事業單位檔案管理工作的優化路徑

王雅梅

摘 要：事業單位的檔案資料不僅涵蓋了單位工作人員的詳細信息，還包括了事業單位的重要工作內容，深刻影響著事業單位開展工作的順利程度。而一旦事業單位檔案資料遭到泄露，后果將不堪設想。而就目前來看，很多事業單位檔案管理工作仍存在一些漏洞亟待解決。因此，加強并優化事業單位檔案管理工作將是事業單位檔案科今后的重要工作方向。基于此，本文將在探討事業單位檔案管理工作的意義的基礎上，對現階段事業單位檔案管理工作中存在的問題一一分析，其次提出優化事業單位檔案管理工作的有關對策，以此來供相關人士交流參考。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;優化路徑

近年來，隨著信息化技術的不斷發展和普及，有關檔案管理的工作也逐漸凸顯其信息化水平，這對事業單位加強檔案管理具有一定的促進作用。但與此同時，新型檔案管理工作形式的引入也與傳統的工作模式存在相當的不協調性，導致事業單位管理工作運行的不暢。因而，這即要求事業單位中處理檔案的工作人員隨著時代的進步而更新工作觀念和方法，充分發揮新型檔案管理工作形式的作用，并適當加以創新，使檔案管理工作以更高效的方式運行，從而獲得巨大的經濟與社會效益。

1 事業單位檔案管理工作的意義

1）有利于協調各單位工作內容。事業單位在開展每一項工作時，都離不開各個部門的所發揮的職能，若要保證工作的順利進行，則要求各個部門能夠分工明確、協調運作。這具體體現于一些基本設施的建設或對文化教育行業的扶持都需要通過有關事業單位的部門之間按照規定進行分工合作來進行。例如，在事業單位開展扶貧工作之前，都需要檔案管理人員首先從各個方面搜集、整理信息，并從以往資料中得出研究結果，以此來對扶貧對象的基本情況獲得大致了解，從而再從道路建設、農村基礎設施改造等方面一步步針對性地開展工作，幫助協調工作的內容和進展[1]。

2）有利于提升事業單位工作效率。事業單位的檔案管理工作不僅要負責某一項工作中的資料搜集工作，還要保證往期每項工作中具有重要參考價值的有關資料得到有效梳理和保存，以便后續工作的高效進行。例如，在以往開展工作中運用的工作手法、管理方式以及關鍵數據信息等都對后期工作有極大的借鑒意義。另外，事業單位在對檔案進行管理時，可適當地對其他部門工作人員保持開放，以便有需要的工作人員充分利用這些檔案資料，發揮其最大價值，以此促進事業單位各項工作效率的提升。

2 事業單位檔案管理工作中存在的問題

1）檔案管理的設備相對落后。信息化技術的不斷發展為事業單位檔案管理工作提供大量便利性條件，但目前有很多事業單位用于檔案管理的設備相對落后，未做到充分利用信息化技術來開展工作，而是依舊沿用傳統的紙質記錄和人工檢索形式，由此導致在大量工作同步進行時，一些重要資料無法及時被保存下來，甚至在檔案管理的過程中，造成關鍵數據信息遺失的現象[2]。這都將導致整個事業單位在執行工作任務時的效率低下以及成效不佳。

2）檔案管理的人才較為稀缺。檔案管理人員的專業素質高低將直接決定檔案管理工作的效率和質量，相關事業單位在檔案管理工作中即使貫徹了信息技術的應用，但由于缺乏信息化檔案管理方面的專業人才，一些管理操作的復雜性會間接影響到檔案管理工作的效率和進度，從而造成一些基礎檔案收集、保管以及整理不恰當的種種問題，對后續工作中的需要造成不利影響，使檔案自身具有的價值大打折扣。

3）對檔案管理的重視程度不高。一些事業單位的管理人員的思想認識不夠深刻，往往容易形成檔案管理不重要、對工作效益的提升幫助不大的固有思想，導致其在檔案管理工作方面沒有予以一定的重視，因而不管是管理制度或是資源投入等都尚且不到位，在檔案管理工作內容的劃分上仍保持傳統思想，停留于信息輸入及保存方面，而缺少對重要信息進行系統、全面性的整理和分析，由此致使檔案資料不能物盡其用。此外，忽視檔案管理工作通常還會使配備的檔案管理人員數量較少，同時各人員之間工作內容劃分不明確，這將造成檔案管理不科學合理的狀況。

