新時期檔案資源開發(fā)利用的問題與對策

摘 要：檔案資源作為信息產(chǎn)業(yè)的組成部分，在社會經(jīng)濟發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用。檔案工作者應在現(xiàn)有的歷史條件下開發(fā)利用好檔案資源，從而更大程度地發(fā)揮檔案信息資源的價值，滿足社會不斷增長的信息需求，促進社會經(jīng)濟的發(fā)展。

關鍵詞：檔案資源;檔案信息化;開發(fā)利用

新的歷史時期，科技日新月異，信息產(chǎn)業(yè)對經(jīng)濟發(fā)展產(chǎn)生了廣泛而深刻的影響。檔案資源作為信息產(chǎn)業(yè)的組成部分，在社會經(jīng)濟發(fā)展中也發(fā)揮著越來越重要的作用。如何在現(xiàn)有的歷史條件下開發(fā)利用好檔案資源，從而更大程度地發(fā)揮檔案信息資源的價值，滿足社會不斷增長的信息需求，是值得檔案工作者探討的重要問題。

1 新時期檔案資源開發(fā)利用的必要性

1.1 社會經(jīng)濟發(fā)展的需要

隨著經(jīng)濟的發(fā)展，檔案信息資源在越來越多的領域發(fā)揮著積極的作用，比如為領導決策提供參考，為科學研究提供數(shù)據(jù)，為拆遷拆圍提供原始依據(jù)等等。檔案信息的價值具有隱蔽性和潛在性[1]，“用之為寶，鎖之為廢”，開發(fā)利用好信息資源，以取得更多的經(jīng)濟效益和社會效益，促進經(jīng)濟社會更好地發(fā)展，也是檔案資源實現(xiàn)自身價值的有效途徑。

1.2 信息技術發(fā)展的需要

信息資源已成為人類經(jīng)濟活動、社會活動的戰(zhàn)略資源，信息技術的發(fā)展和廣泛利用，為檔案信息資源的開發(fā)利用創(chuàng)造了條件[2]，也對檔案的管理和存儲產(chǎn)生了直接而深刻的影響，將紙質檔案進行數(shù)字化處理，是信息技術發(fā)展帶來的檔案管理的明顯變化，這一變化也將產(chǎn)生連鎖反應，促使檔案開發(fā)利用方式等的改變，以適應信息技術發(fā)展的需要。

1.3 檔案事業(yè)自身發(fā)展的需要

檔案是全社會的共同財富，檔案資源應當在合法的前提下為全社會所共享。傳統(tǒng)的檔案工作主要是對紙質檔案的接受和管理，利用者要到固定的檔案館進行查閱，共享的力度相當有限。隨著信息技術的發(fā)展，將紙質檔案進行數(shù)字化處理，進而建設數(shù)字檔案館，使利用者足不出戶可以利用到更多的檔案資源，是檔案事業(yè)發(fā)展的大勢所趨。

2 新時期檔案資源開發(fā)利用面臨的主要問題

2.1 檔案開發(fā)利用觀念亟待改變

受傳統(tǒng)檔案管理體制的影響，以前人們普遍認為檔案館只是保管檔案資源的地方，沒有認識到檔案資源的信息價值。檔案工作者也很少去深入思考開發(fā)利用檔案資源的問題，對檔案資源的利用基本上限于為前來檔案館查閱者提供所需，檔案資源沒有充分體現(xiàn)其價值，發(fā)揮其應有的促進經(jīng)濟與社會發(fā)展的作用。此外，我國的檔案管理長期以來實行集中統(tǒng)一管理的制度，檔案部門也把檔案的保管保護作為主要的工作職能，更多地服務于國家機關，而忽視了開發(fā)利用檔案資源來為公眾服務的功能。

2.2 檔案資源有待豐富

受科技的局限和場地的限制，以前檔案館是紙質檔案“一統(tǒng)天下”，檔案的儲存載體有限，檔案資源類型單一，檔案館的進館量受到限制限，檔案資源的利用率也難以提高。隨著信息技術的發(fā)展，辦公自動化技術的應用，形成了大量的電子文件，檔案載體也由單一的紙張到磁盤、光盤等，出現(xiàn)了電子檔案、聲像檔案等新形態(tài)檔案，但從目前的實際來看，這些新型檔案還沒有得到充分地收集和利用。隨著人們對檔案信息的需求增加，收集足夠數(shù)量的檔案資源是提高檔案開發(fā)利用率的基礎。

