理工作，由于檔案管理只是整理文件、記錄文字，沒有技術性，所以導致很多單位領導不重視檔案管理工作，導致人事檔案管理工作無法順利展開。

1.2 信息登記歸檔不夠規范

企業人事檔案集中登記了職工的基本履歷信息，工作經歷通常記錄在崗位調整上，卻沒有其對業績表現和評價結果進行詳細記錄，這使得人事檔案不能作為職工工作經歷的完整依據。職工調動、晉升、任免和入黨前考察需要查閱其人事檔案，難免會經常出現無檔可查、無檔可依的狀況。在人事檔案管理過程中，一些企業不及時將材料登記歸檔，造成斷檔;一些企業登記信息不全或失真，造成檔案內容空洞;還有一些企業記錄職工的獎勵而不記錄其處罰，造成檔案失去客觀性。

1.3 人事檔案管理工作信息化程度有待提高

在當前信息時代背景下，互聯網的普及應用，這也促使人事檔案管理工作中引入了信息技術，有效地提高了人事檔案管理工作的效率和質量。但在當前健全企業發展過程中，雖然也進行了人事檔案信息化建設，但投入不足，仍以實體檔案管理作為人事檔案管理的重心，人事檔案管理工作信息化水平低，工作效率不高，也不利于人事檔案管理質量的提升。

2 新時期提升企業人事檔案管理工作的優化策略

2.1 重視人事檔案管理工作

若要促進企業的整體發展，必須做好企業人事檔案管理工作。首先，企業需要重視人事檔案管理工作，加大人事檔案管理強度，轉變傳統的管理方式。企業的領導需要認識到人事檔案管理工作的意義，及其對企業發展的價值和重要性，并樹立正確的檔案管理意識。其次，企業的領導者需要加強對員工的人事檔案管理培訓工作，保證檔案管理人員在管理過程中認真填寫資料信息，嚴格做好員工入職工作，按照真實情況填寫檔案信息。

2.2 規范人事檔案登記歸檔管理，提升工作質量

新時期社會主義市場經濟不斷深化改革，這對企業人才考核和考察也有了更高標準，而這些工作都要進行調閱人事檔案材料。企業人事檔案專管人員要確保對各種材料認真登記、收集、整理和歸檔，嚴格保證人事檔案的準確性、權威性和及時性，第一時間防止不當材料亂入。執行過程中，必須秉承“登記有據、入檔有效、舍材合理”的原則，堅持實事求是，做好人事檔案管理工作，確保人事檔案客觀、真實和完整，這樣才能夠提升這項管理的工作質量。

2.3 企業加大對人事檔案人力財力投入，對人事檔案分類管理

企業要認識到目前人事檔案管理存在的問題，并在一定程度上增加對人事檔案管理的投入。首先，加大對檔案管理人員的投入，加大培訓力度，引進高素質、高能力的檔案管理專業人才，提升人事檔案管理的質量和水平;其次，加大對其硬件和軟件設施的投入，保證檔案管理工作人員可以結合現代化信息技術，利用先進的計算機技術對人事檔案工作進行信息存儲和查找，實現動態化管理，以此來方便人事檔案的利用，提升檔案查找的工作效率。

2.4 建立人事檔案管理系統和數據庫，加快人事檔案管理信息化進程

在當前信息化時代背景下，為了全面提高企業人事檔案管理工作的水平，需要加快建立人事檔案管理系統和數據庫，及時錄入人事檔案信息，并針對企業人員信息變動情況，及時更新數據庫，確保人事檔案數據庫信息與企業的實際情況保持一致性。豐富企業人事檔案信息數據信息的同時，能夠進一步擴大數據檢索范圍，提高人事檔案信息查詢的準確性和便捷性。將企業人事檔案管理系統與企業人力資源管理信息系統進行無縫連接，能夠發揮人事檔案的重要作用，使其更好地服務于企業人力資源管理工作。另外，為了實現企業人事檔案信息的高效開發利用，企業還要加快推進人事檔案管理信息化建設的步伐，用先進的技術手段來實現檔案快速檢索，并借助于互聯網來實現人事檔案信息的查詢和更新，確保人事檔案信息的完整性，進一步提升人事檔案信息的利用效率。

2.5 推行責任管理制度

想要對人事檔案管理工作進行規范，需要積極落實責任追究制，把人事檔案管理的責任落實到個人，比如說在分類管理檔案的過程中，如果產生了分類混亂的問題，造成檔案無法被順利地查閱，就需要進行問責，追究相關責任人的責任，進行處罰。另外，相關的用人單位一定要合理的進行檔案室的設置，并且保證檔案室的環境大小能夠達到使用的具體要求，并且設置相應的防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫設備，確保人事檔案管理的完整、準確和安全性。

2.6 不斷提升專管人員業務能力，為人事檔案管理保駕護航

新時期人事檔案專管人員是企業發展中必不可少的力量，企業要注重培養作風正派、思想素質高和業務能力強的人事檔案專管人員。首先，企業應當給人事檔案管理工作配備足夠的人力資源，人手充足才能保證工作質量，工作人員的業務能力才有足夠的提升機會。其次，加強對人事檔案專管人員的定期培訓，統一工作標準，引進先進管理理念或方法，提升其業務能力。再次，強化對人事檔案專管人員的思想教育，使其保持良好的工作作風。最后，人事檔案專管人員自身也要虛心學習，接受新的事物，確保業務能力不斷提升。

2.7 結合信息化技術管理檔案，注重安全性

企業人事檔案管理工作需要跟上信息化時代的腳步，利用信息化技術對人事檔案工作進行管理。在傳統檔案管理的基礎上開發相應的智能管理信息軟件，確保軟件應用的安全性，防止黑客盜取企業員工的數據信息，提高企業人事檔案的使用價值，促進企業的發展。改變傳統紙質存儲的管理模式，保證人事檔案管理的安全性。

3 結語

在新世紀加強檔案管理具有非常重要的意義，需要進一步對檔案查驗和收集制度進行完善，并且與現代化技術相結合，加強檔案的管理以及資源的共享。

參考文獻

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