淺談加強就業檔案管理促進就業率

方志明

摘 要：檔案管理工作是高校畢業生就業的一項常規工作，目前，高校畢業生就業形勢越來越嚴峻，為緩解就業壓力，提高高校畢業生的就業率，本文將從畢業生就業檔案管理的重要性以及目前存在的相關問題進行簡要分析，在此基礎上提出高校畢業生就業檔案管理工作促進畢業生就業的相關建議，進一步提升高校畢業生畢業率。

關鍵詞：檔案管理;就業率

高校畢業生的個人信息都會存檔在學生檔案中，這些信息詳細的記錄了學生的在校成績、個人品質、思想品德、獎懲等重要資料，直接反映了學生整個的素質和水平，也成為學生在進入社會找工作的一個參照和依據。就業檔案在學生求職過程可以發揮多大的作用，取決于高校對學生檔案管理的有什么樣的效果，當然，高校檔案管理的工作也是對學生利益的一個保障。從目前來看，企業和高校都在進一步推進“雙向就業”這種就業體制，企業也越來越重視引用人才的個人信息，在對畢業生錄用之前，都會對畢業生進行詳細的了解。所以，高校畢業生的個人檔案成為變成了企業選擇人才的重要依據。因此，如何規范化高校檔案管理工作，在嚴峻的就業形勢下提高就業率成為本文研究的中心點。

1 就業檔案管理的重要性

1）讓學生就業更方便。學生的個人檔案詳細的記錄了學生在校期間的個人表現、專業水平、學習成績、思想品德品質和個人經歷等眾多的重要信息，也記錄了學生在生活中的實踐、個人特長等等，可以說這些檔案能給各企業人力資源部門一種直觀真實的感覺，對于學生提供給企業的簡歷來說，高校學生的檔案更具有意義，也是企業用以考察學生綜合能力表現的一個關鍵依據，特別是在政府、國家機關部門當中，檔案更是極為重要的，學生的檔案跟相關的職稱、薪資的調整以及職務的晉升等有著密切的聯系，高校的學生檔案如果存在問題，那么學生的就業也會產生很多的問題，甚至會產生很大的影響，所以，高校對學生檔案進行規范化的管理，才會提高學生的就業率。

2）為學生成才提供服務。高校在對學生檔案進行規范化管理工作中，應該站在學生的立場上，以學生為中心開展高校畢業生檔案管理工作，學生檔案記載著學生各方面的重要信息，可以說是學生個人信息的重要載體，是高校培養學生綜合素質全面發展的重要資料.，也是用人單位決定聘用應屆生的重要依據，是學生在校期間學習成果的真實反饋，學生在高校學生的檔案中回顧個人成長經歷時，會以最大的努力投人到畢業工作和學習中。

3）為學校管理提供便利。如何直觀明了的看出高校的管理效果，關鍵還得看接受教育的主體，也就是學生，而學生的個人檔案則客觀的反映出高校教學活動最終的成效。高校通過不斷地開發挖掘學生的個人檔案，可以從當中找出學校在管理和教學活動中存在的問題，從而做出相應的改變，讓高校的教育管理更能滿足學生的需求，使學校的管理水平得到提高。

2 就業檔案管理目前存在的問題

1）檔案信息內容缺乏個性化。高校的學生檔案往往只涉及學生的學籍、畢業登記表、體檢表、一些基礎資料等，在現在的社會環境中這些資料的用處和意義并不大，企業往往是想從檔案當中了解到學生個人品質、綜合素質、個人的成就、個人的能力以及誠信等這方面的內容，但在檔案中體現的并不多，部分檔案可能有這些信息的記載，但大多只是走個形式，內容都是千篇一律，沒有對比性，缺乏自己的個性，不能滿足企業對這方面的需求。

2）檔案信息可信度低。在目前嚴峻的就業形勢下，由于就業緊張就業壓力比較大，出現了檔案信息造假的情況出現，一些學生為了能夠順利畢業，很多學生在檔案中做手腳，把不具真實性的資料填入檔案當中，使得檔案的真實度可信度降低。這些做法干擾了畢業生在就業市場中的公平競爭，傷害了誠實、優秀人才的感情和利益，給社會組織聘用人才添加了不少麻煩。信息的造假的現象，導致檔案的可信度降低，致使很多國企和事業單位在招聘畢業生時采用“試用期”這種制度，影響了整個畢業生就業市場的公平競爭。

