檔案管理社會化模式淺談

摘 要：隨著社會的發展，在新的體制下，原來的人事檔案制度所體現的個人對國家機關、企事業單位的關系也要隨之改變，人才資源的社會化和資源配置的市場化，要求人事檔案的社會化，人事檔案社會化的本質是人事檔案要面向社會公開，每個合法的公民和單位都有平等地享有人事檔案所提供的各種服務。

關鍵詞：人事檔案;社會化管理;研究

實現人事檔案社會化是對傳統檔案工作和政治法律制度的改革。在法律法規保護的背景下，人事檔案管理必須打破傳統模式，實行人事檔案的公開透明管理，方便公民利用檔案，加強對人事檔案工作的監管，使人事檔案工作更好地為社會服務。

1 人事檔案發展趨勢

任何工作的跨越和創新，都必須有一個嶄新的認識理念在前頭。隨著市場經濟的建立和發展，我國的戶籍制度改革和人事制度改革的全面深化，與此相關的人事檔案工作，若繼續沿用黨政機關管理干部人事檔案的模式管理所有類別的人事檔案，已經不能適應當今社會發展要求，加之由社會性較強的人才交流服務機構扮演管理者的角色，所以人事檔案社會化管理勢在必行。

1）人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用，在個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險等相關事宜，都要提供檔案。在這些材料中，大部分內容都是自己填寫，其中一部分是組織根據本人的情況作出評價或者記錄，所以，檔案中大多數內容都是本人自己填寫，只有部分材料本人沒有參與，例如：轉正定級、考核結論和政審意見等材料。所以，在人事檔案材料中，保密的占比非常的小，大部分的內容本人都是本人記錄自己的生平事跡，且保存形式也是非永久的，因此，公開內容讓檔案發揮真正的作用。

2）西方國家對本人人事檔案知情權的維護非常重視，他們對于人事檔案的管理真正做到保密且應用。例如：在美國，首先，人事檔案使用信息化管理之后，本人對于自己的檔案內容隨時查閱，每個員工都可以通過網絡對自己的工作履歷和薪級情況隨時核對。所以我國在我國，很長一段時間內，現行的檔案管理制度還會。檔案中會涉及很多方面的問題，諸如養老保險、醫療保險、失業保險等國家強制推行的福利政策。隨著社會發展保險體制的健全，檔案的一些功能會相應淡化，同時一些新的功能也將會被更多人加以認識。人事檔案內容向個人開放，每個員工都可以上網查閱自己的某些人事檔案內容，如工作履歷、提薪情況等。每個雇員的工作任務，由其上司分配確定，每半年對其工作進行評估，年底作出鑒定，上司對雇員的鑒定要與本人見面，如雇員對本人的鑒定不滿，可向更上一級領導反映，以取得公正的評語。

2 人事檔案管理社會化管理模式

2.1 人事檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性

由于人才的吸納與流動，新型的人事管理制度如人事代理制應運而生，人事管理變成了一種社會化的活動，因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質。從管理機構來說，不像計劃經濟時代僅有各單位內部人事檔案管理機構，只收集管理本單位人事檔案，市場經濟條件下已建立了具有較強社會性的人事檔案管理機構。

2.2 人事檔案來源的廣泛性和內容的復雜性

人事檔案管理機構、管理對象和服務對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。在傳統的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用，往往由單位內部人事機構行使，該機構人事檔案來源單一，僅限于本機構人員，內容也較簡單，而社會化的人事檔案管理機構，其來源要廣泛得多。

2.3 利用者對人事檔案需求的多樣性

社會的發展離不開人才，無論是招聘、選拔還是考核、任免以及大中專畢業生社會就業等等，都不會忽略人事檔案的利用。利用者類型、利用用途的多樣性，導致對人事檔案內容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性;也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，而且許多個人也需要，那些與個人生活和切身利益密切相關的人事檔案，經常會被組織和個人查閱利用，但它們的要求不完全一樣，呈現出多種多樣的需求。

2.4 人事檔案管理方式和服務方式的開放性

改革陳舊落后的管理方式與管理手段，逐步實現人事檔案管理的社會化。市場經濟的建立，減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度，與此同時，信息技術和因特網的飛速發展，改變了人事檔案管理和服務方式。采用網絡化管理和服務方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變為開放式的交流模式。

3 人事檔案社會化管理特征

人事檔案社會化管理模式與傳統人事檔案管理模式處于并存發展階段，這兩種管理模式各有利弊。傳統人事檔案管理存在著制約性，對人才的流動具有極大的制約作用，人事檔案社會化管理模式主要適用于流動人員人事檔案管理，因而在管理模式與方法上也應有所不同。

3.1 統一管理

人事檔案社會化管理是市場經濟條件下的新模式，與計劃經濟時代傳統人事檔案管理模式有所不同。傳統模式中，人事檔案是由各單位內部組織人事機構分別管理，比較封閉和內向，傳統干部檔案工作由組織人事部門領導，且干部概念涵蓋很廣，凡大專以上畢業生統稱干部，其檔案由組織人事部門管理，工人檔案由勞動部門管理，但新的用人制度打破了傳統干部工人的身份界限，使二者的概念漸趨模糊，所以傳統的，由各級組織人事和勞動部門分別分頭領導干部、工人檔案工作的情況，已不能適應迅速轉化的人員角色的需要。

3.2 社會化管理

流動人員人事檔案為了妥善保管流動人員的人事檔案，創造人員合理流動的社會條件，加強對流動人員的管理，中央組織部、人事部于1988年12月1日下發的《關于加強流動人員人事檔案管理工作的通知》，對流動人員人事檔案的管理原則、范圍和要求作出了明確規定：流動人員人事檔案機構為縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構，其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案，嚴禁個人保管他人人事檔案。

4 結論

總之，人事檔案管理是一門不斷發展的科學，社會化管理模式預示著更大范圍內人事檔案管理的一種方向和發展趨勢。實現人事檔案社會化是對傳統檔案工作和政治法律制度的改革。在有法律法規保護的背景下，人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才流動的數量與質量會逐步增強，在更大范圍內實行社會化人事檔案管理模式將成為可能。

參考文獻

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作者簡介

董央青，女，本科，藏族，四川省涼山州木里縣人力資源和社會保障局，檔案管理助理館員。