公眾檔案意識的培養及對策研究

肖久恩

摘 要：隨著大數據、共享時代的到來，社會對檔案信息的需求急劇增長，面對新形勢，應提升檔案的社會地位，重視培養公眾檔案意識，提升檔案服務社會、服務發展的能力，充分發揮檔案在社會發展中的重要作用。

關鍵詞：公眾;檔案意識;培養;對策

社會的進步，形勢的發展，時代的需求，對檔案管理工作提出新的挑戰。本文從檔案的重要性入手，就如何培養公眾檔案意識、發揮檔案工作的社會功效作了初步的探究。

1 新形勢下檔案工作三大需求

檔案工作的性質就是服務于各行各業，檔案是歷史的真實記錄 也是歷史的真實寫照，它在繼往開來，開展歷史研究，提供科學決策 依據等方面，都將提供行之有效地服務[1]。隨著社會進步及檔案事業的發展，檔案工作衍生出重要的公共服務功能。作為公共文化機構，檔案部門應秉持公共服務理念，以人為本，基于公眾服務視角，面向社會公眾提供全方位檔案服務[2]。新形勢下，經濟社會的快速發展對檔案工作提出了新挑戰、新需求，主要表現在以下三個方面：

1.1 社會發展需要

由于經濟社會的快速發展、城鎮化進程的快速推進，尤其是在國家調整優化經濟結構和擴大需求的大背景下，一批國家大工程、大項目的正式啟動，以及全國各地新增項目的陸續上馬，人才的流動性進一步加劇，迫切要求檔案工作提高服務質量，適應社會需求。同時，也是檔案公共服務均等化的重要體現[3]。

1.2 企業發展需要

企業發展靠創新，創新發展靠人才，尤其是高質量人才。隨著企業轉型升級的不斷深入以及企業轉型升級、跨越式發展、高質量發展的需求，企業對人才的要求越來越高，主要呈現“綜合性、跨學科、快速流動”等特點。此外，企業用人的個性化需求、人才培養及引進模式的多樣化發展，諸多因素倒逼檔案工作盡快實現由“蓄水池”到“發電站”的角色轉變，以及從“坐等服務”到“主動服務”的服務方式轉變。

1.3 個人發展需要

作為社會個體的每一個人的發展，都在隨著社會的發展而不斷發展。隨著社會競爭的不斷加劇，社會生活的復雜性、職業發展的不確定性將不斷增強。同時，企業為確保在激烈競爭中立于不敗之地，對企業組織人力資源配置結構的不斷優化，以及推陳出新的人才招聘，直接決定了人才自由流動的長期性和常態化。而人才的流動與個人檔案直接相關，與檔案中的個人工作經歷、業績直接相關。

2 檔案工作現狀

2.1 工作不受重視

由于歷史發展及現行管理體制等諸多因素影響，檔案工作一直都未受到足夠的重視。一是對檔案管理部門來說，很多部門領導唯政績、唯效益論工作，以致既非重點、也非中心的檔案工作得不到人力、物力和財力保障，這與政府管理者的認識直接相關。以將樂縣某個鄉鎮為例，因為遭遇一次洪災，該鄉鎮所有文書檔案遭到毀滅性損壞，由于檔案管理不規范，文書檔案沒有按要求每年歸檔送存，后期又沒指派專人對檔案材料進行搶救性補救，大量重要檔案材料的毀損，對該鄉鎮干部的檔案專審、年終考評及職稱評聘帶來了諸多不良影響。此外，由于檔案工作服務的開放性、信息采集的系統性及信息調用的聯動性，需要相關部門的統一、協調及密切配合，才能確保相關工作的順利開展，確保發揮檔案資源的最大社會效用。二是對從業人員來說，由于檔案工作的艱巨性、重復性及邊緣化，許多檔案從業人員缺乏工作主動性，服務意識不強，工作創新不足， 直接影響檔案管理各部門的總體形象[4]。三是對流動人員來說，很多流動人員尤其是在異地就業的大中專畢業生，對檔案查閱、檔案轉遞等檔案常識一問三不知，對事關個人的職稱評審、轉正定級等工作無法做到未雨綢繆。

2.2 管理不夠規范

落后的觀念導致落后的管理，落后的管理嚴重制約管理效率的實現。檔案管理的不規范主要體現在：一是規章制度方面。由于沒有制定檔案常規管理、流程管理的相關規章制度，制度不完善、執行不嚴、監督缺失等原因，導致檔案管理局面混亂、效率低下，無法滿足新時代發展需求。二是運作模式方面。現階段還有許多單位的檔案管理模式還在沿襲傳統的手工管理模式，以歸檔為例，檔案的收集、整理、錄入大都以手工模式為主，造成人力、物力的極大浪費，嚴重影響了檔案管理質量和效率。此外，檔案的“多頭管理”，在相當程度上束縛了人才的合理化流動，阻礙了檔案信息化建設進程。三是實際操作方面。以流動人員管理為例，由于缺少統一、有效的操作規范，各地流動人員檔案管理單位在檔案實際工作中各自為政，出現標準不一、服務指南和操作流程不一等現象。如：委托人開具調檔函，是否需要提交委托函原件、要不要將委托函造冊、歸檔等等具體細則，均未列入調檔操作規范范疇，成為檔案管理實操的“無人區”。

2.3 人員不夠專業

一是人員配置不夠。以將樂縣各鄉鎮為例，檔案主要由黨政辦或辦公室人員兼管，相關人員往往身兼數職、一心多用，且人員流動性大。二是專業素養不夠。由于很多檔案從業人員沒有經過系統學習，導致檔案管理過程中紕漏不斷、失誤不斷，嚴重影響檔案規范管理及相關工作的順利開展。三是教育培訓不夠。檔案從業人員應定期參加繼續檔案教育，提升業務水平和實操能力的重要途徑。由于政策宣傳的力度不夠及培訓信息的不對稱等諸多因素，大量的檔案從業人員未能接受檔案專業培訓。以將樂縣為例，每年只有3-5個享受檔案職稱的人參加福建省檔案學會組織的檔案專業面授和網絡繼續教育，很多檔案從業人員對相關政策文件一問三不知，就連2015年人社部下發的《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》、2019年公布的《機關檔案管理規定》都不了解，更不用說對檔案信息化建設等新理念、新趨勢的準確把握，根本無法勝任檔案工作。

3 公眾檔案意識缺失成因探究

3.1 歷史因素

檔案作為一種歷史印跡，在階級社會中，體現著一定的階級屬性，是為一定的階級關系和階級利益服務的[5]。因此，檔案管理是一項管理性的工作，也是服務性的工作，更是一項政治性的工作。歷史的沿革決定了檔案工作具有嚴肅性、封閉性和機要性等特點，并為特定領域的需求提供服務。長期以來，檔案一直“深鎖閨中”，檔案信息不能在社會中得到有效傳播，檔案信息無法得到有效利用，并逐漸形成一種傳統，成為弱化人們對檔案認知的主因。