3）就業檔案信息管理規范有待提高。從目前的來看，諸多高校的學生檔案在管理體制這方面都有待提高，學生檔察在收集整理、建檔歸檔和轉人轉出等多方面都沒有嚴格的規章制度和管理方案，從而形成一種學校在管理學生檔案方面都不嚴肅的現象，一些高校把學生檔案放在綜合類的檔案室進行管理，一些把學生的檔案放在人事部門或者學生工作部門進行管理，甚至有的高校為了便于利用學生檔案，直接把學生檔案放在各個院系進行分開管理。并且大多數的高校都是在學生畢業離校時才開始整理學生的檔案，但是畢業生的求職在畢業生離開學校前一個學期就開始了，高校學生的不規范管理，嚴重影響了學生求職求業。

4）缺乏信息技術化進行檔案管理。隨著信息技術的高速發展，學生檔案向信息化發展的趨勢是不可避免的，但從目前諸多學校學生檔案的管理工作看，大多還屬于人工管理，工作內容多且復雜，當前的學生檔案電子化還處于初級階段，許多工作都還有待完善，并且從電子書檔案當中反映出來的信息還不夠真實和完整，和紙質版的學生檔案相比，電子檔案所包含的信息量比較少，學生在校期間有保存價值的原始資料都存檔在紙質版的檔案當中。電子檔案當中并沒有體現出來，這就給企業單位增加了許多麻煩，不能準確的反映出學生的全方面的信息，降低了學生的就業率，從另一個角度來說，對學生也是一種損失。

3 加強就業檔案管理促進就業率的有效策略

1）提高就業檔案管理的水平。高校學生檔案涉及的內容復雜多樣、范圍比較廣闊、時間的跨度也比較長，記錄了該生錄取之日直至畢業的整個過程。從另外一個方面的來說，則反映了學校教學管理工作的整個過程的現狀，目前，加強就業檔案的管理水平，確保學生檔案的真實度，提高檔案的規范性是非常重要的任務。教育部們作為權威的機構在高校學生檔案管理工作中應該有非常嚴格且明確的要求，要結合新時期用人單位對人才的需求對檔案材料做出統一明確的規定，統一建檔內容、建檔標準，規范化管理畢業生檔案材料的收集，歸檔時要與時俱進，除了要反映學生思想品德、個人素質和學業情況之外，還要反映出學生身體健康狀況、心理素質、社會實踐及信用等各方面的內容。在新生入校后要及時抓好這項工作，觀察和了解學生在校期間的表現如實的反饋在學生的檔案中，保證材料的完整性，讓學生檔案成為學校和用人單位培養人才和使用人才的重要依據，提高學生就業率。

2）加強就業檔案的信息化。隨著各大高校的擴招，畢業生日漸增多，檔案信息也逐漸增多，憑借傳統的紙質檔案管理提供服務比較困難，目前的學生檔案的利用也比較頻繁，大量的翻閱以及復印，縮短了檔案壽命難以保管，就需要利用科學技術，逐步建立檔案的數據庫，加強檔案的管理水平。所以，現代信息化管理已成為當前學生檔案管理的必然選擇。檔案管理的信息化，就是把學生的檔案用現代的信息技術進行整理和傳輸，高校大學生檔案管理的信息化，是目前大學生檔案管理的首要任務，這有利于培養大學生各方面的綜合素質，對提高教育教學質量也很有意義。加強高校學生檔案的信息化管理建設，系統、科學的分析研究和開發利用學生檔案資源，可以讓檔案發揮更好的作用。

4 結束語

檔案管理的工作多而繁雜，做好檔案管理工作，對學校、企業和學生都有很重要的意義，要及時跟進學生檔案的管理工作，重視檔案內容的真實性和完整性，按照科學發展觀的要求，及時抓住檔案管理契機，努力開拓進取，根據相關機構的發展的需要，不斷改善和完善檔案管理的手段，建立電子檔案管理的機制，加強檔案的管理促進就業率。

參考文獻

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