公共圖書館圖書編目業務外包管理研究

宋韻霏

【摘要】現代出版量日益增大，而采編人員數量有限，大多數公共圖書館會將采編業務進行外包，達到節約運營成本、提高工作效率、加快新書流通速度的目的。但同時，業務外包也會帶來一系列衍生問題。本文在研究公共圖書館圖書編目業務外包現狀的基礎上，簡要分析了工作中普遍存在的問題，并對此提出了相應的完善策略，以期為相關學者帶來一定參考。

【關鍵詞】公共圖書館;圖書編目;業務外包

圖書編目工作是圖書館開展各項業務中最為基礎、關鍵的業務之一。科學規范的書目數據能夠較為科學準確地展示出所有館藏資源，為實現館際資源共享、資源充分利用提供了重要保證。隨著現代圖書出版事業的快速蓬勃發展，公共圖書館的新書采購、入藏量不斷增大，但由于編目人員數量有限，圖書編目又是一項專業性較強的工作，編目員每日的編目量極為有限，因此很難保證在有限時間內完成大量新書的編目、加工，導致大批的新書積壓、無法上架，不能及時滿足讀者的閱讀需求，從而降低了資料的利用效率。傳統的依靠在館編目員進行逐條編目的模式顯然已無法滿足需求，因此圖書編目外包業務應運而生。圖書館業務外包是指圖書館利用一系列外部資源，將一些初級的、輔助性的業務以合約的方式委托給外部專業服務機構進行辦理，以克服內部人員不足、降低運營成本、強化核心服務、提高圖書館服務水平。21世紀以來，國內公共圖書館陸續將圖書采編部門的基礎業務外包給專業的服務機構完成，由采編人員與書商、外包商共同協作對圖書進行采訪、編目、加工，科學構建、整合資源數據庫，逐漸發展成為一種圖書館業務的主流模式。

一、編目業務外包存在的問題

隨著外包業務范圍的不斷擴大，圖書館在對圖書進行編目業務外包的過程中不可避免地存在著一些問題，從而影響整個流程的管理效率。面對這些問題，需要結合當前實際情況有針對性地制定合理有效的解決方案，使外包管理更加完善、高效，更具有實際應用效益。

（一）原始數據質量不佳。由于現在公共圖書館的入藏量日趨增多，編目工作大批量外包，因此會同時引進多家外包商到館提供服務。這就導致了數據來源不同，每家書商提供的原始數據格式不完全一致，并且在著錄標準和字段完整性方面都存在著許多問題。不同外包商提供的原始數據質量參差不齊，給后續的編目工作造成了一定的影響。

（二）分次出版的圖書著錄混亂。在多種館藏圖書中，叢書、多卷書、再版書等分次出版的圖書，一般情況下采購人員不一定能一次性買全;并且對于批量出版的圖書，如叢書、多卷書，是采用集中著錄方式還是分散著錄方式，都需要仔細斟酌。外包人員在進行編目工作時，可能由于責任心不強或片面追求工作進度等原因而會導致忽略數據庫查重這一工作步驟，從而導致沒有發現數據庫中已存在的再版書、多卷書而重復編目、著錄格式不統一等情況，造成數據庫出現不連續性、不穩定性。

（三）外包人員盲目追求數量。眾所周知，編目外包人員的薪酬是與其編目數量相關的，因此外包商的工作重心常常落在如何在最短時間內盡可能完成更多的編目數量。由于外包人員盲目地追求經濟利益和速度，這也就直接影響到了書目數據的質量。在工作前期，外包公司為了節約時間和成本，往往只對外包人員進行簡單的短期培訓就直接上崗。在實際工作中，除出現錯別字、漏字、多字等硬傷之外，有些外包人員往往不能對手頭的在編文獻進行認真分析，僅僅將數據庫中的歷史數據照搬，或直接按照在版編目數據進行著錄，同時缺乏對于中文機讀目錄格式、《中國圖書館分類法》等相關專業知識的深入學習和思考，從而導致標引、分類出現錯誤。由于公共圖書館逐年入藏量日益加大，在館編目員每日的工作量也都有定額，若外包商的質量普遍較差，將直接影響校對人員的工作效率，間接增大了任務量。即使在館編目校對人員時常反饋問題，外包人員依然我行我素，數據質量堪憂。

（四）外包人員流動性大。外包人員換崗頻率較高，離職概率較大，也是導致編目外包管理工作效率不高的重要原因之一。每個圖書館都有一定的詳細的圖書編目規則，掌握圖書館的編目規則需要一定的時間。新入職的編目員在經歷了一定時期的培訓之后，由于各種原因導致離崗，外包公司還需重新招聘新員工，而新員工往往是毫無編目經驗的，這不管是對外包公司，還是對于圖書館來說，都造成了人力、物力、財力的重復損耗。

（五）外包人員工作效率低下。編目外包人員的團隊合作意識不強，工作效率低下也是常見的問題之一。外包工作完成的質量好壞并不是僅僅靠一個人的力量，想要高質量地完成任務，就必須依靠團隊間的相互配合。在實際工作過程中，外包人員經常出現工作時間不能夠集中精力，態度散漫，互相影響，造成工作效率的大大降低。

