新時期企業(yè)檔案保密工作現(xiàn)狀及對策

趙航

摘 要：做好企業(yè)檔案保密工作是企業(yè)檔案管理的重要內容，也是保障企業(yè)正常生產經營秩序的現(xiàn)實需要。本文在分析了新時期企業(yè)檔案保密工作的特點、現(xiàn)狀的基礎上，針對新時期企業(yè)檔案保密工作面臨的新情況新問題，有針對性地提出了解決對策，對做好企業(yè)檔案保密工作具有積極的現(xiàn)實意義。

關鍵詞：企業(yè)檔案;檔案保密;新時期

企業(yè)檔案是指在企業(yè)生產、經營、管理過程中產生的具有保存價值的文字、圖表、聲像等資料，反映了企業(yè)發(fā)展歷程。企業(yè)檔案中涉及企業(yè)生產工藝、商業(yè)秘密等眾多涉密檔案。新時期，隨著計算機信息技術的應用，以及互聯(lián)網技術的發(fā)展，企業(yè)檔案保密面臨著諸多的外部不確定因素影響，極易造成泄密，影響著企業(yè)的正常生產、經營和管理。因此，做好企業(yè)檔案保密工作是企業(yè)檔案管理的重要內容，也是保障企業(yè)正常生產經營秩序的現(xiàn)實需要。

1 新時期企業(yè)檔案保密工作特點

與機關、事業(yè)單位檔案保密工作相比，企業(yè)檔案保密的對象、內容和要求均有較為明顯的差異。主要表現(xiàn)在：

1）保密對象廣泛性。企業(yè)檔案的保密對象主要包括各種涉密資料。主要包括商業(yè)合同、生產工藝文件、紅頭文件，以及領導簽批的涉密文件等，在檔案的形成、收集、整理、利用環(huán)節(jié)中，檔案都可能發(fā)生失密、泄密的可能，因此，企業(yè)檔案的保密對象既包括生產者、經營者，也包括一線操作人員，還包括企業(yè)管理者，以及非企業(yè)員工等。企業(yè)檔案保密工作的環(huán)節(jié)多、對象廣泛。

2）保密內容多樣性。在我國，企業(yè)包括國有企業(yè)、集體企業(yè)、私營企業(yè)，企業(yè)類型多樣，在企業(yè)檔案保密內容方面呈現(xiàn)出多樣化特點。既包括國有秘密檔案，也包括企業(yè)商業(yè)秘密檔案，涉及的檔案保密內容包括技術秘密、工藝秘密、工資薪酬待遇秘密等等，涉及到需要保密的內容豐富多樣。

3）保密要求差異性。無論是國有企業(yè)檔案，還是集體企業(yè)檔案、私營企業(yè)檔案，其保密的對象、種類、內容都存在較大差異，因此對保密的要求也不盡相同。涉及企業(yè)秘密的泄密大多需要承擔經濟懲罰，情節(jié)嚴重的需要承擔相應刑罰。定密要求、保密期限、保密人員身份限制等均有不同要求。

2 新時期企業(yè)檔案保密工作現(xiàn)狀

新時期，隨著信息網絡技術的應用和發(fā)展，企業(yè)檔案保密工作面臨的形勢和要求更加嚴峻，企業(yè)檔案中蘊含著大量商業(yè)秘密和科技信息，關系到企業(yè)的正常生產、經營，甚至是國家安全，一旦泄密，極易造成經濟損失和社會安全受到破壞，最終損害的是公共利益。

1）保密范圍不明?！侗Ｃ芊ā焚x予了機關、單位較為寬泛的定密自主權。即，各級國家機關、單位對其產生的國家秘密事項，根據(jù)秘密及密級范圍的相關規(guī)定定密。企業(yè)在生產、經營、管理過程中可比照《保密法》的規(guī)定，就重要檔案資料設定相應的保密期限和保密等級，但這也容易導致企業(yè)檔案定密不夠嚴謹，密級與其保密期限劃分不符，甚至會出現(xiàn)應定密未定密或不應定密而定密的現(xiàn)象，影響了企業(yè)檔案保密工作的正常開展。

2）保密意識不強。社會主義市場經濟條件下，企業(yè)重生產輕管理的現(xiàn)象較為普遍。為了在激烈的市場競爭中占據(jù)有利地位和形勢，大多將人力、物力和財力投入到企業(yè)生產、經營管理一線，導致企業(yè)檔案保密存在較大短板。企業(yè)經營者、一線人員甚至是從事檔案工作人員的檔案保密意識不強，重要涉密檔案收集不及時、歸檔不完整，甚至出現(xiàn)“見密不知密”，企業(yè)檔案保密埋下安全隱患。

