新形勢下中職學校學生學籍檔案管理發展路徑研究

潘雁

【摘要】當前我國中職學校在學生學籍檔案管理方面存在著學籍檔案管理信息化水平較低、學籍檔案管理員綜合素質不足、學籍檔案管理規范度低以及學籍檔案管理安全性建設不足四個問題。針對這些問題，本論文從四個方面探討學生學籍檔案管理的發展路徑和優化策略，包括建設學籍檔案管理信息化平臺、健全學籍檔案管理員培訓體系、加強學籍檔案的規范管理建設以及構建學籍檔案的安全防護體系。

【關鍵詞】中職學校;學籍檔案;問題;發展路徑

中職學校學生學籍檔案管理是對學生在校期間表現情況的綜合性記錄和評價，反映出學生在校學習、生活等過程中的基本信息，對學生個人來說具有極其重要意義。同時，對于中職學校的管理工作來說，學生學籍檔案管理也是其中的重要組成部分，學籍檔案管理的能力也是學校管理能力的一種表現。隨著改革開放的深入進行，我國中職學校得到了快速發展，中職學校已經成為技術性人才的主要培養基地，為我國的各項發展提供人才支撐，而各個企業在對學生錄用評價的主要依據，就是學生學籍檔案中的信息，這也更加突出了學籍檔案管理的重要性。但是，當前我國多數中職院校在對學生學籍檔案管理上，存在著管理方法落后等問題，影響到整體的學籍檔案管理情況，在此背景下，本論文通過詳細分析我國中職院校在學生學籍檔案管理中存在的問題，結合日常工作經驗和相應的理論基礎，提出學生學籍檔案管理的優化策略。

一、新形勢下中職學校學生檔案管理發展的現狀與趨勢

（一）中職學校學生學籍檔案管理的現狀。進入新的發展形勢以來，互聯網技術、大數據技術等技術體系不斷發展，并與各個學校的學籍檔案管理工作不斷結合，促進了中職學校學生學籍檔案管理工作能力的提升。但是，隨著我國的發展不斷加快，中職學校的學生數量也越來越多，中職學校的學籍管理面臨著更加復雜的形式和各種新的問題。如，部分中職學校在學籍管理工作中出現學生成績輸入錯誤、學生入學資格審核不嚴格等問題，都影響到了學生學籍檔案的管理工作。此外，相對于中學與高校來說，中職學校學籍檔案管理能力也存在著滯后性，體現在相應的人才缺乏、技術性實施落后等方面，影響到自身的學生學籍檔案管理工作優化與創新。

（二）中職學校學生學籍檔案管理的發展趨勢。結合我國在檔案管理方面的整體趨勢，本研究認為，中職學校學生學籍檔案管理工作會趨向數據化、智能化和信息化的發展方向。就當前來說，我國多數檔案管理機構和部門已經初步形成了檔案管理的信息平臺，在原有紙質檔案管理的基礎上，拓建了各個主體的檔案數據庫，確保檔案的實施更新，對于中職學校來說，也在這種相對成熟的技術應用下形成了自身的信息化學生學籍檔案管理體系，提高了學生學籍檔案管理的效率與準確的。此外，隨著大數據技術與人工智能技術的不斷成熟，部分中職學校也開始探索將學籍檔案管理工作與大數據等技術體系結合的工作方式，相應的數據學籍管理平臺、智能化搜索已經初步成型，加上國內外在該方面的理論研究和技術研究也不斷豐富，進一步為推動了中職院校在學籍檔案管理方面的數據化和智能化能力。