二、提高外包數據質量的對策

（一）注重前期采訪與驗收環節質量。在圖書采編業務外包工作中，前期的采訪與驗收環節至關重要。提高圖書采購質量，不僅能夠保證館藏的豐富與完整，使經費得到有效利用，更能提高后續的編目、加工、上架等環節的工作效率。其中，驗收環節是整個圖書采訪過程的有力保障，同時也是整個圖書流通過程的關鍵入口。在采訪與驗收環節過程中，需要明確數據來源，逐條查重，嚴格驗收程序、建立監督機制，提高工作人員的責任心，才能把好第一道關，保證后續流程的順利進行。

（二）選擇適合的書目數據源。選擇適合的書目數據源是提高公共圖書館圖書編目外包工作質量的重要環節。目前，國內較為權威的數據源主要有兩家，分別是國家圖書館聯合編目中心和中國高等教育文獻保障系統（CALIS）這兩個機構的編目數據，其他數據源在質量或數量方面遠不如這兩家。其中，公共圖書館一般采用前者，而高校圖書館一般采用后者。各館還需要根據自身館藏特點及專業性，選擇適合本館的數據源。

（三）完善高效有序的編目流程。在編目外包工作開始時，就應該明確該館各相關流程的操作規范，包括記到分流、圖書編目（著錄規則、分類標引規則、名稱規范建立規則）、外觀加工、排架上架，以及在此期間外包商應負責的內容、各個環節之間的交接程序等，這些硬性標準能夠使外包商明確更詳細的質量要求和實施規范，使外包人員在每一個環節中能夠做到有規可依、有據可循。此外，外包人員還要注意在實際工作過程中容易出現的問題，尤其是本地化的特殊要求，如特殊字段的啟用、保密文獻的處理等，時刻注意避免嚴重的錯誤發生。

（四）提供本地化的崗前培訓。由于不同的公共圖書館都有著自身的發展歷史及館藏特色，因此都有針對性地設立了本地化編目細則，對于著錄單元、標引規則的具體要求也不盡相同。因此，不管外包人員是毫無編目經驗的“新人”，還是在其他單位有過豐富編目經驗的“老人”，到了新的編目環境，都必須重新接受崗前培訓。崗前培訓除了向編目外包人員介紹館史、館藏特色、業務流程等情況之外，還要重點對其進行圖書編目細則的培訓，以保證外包人員能夠在規定的學習時間內掌握本地化細則，更快上手。

（五）健全對外包公司的監督與溝通機制。編目業務外包的開展并不是意味著圖書館采編部門員工完全不參與編目工作，而是要求采編部門員工將工作的重點轉移到監督、控制及評估外包商提供的數據數量和質量上來。圖書編目工作過程中需要對外包商提供的數據進行逐條校對、反饋，還要安排專門的抽校人員進行不定期抽查，除此之外，還涉及各個環節之間交接單的簽收和匯總、質量報告及請款報告的撰寫等。對于各方面做得較好的公司，要及時給予肯定、鼓勵;對于數據質量差、不服從管理、屢教不改的公司，要給予批評，并依據合同規定進行處罰。同時，還應該注重對編目外包商的溝通、交流管理工作。圖書館在實際工作過程中應該隨時隨地與外包商建立良好的溝通機制，能夠及時溝通并解決圖書編目工作過程中出現的問題，以保證日常工作的順利開展，避免嚴重的損失。這就需要提前對流程中各個環節的負責人進行指派，保證任務和責任細化到個人，并建立完善編目業務外包工作的評估和反饋制度。同樣，外包商也必須依照服務合同履行自己的責任和義務，如在實際工作過程中遇到難以解決的問題，都需要及時向圖書館相關負責人報告，進行及時的溝通解決。

（六）提高外包公司人員職業道德。在此期間，外包公司需要加強整個編目隊伍的職業道德建設，樹立員工集體觀念，減少人員流動性，建立一支積極高效、團結穩定的編目外包隊伍，使外包人員提高工作積極性，減少對于個人發展的擔憂，真正做到以工作為重點，在長期工作實踐過程中慢慢積累經驗，逐步提升編目水平。只有這樣，才能和圖書館建立起良好的合作關系，共同促進雙方業務的可持續發展。

（七）提高編目人員自身專業素養。圖書編目業務的外包對圖書館編目人員提出了更高的要求，這不僅要求他們要有扎實的業務能力、高度的責任心，還要求他們在工作過程中不斷提高綜合素質，包括及時適應網絡環境下的知識變化、注重加強外語能力的培養、及時關注圖書館業界前沿等，以應對編目環境的日新月異。

三、結語

隨著現代社會的快速發展，人民精神文化需求的大幅度提升，公共圖書館所承擔的社會職責變得越來重要。如何面對新形勢，運用新方法，更好地提升讀者服務，成了擺在圖書館界面前的新任務、新挑戰。對于公共圖書館圖書編目外包的管理，關鍵是圖書館要在完善自身的基礎上，與外包商建立起高效有序、穩定長效的溝通機制。只有這樣，才能使雙方共同監督、共同促進，使整個外包流程更加流暢、科學、有序。

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