3 事業單位檔案管理工作的優化對策

1）轉變工作人員的工作理念。事業單位檔案管理工作的首要宗旨即是通過對各類檔案資料的歸類整理、分析凝練，以此形成更具價值的檔案資料和數據信息，在檔案管理工作科學化、信息化、規范化的同時，也為事業單位各項工作的進展和決策提供具有參考價值的高質量信息資源[3]。而作為事業單位檔案管理工作中的核心力量，相關管理人員還需隨著時代的發展適當轉變自身的工作觀念和工作方法，做到思想意識上的創新，使管理理念更加現代化，符合社會發展需要，同時，檔案管理人員還能借助檔案管理工作來深入了解信息技術，以此來促進自身專業水平的提升，從而形成巨大的經濟與社會效益，推動經濟社會的進一步發展。

2）吸納優質專業的檔案管理人才。隨著信息技術在檔案管理領域的推廣使用，事業單位的檔案管理工作也逐漸趨于技術化、系統化，這對相關檔案管理人員的專業技能和素質也隨之提出了更高的要求。因此，事業單位檔案科在開展招賢納新工作時，尤其需要注重通過設置特定崗位或較為豐厚的報酬來專項引進較高專業素質人才。另外，針對事業檔案科的管理人員還可以制定一些人才培養計劃，定時定量地開展專業知識的培訓，使其能夠更好地服務于檔案管理的工作。事業單位還需對檔案管理人員的工作熱情加以激發，通過制定檔案管理章程來培養其對該工作責任感的同時，利用人性化的管理方式讓其對檔案管理工作更加投入。

3）建立健全檔案管理機制。事業單位檔案管理工作的順利開展需以完善的檔案管理機制作為前提條件，而相關的機制涵蓋工作內容的規范性、保密性以及工作人員的考評機制等。例如，涉及類似調用電子文檔等部分普遍性的操作時，即可依據嚴格的檔案管理制度來進行操作，保證檔案管理的規范化和標準化。此外，事業單位還能對檔案管理人員進行關于規范操作方面的培訓會議，通過制度化來確保工作開展的精確性，以此減少工作中的誤差。再者，還可以利用國內外事業單位在檔案管理機制方面的優秀案例來不斷優化自身的管理機制[4]。

4）加大用于檔案管理的資源投入。信息化檔案管理的方式要求有關事業單位加大對檔案管理工作的資源投入，通過建立供內部職員瀏覽使用網絡信息服務平臺來使檔案管理工作朝著科技化、信息化發展。與此同時，檔案管理人員需高度重視網絡信息平臺的安全性，以防重要的檔案資料被竊取。而這些都需要事業單位加大信息設備等檔案管理資源的投入，為此創造良好的工作環境，保障檔案管理工作的高效運轉。

4 結束語

綜上所述，加強優化檔案管理工作對于事業單位的正常運轉具有重大意義，與單位工作人員的培養甚至單位其他部門都息息相關。但由于目前一些事業單位對檔案管理工作未給予一定程度的重視，專業化的管理人才稀缺以及檔案管理設備的落后等問題均導致了單位檔案管理工作不力、效率低下的結果。因此，為充分發揮檔案管理工作的作用、提升工作成效，相關管理人員應當不斷更新工作觀念，提升自身專業化水平，同時通過建立健全檔案管理機制以及加大資源的投入來提升工作效率。

參考文獻

[1]高婀.事業單位檔案管理的優化和現代化路徑[J].中外企業家，2018，613（23）：107.

[2]任枝梅.關于事業單位檔案管理工作優化路徑的認識[J].卷宗，2019，009（001）：129.

[3]董志新.簡述事業單位檔案管理工作的優化路徑[J].人力資源管理，2018，000（001）：203.

[4]楊曼琪，楊思潤.事業單位數字化檔案管理現狀與優化路徑研究[J].各界，2018，000（012）：85.