二、中職院校學生學籍檔案管理中存在的問題

（一）學籍檔案管理信息化水平較低。對于多數中職院校來說，學籍檔案管理中信息化水平較低是其存在的主要問題。21世紀以來，我國信息化建設飛速發展，各個領域積極探索與信息技術的融合方式，形成了信息技術體系下的管理體系。雖然各個中職院校也積極探索學籍檔案管理的信息化方式，引入信息化設備，但是多數院校在學籍檔案的信息化建設過程中存在明顯的問題，影響到整體學籍檔案管理能力的提升，這主要體現在兩個方面：首先，部分中職院校在有關學籍檔案信息化建設的過程中缺乏制度的保障和專業性的引導，導致信息化建設的水平停留在信息傳輸和打印等較為淺層的領域中。其次，部分院校學籍檔案管理人員對信息化設備的利用度不足，存在使用信息化設備進行聊天、游戲等娛樂活動，本職工作上仍然采取較為傳統的方式進行，影響到信息化探索的能力。

（二）學籍檔案管理員綜合素質不足。對于中職院校學籍檔案管理工作來說，管理員的綜合素質對整體工作發揮著重要的作用，新形勢下學籍檔案管理技術設備的更新、理念與理論也不斷趨向創新化與豐富化，這對管理員自身的綜合素質提出了較高的要求。但是，從多數中職院校學籍檔案管理員的自身素質現狀來說，存在著素質能力不均衡等問題。此外，調查中發現，部分中職院校的學籍檔案管理隊伍中也缺乏綜合性的人才，管理員在理論基礎和技術基礎的掌握上較為單一，缺乏更新與學習意識，影響到自身的綜合能力。多數管理員在理論基礎上仍是較為傳統的內容，缺乏對新知識的學習，在技術掌握上較為匱乏，不能充分地發揮出大數據等技術在工作中的作用。

（三）學籍檔案管理規范度較低。中職院校學籍檔案管理的規范能力不僅影響到自身的工作內容，同時也影響到學生信息的安全性。結合國內的研究以及本論文的調查，我國中職院校在學籍檔案管理規范度的問題上，主要表現在以下兩個方面：首先，多數中職院校在學生學籍檔案的收集范圍上缺乏明顯的合理性。學生的學籍檔案收集工作應當立足綜合性和全面性，不僅要包括學生的在校獎懲情況，同時也應當包括學生的德育等方面的情況，而多數中職院校在學生學籍檔案收集的過程中，更多的關注以學生成績為核心的獎懲情況上，對德育等方面的綜合內容缺乏關注。其次，多數中職院校在學生學籍檔案的整理與保管方面存在著不規范性。在學生的學籍檔案整理工作關鍵在于對信息的真偽進行鑒定，但是部分管理員在收錄信息時忽略對信息的鑒定，影響到整理程序的規范性。同時，部分檔案管理員在對學生學籍檔案進行管理的過程中，存在檔案信息隨意外借、檔案信息分散保管等不規范的情況，造成檔案不全、檔案丟失等的問題，影響到整個學籍檔案信息管理工作的規范度。中職學院在學生學籍檔案管理工作中存在的這一問題，主要與學校和學生對學籍檔案不重視相關，由于現在中職院校學生在畢業后的就業上已經變成了自主擇業，導致多數學生在畢業以后不再關注自身的學籍檔案，而一些考進公職單位或者國企的學生，再反過來尋找自身的學籍檔案的時候，由于學校學籍檔案管理中對畢業生學籍檔案管理的不重視，造成檔案的不完整，甚至出現檔案丟失的現象，只能重新補全檔案，影響到檔案管理工作質量。

（四）學籍檔案管理安全性建設不足。新形勢下，學籍檔案管理工作面對著更多因素的威脅，影響到學籍檔案管理工作的安全性，尤其是在學籍檔案信息化建設的過程中，存在著黑客入侵、信息泄露等問題。一方面，在對學生的紙質學籍檔案管理過程中，存在著學籍檔案管理安全保護工作不足等問題，多數中職院校的檔案存放室僅是進行簡單的落鎖處理，有關消防等安全性設置不到位;另一方面，在檔案管理信息化建設的過程中，多數中職院校對有關學生學籍檔案的管理缺乏防火墻等安全保護裝置，不足以應對網絡黑客等的網絡安全問題，造成學生學籍信息的非法泄露問題。

