基于某研究院OA系統在線自動歸檔的研究

◆李燁 張良旭 陳哲

（核工業理化工程研究院 天津 300160）

近年來核工業理化工程研究院（以下簡稱核理化院）科研任務重，歸檔壓力也在逐年增加。目前，核理化院現有的檔案業務系統支持在線歸檔，由部門檔案員完成錄入，通過錄入案卷文件信息生成該系列檔案。當錄入大量資料時，在此種一文一錄的模式下，重復工作現象嚴重。尤其是綜合業務平臺中形成的公文，每年生成近百份待歸檔資料。而綜合業務系統只提供簡單的歸檔業務，導致這些資料，一方面通過網絡辦公形成的數據散亂，另一方面歸檔部門還在通過手工著錄方式進行檔案歸檔，造成資源人力、物力的浪費[1]。為此，網絡信息中心通過開發檔案系統與綜合業務系統的接口，實現公文自動歸檔。

1 公文自動歸檔可行性分析

業務層面，核理化院現有公文歸檔制度依據國家、集團法規制定，文書檔案的收集按照2016年制度第27號《核工業理化工程研究院管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》執行。文書檔案的整理依據DA/T22-2015中華人民共和國檔案行業標準《歸檔文件整理規則》執行，制度中對公文歸檔著錄項、歸檔模板樣式作出規范，數據標準統一。

技術層面，檔案管理系統與綜合業務系統雖然表結構、名稱并不相同，但存儲的內容實質相同，如在檔案系統數據庫中存在題名字段而綜合管理系統中對應文件名字段。同時，接口自動推送本質上是數據的提取、交換和處理。在核理化院的信息化部門統籌規劃下均采用Oracle 11g版本數據庫，作為同質數據庫，為數據提取、交換提供便利，不需通過接口工具對數據庫字段再整述，運用數據庫、中間件技術實現跨系統的自動歸檔合。最后，Oracle數據庫作為一個關系型數據庫，具有可擴展性強、數據安全性強的特點，保障數據庫傳輸的可靠性。

綜上所述，運用數據庫、中間件技術實現跨系統的自動歸檔。

2 總體方案設計

檔案具有準確性、原始性的特點。因此，該系統對于綜合業務系統電子文件的歸檔將采取包含了元數據描述信息的電子文件主動推送至檔案管理系統的模式。檔案管理系統對業務系統推送過來的歸檔數據不做二次加工處理，保證了歸檔數據的準確性和原始性[2]。

核理化院檔案管理主要采用案卷層而非一文一件的管理模式，即若干文件按照一定規律形成一個案卷，具有檔案管理特有特征。而綜合業務系統一般僅在成文后進行一文一件的歸檔，這就需要對接兩個系統的歸檔流程進行設計，實現不同歸檔模式下的數據對接。

2.1 綜合業務系統的歸檔流程設計

為形成案卷文件，綜合業務系統歸檔單增加類別字段作為標記，歸檔前由管理人員選擇文件類別后再歸檔，歸檔后的文件不允許修改，該文件信息形成數據包推送至接口。歸檔流程如圖1：

圖1公文歸檔流程圖

2.2 檔案管理系統歸檔流程設計

檔案管理系統在接口處取得已歸檔公文數據包，由于數據為文件形式，不能直接進入文書檔案（案卷型檔案）中歸檔。為此，在檔案管理系統中增加待分類這一檔案類型作為中間庫，提取的數據包信息先裝入待分類庫，再由歸檔人選擇歸檔至文書檔案中。歸檔人按照綜合業務系統形成的類別標記進行組卷，形成“案卷級”檔案（圖2）。

圖2檔案歸檔流程圖

3 接口方案設計

總體方案設計中提到，在檔案系統中創建待分類檔案類型作為中間庫，而不獨立于所有應用系統建立獨立的中間庫，節約網絡資源、降低成本，實現快速開發。接口模型如圖3：

圖3接口數據傳輸模型

3.1 歸檔數據內容

一個完整的檔案文件包含檔案著錄項元數據和電子原文，對照檔案管理系統待分類庫著錄項，綜合業務系統中傳輸數據包括——文件：owner_id、文件標題、類目、歸檔人、文件日期、文號、密級、發件稿紙及處理信息；電子原文：id、題名、文件格式、大小。元數據同電子文件作為數據包實時傳送，同時，文件的owner_id與電子文件id一致保障檔案元數據與電子原文一一對應。

3.2 接口方式

Webservice作為系統自帶獨立平臺，自描述、自包含的通用網絡模塊，使得不同應用程序不借助第三方軟件實現數據的交互、集成。檔案管理系統和綜合業務系統中間層均采用Webservice技術，為數據交互提供關鍵技術平臺。Webservice借助于XML文件技術，將檔案著錄項信息形式化描述后封裝。[3]封裝數據發布到webservice服務中，由檔案系統提取，完成文件著錄項的歸檔。電子文件的歸檔通過URL方式傳遞電子全文，綜合業務系統發布電子附件鏈接由檔案管理系統于接口直接下載，大大提高電子原文傳輸速度和實時性。

檔案管理系統提供標準的接口規范，綜合業務系統按照接口規范開發、封裝成標準XML數據包。檔案系統接口規范如下：

5 結束語

運用Webservice、XML、URL等接口技術，實現綜合業務系統的在線自動歸檔。作為一套完整的從流程、接口方案、接口標準、接口代碼的開發，為其他應用系統與檔案系統自動歸檔提供標準規范。