3）失密因素較多。隨著企業(yè)人員流動日益頻繁，以及現(xiàn)代信息技術的應用，諸多因素的存在加劇了企業(yè)檔案出現(xiàn)失密風險。現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，以及社會主義市場經濟的發(fā)展，賦予人員更多擇業(yè)自主權，檔案人員流動較為頻繁。此外，計算機信息技術、網絡技術的應用，光盤、磁盤、云盤等檔案存儲介質的應用，以及黑客、木馬病毒的惡意攻擊，這些因素的存在都加劇了企業(yè)檔案發(fā)生失密的風險。

3 新時期企業(yè)檔案保密工作對策

新時期，隨著企業(yè)競爭的加劇，以及現(xiàn)代信息技術的快速發(fā)展，企業(yè)檔案保密工作的內外部形勢和要求均發(fā)生了深刻地變化，迫切需要加強企業(yè)檔案保密工作，確保企業(yè)檔案安全，為企業(yè)的生產、經營、發(fā)展提供有力支持和保障。

1）完善保密制度，明確企業(yè)檔案保密范圍。根據(jù)《檔案法》《保密法》《公司法》《科學技術保密規(guī)定》《國家秘密保密期限的規(guī)定》的法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)定，結合企業(yè)檔案保密管理的實際需要，完善企業(yè)檔案保密制度規(guī)定，如：《企業(yè)檔案保密實施細則》《企業(yè)檔案保密若干規(guī)定》，《涉密檔案借閱、銷毀規(guī)定》等等，進一步細化企業(yè)保密范圍、保密內容、保密對象、保密流程，為企業(yè)檔案安全保密建立一套完善的保密制度體系。要嚴格按照已經制定的規(guī)章制度，做好定密和脫密工作。一方面，要做到需定密應定密，明確所有涉密檔案保密期限和內容范圍，按照保密檔案的要求強化管理。另一方面，要做到檔案脫密工作。針對已經超過保密期限，或者不需要按照保密檔案管理的，要及時安裝相關程序對其進行脫密處理，將有限的檔案管理資源應用到檔案保密工作中。

2）加強保密宣傳，提升檔案人員保密意識。企業(yè)檔案保密工作的重要性不言而喻，要切實增強企業(yè)檔案工作者保密思想自覺和行為自覺，只有不斷的加強檔案保密知識宣傳，提升檔案人員保密意識，提升企業(yè)檔案人員保密積極性和主動性。如加強《刑法》《民法》《合同法》《檔案法》《保密法》《勞動法》《專利法》等專業(yè)知識學習，明確檔案人員所承擔的檔案保密義務和責任，知曉過意或過失泄密所觸犯的法律條款，需要承擔的民事、刑事等責任，在思想上始終繃緊檔案保密這根弦。此外，要完善企業(yè)檔案保密工作流程，嚴格做好企業(yè)涉密檔案的查詢、借閱和利用，層層簽訂涉密檔案利用手續(xù)，將檔案保密意識落實到具體行動中。

3）夯實保密基礎，增強企業(yè)檔案保密能力。按照新時期企業(yè)檔案保密工作的現(xiàn)實需要，采取技防、人防和物防等，夯實企業(yè)檔案保密基礎工作，不斷增強企業(yè)檔案保密能力和水平。如，積極采購殺毒軟件、定期進行軟件升級，重要涉密檔案進行數(shù)據(jù)備份等，為企業(yè)檔案保密夯實技術基礎;加強人員業(yè)務知識培訓，尤其是檔案保密領域的專業(yè)知識培訓，提升檔案從業(yè)者的檔案保密技能和保密意識，為企業(yè)檔案保密夯實人員基礎。此外，要采取物理隔離等措施，堅持涉密檔案不連網，連網檔案不涉密的原則和要求，加強企業(yè)檔案保密管理。此外，要重視企業(yè)檔案保密介質的更換、維修，到專業(yè)機構進行維修，確保企業(yè)檔案存儲介質安全。

檔案管理是企業(yè)管理不可分割的重要組成部分，隨著改革的日趨深化和企業(yè)競爭的日益激烈，企業(yè)檔案保密工作的重要性日益突出，保密工作的好壞關系到國家利益或者企業(yè)利益。因此，企業(yè)檔案管理人員必須重新審視檔案管理工作，樹立嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L和高度的保密意識，增強檔案工作的責任感，認真履行檔案管理保密職責，使檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮更大的作用。

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