三、新形勢下中職學校學生學籍檔案發展的策略

（一）建設學籍檔案管理信息化平臺。針對我國多數中職學校在新形勢下存在學籍檔案管理信息化水平較低的問題，本研究認為，我國中職院校應當著力建設自身的學籍檔案管理信息化平臺，推動傳統學籍檔案管理工作的信息化轉型。各個中職院校要基于自身在學生學籍檔案管理方面的需求，結合現有的學籍檔案管理功能，從網絡系統中進行統一平臺的開發與建設，將現有的學籍檔案管理工作進行信息化設置，在統一的平臺上促進檔案管理工作能力的提升。此外，各個中職院校也應當著力做好有關學籍檔案管理信息化發展的制度建設，為信息化管理平臺的有序運行提供制度層面的保障。

（二）健全學籍檔案管理員培訓體系。針對部分中職院校學籍檔案管理員綜合素質不足的問題，各個中職院校應當充分發揮內部培訓和外部培訓的作用，促進管理員綜合能力的提升，打造出具有理論前沿、技術前沿的綜合性人才隊伍。一方面，各個中職院校要能夠充分發揮自身的教育資源，圍繞學籍檔案管理的新發展、新技術，對學籍檔案管理員進行系統的培訓，并設置相應的培訓考核、培訓激勵制度，促進整體培訓效果的提升，為自身學籍檔案管理工作的優化提升提供綜合性人才的支持;另一方面，各個中職院校也要充分地發揮出整個檔案管理行業的作用，通過引導學籍檔案管理員參與行業性培訓，為管理員的學習與提升提供更加專業的渠道與機會，并發揮出崗位工作與行業交流的作用，為整體的學籍檔案管理工作創新化發展提供保障。

（三）加強學籍檔案的規范管理建設。針對部分中職院校學籍檔案管理規范度較低的問題，各個中職院校應當及時加強對學籍檔案的規范管理建設。首先，各個中職院校要引導檔案管理員對學籍檔案管理工作的重要性進行科學準確的認識，做好檔案管理工作思想層面的建設。其次，各個中職院校要完善自身的檔案收集、保管、轉送等工作的制度體系，明確對學生學籍檔案收集的范圍，確定學生學籍檔案借閱的條件，做到學生學籍檔案管理工作的有序運用。最后，各個中職院校要實施學生學籍檔案的追蹤制度，明確檔案管理的責任機制和審核機制，在確定不出現問題的基礎上，積極進行交流與核查，確保學生學籍檔案內容的真實性與學籍檔案管理的公平性。

（四）構建學籍檔案的安全防護體系。各個中職院校在學生學籍檔案的管理工作上，要做好線上與線下兩層的安全防護體系建設。一方面，要對線下的學生學籍檔案保存處進行安全防護設施的完善，包括學籍檔案保存室的消防設施、安全防護設施等，定期對學籍檔案保存室進行安全性檢查;另一方面，各個中職院校要對線上學生學籍檔案數據庫進行多重加密設施的設置，對學生學籍檔案數據庫設置訪問權限和密文鑰匙，以此來提升對網絡黑客的防護能力。

四、結束語

綜上所述，中職學校在學生學籍檔案管理工作方面，應當通過不斷學習新的理論知識、提升對新技術的掌握能力，結合自身的學籍檔案管理需求，探索具有針對性的檔案管理路徑。在檔案管理路徑探索的過程中，綜合性的檔案管理人才是關鍵，相應的平臺與健全的規章制度是重要的保障，各個中職院校在學生學籍檔案管理工作路徑探索的過程中，應當充分發揮出人才的優勢，不斷促進自身學籍檔案管理能力的提升，從而為整個學校管理工作能力的優化提供支持。

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