2.3 檔案信息化進程有待加快

傳統(tǒng)檔案館的館藏檔案基本上是紙質檔案，保管起來不易，利用起來尤為不便，很大程度上依賴于檔案管理者對館藏檔案的熟悉程度。對檔案進行數(shù)字化處理，加快檔案信息化的進程是檔案事業(yè)發(fā)展的趨勢，也是提高檔案開發(fā)利用率的最佳途徑。不僅能解決館藏場地受限的問題，也能突破時間和空間的限制，使查閱者足不出戶查詢到所需檔案資源。

3 新時期檔案資源開發(fā)利用的策略

3.1 改變觀念，深入開發(fā)

檔案工作的本質屬性是服務性，檔案工作者宜改變一貫以來“重保管，輕服務”的觀念，確立主動服務的意識，思考如何更好地利用檔案資源服務于大眾。由于檔案的特殊性質，檔案的保密性被強調，封閉性特點鮮明，在市場經(jīng)濟時代，檔案工作者宜從封閉到開放，主動融入社會了解檔案利用需求，更深入地開發(fā)利用檔案資源，為促進社會經(jīng)濟服務。

3.2 豐富館藏，改變結構

檔案主要是由國家機關和社會團體收集，因此，目前大部分檔案館保存的檔案以反映機關工作活動為主。隨著經(jīng)濟的發(fā)展和信息傳播的速度加快，人們對檔案的需求也趨向于多元化，除了機關收集的黨政檔案，其他如科技檔案、建筑檔案、聲像檔案等，也具有越來越多的參考價值，值得進一步開發(fā)和利用。此外，要加大收集的力度，一些散落在民間或個人手中的檔案，是特色檔案的重要來源。檔案工作要進一步滿足信息社會發(fā)展的需求，就要著力于改變館藏檔案的結構，多渠道收集不同門類的檔案，豐富館藏檔案的種類和數(shù)量，為更好地開發(fā)利用檔案資源打下堅實的基礎。

3.3 突出特色，體現(xiàn)實用

每個檔案館都有自己獨具特色的檔案資源，即便是國家綜合性案館，也有其他專業(yè)館沒有的體現(xiàn)本地區(qū)歷史傳統(tǒng)和民俗文化的檔案。在檔案的利用上，宜著力挖掘自身的特色檔案進行編研，突出特色，凸顯檔案資源的獨特價值。此外，也要注重調研，使檔案的開發(fā)利用有的放矢，從而使編研的成果與社會需求更加契合，體現(xiàn)檔案的實用性。

3.4 加快建設，提高利用

加快檔案信息化建設，是提高檔案利用率的有效途徑。在以前的檔案利用中，查閱者要到檔案館所在地才能查詢信息;將檔案進行信息化處理，特別是建立數(shù)字檔案館之后，查閱者可以隨時隨地查詢所需信息，檔案利用率將明顯得以提升。加快檔案信息化建設，檔案信息以數(shù)字化的形態(tài)保存，既能擴大館藏檔案的容量，也有利于對檔案信息進行開發(fā)利用。傳統(tǒng)的檔案利用是將檔案從庫房取出，然后手動進行復印，耗費大量的人力物力，且依賴于檔案工作者對館藏檔案的熟悉程度。檔案數(shù)字化處理后，可以直接通過檔案管理系統(tǒng)查找，連接相應的打印機就可以打印出來，能極大地提高檔案利用的效率。

3.5 提高素質，加強保障

在任何歷史時期，人才都是科技事業(yè)進步的保障。新時期開發(fā)利用檔案資源對檔案工作者提出了更高的要求，要對越來越豐富的檔案信息資源進行進一步的開發(fā)利用，挖掘出檔案潛在的價值提供給社會，這就要求檔案工作者在業(yè)務素質、思想觀念、實踐能力上都比之前要上一個新的臺階。檔案工作者需要不斷地加強學習，提高自身素質，不僅具備檔案業(yè)務知識，也要掌握與檔案管理相關的計算機應用知識，成為復合型的人才。此外，要加強對檔案開發(fā)利用重要性的宣傳，多爭取政府部門的支持，獲得更多地社會認同，多渠道多方位地提供檔案信息服務，從而促進檔案資源的開發(fā)利用。

參考文獻

[1]趙虹.檔案信息資源的開發(fā)利用[J].蘭臺內外，2015（01）.

[2]石莉.印莉娟.論網(wǎng)絡時代檔案資源的開發(fā)利用[J].北京理工大學學報，2007（10）.

作者簡介

曾六元（1977-），女，漢，湖南省益陽市，碩士，出版中級，研究方向：檔案編研、檔案管理、檔案利用。